Para sa marami, ang pagtawag sa isang pagpupulong ay hindi isang pangarap na pangyayari. Sa maraming lugar ng trabaho, gumugugol ang mga manggagawa ng maraming oras sa mga pagpupulong na ang lahat ay madalas na walang epektibong magawa. Sa halip na pahintulutan ang pulong na tumakbo ka sa pagsasama sa iba pang mga walang kabuluhan - at marahil masakit - mga pagpupulong na maaaring maranasan ng mga dadalo sa nakaraan, itatakda mo ang iyong sarili sa pamamagitan ng epektibong pagpaplano, at pagtakbo, ang iyong pagpupulong.
$config[code] not foundMagtakda ng mga layunin. Dapat magkaroon ng layunin ang lahat ng pagpupulong. Bago ang iyong pagpupulong, magpasya kung ano ang gusto mong gawin sa umupo na ito. Kapag nagsusulat ng iyong layunin, magsulat ng isang madaling maintindihan at madaling maunawaan na pahayag tulad ng, "Upang pumili ng isang kampanya sa advertising para sa ikaapat na quarter."
Maghanda ng agenda. Ilista ang lahat ng mga paksa na nais mong talakayin sa pulong sa pagkakasunud-sunod kung saan nais mong talakayin ang mga ito. Magdagdag ng karagdagang kalinawan sa iyong agenda sa pamamagitan ng paglalagay ng isang tinantyang dami ng oras sa tabi ng bawat item upang talakayin, na tinutulungan kang tiyakin na hindi mo isinama ang masyadong maraming mga item.
Ibahagi ang iyong layunin at agenda bago ang pulong sa pamamagitan ng email. Sa pamamagitan ng pagbabahagi ng parehong layunin ng pulong at ng agenda sa mga taong dumalo sa advance ng kanilang pagdating, pinapayagan mo ang mga ito upang maghanda sa pag-iisip para sa pulong pati na rin bigyan sila ng pagkakataon na dumating handa sa gawaing papel o iba pang mga materyales na germane sa binalak paksa.
Magtatag ng mga tungkulin. Pumili ng isang indibidwal na maglingkod bilang sekretarya at hilingin sa taong ito na kumuha ng mga tala habang dumadaan ang pagpupulong. Magtalaga ng isa pang dumalo sa pulong upang kumilos bilang tagapag-ingat ng oras. Ang indibidwal na ito ay magbantay sa orasan at makatitiyak na sinusunod mo ang iyong itinakdang oras na pamamahagi para sa bawat item na pang-adyenda. Ipahayag ang iyong sarili sa tagapamahala ng tagapamahala at gawin ang gawain ng paglipat sa pamamagitan ng mga item sa agenda sa isang napapanahong at epektibong paraan.
Hayaang kontrolin ang pulong kapag nawala ito sa iyong pagdakip. Lalo na kung ang isang dadalo sa iyong pagpupulong ay may pagkahilig na mamuno sa mga pagpupulong, mahalaga na gamitin mo ang iyong kapangyarihan bilang pinuno ng pulong at panatilihin ang sesyon sa landas. Upang gawin ito nang mabisa, magalang na paalalahanan ang indibidwal na sinusubukang i-hijack ang pulong ng dahilan para sa pagpupulong at hilingin sa kanya na i-save ang kanyang mga alalahanin sa panig para sa diskusyon sa ibang pagkakataon.
Magtalaga ng mga gawain. Habang lumalakad ka sa iyong talakayan at magpasiya sa mga bagay na kailangang gawin, italaga ang mga gawaing ito sa lugar. Magtakda din ng takdang petsa para sa pagkumpleto ng bawat gawain, pagpapabuti ng mga pagkakataon na tapos na ang gawain. Tanungin ang mga indibidwal na pagkuha pulong minuto upang isulat ang mga takdang gawain na gawain.
Tapusin ang pulong sa oras. Kung pinahihintulutan mo ang pagpupulong na lumipas ang naka-iskedyul na punto ng pagtatapos, malamang na masusumpungan mo na marami sa mga dadalo ang nag-iisip ng pag-check out sa umupo. Kung naabot mo ang dulo ng iyong inilaang oras at mayroon kang mga bagay na tatalakayin pa, itakda ang mga ito sa ibang araw sa paggalang sa mga nagbigay ng kanilang oras upang dumalo sa pulong.
Magbahagi ng mga post ng minutong pagpupulong I-email ang mga pulong minuto kasama ang isang salamat sa mga dadalo para sa kanilang pakikipagtulungan at dedikasyon sa 24 na oras ng pagtatapos ng pulong. Kung nagtalaga ka ng maraming mga gawain sa panahon ng pagpupulong, isama ang isang matalinong paalala sa mga dadalo upang sundin ang mga itinalagang item.
