Memo - maikli para sa memorandum - ay halos kapareho ng mga titik. Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga ito ay ang mga titik na nagpapahiwatig ng impormasyon sa mga tao sa labas ng isang samahan, samantalang ang mga memo sa pangkalahatan ay isinulat sa mga tao sa loob. Ang isa pang pagkakaiba sa pagitan ng mga titik at mga memo ay ang format. Ang isang liham ay gumagamit ng isang pagbati ("Dear Madam") at isang malapit ("Taos-puso"); isang memo ay hindi. Ang isang memo ay palaging naglalaman ng isang linya ng paksa. Ang mga memo ay maaaring maging pormal o impormal, depende sa kung sino ang magbabasa nito.
$config[code] not foundNilalaman ng Plano
Ilista ang mga punto na kailangan mong gawin sa memo at isulat ang impormasyong kailangan upang suportahan ang mga puntong iyon. Isama ang impormasyon sa background na kinakailangan upang mabigyan ang paksa ng isang konteksto.
Order ang impormasyon. Kung ang paksa ay kumplikado, hindi kanais-nais o kontrobersyal, ang konteksto sa background ay malamang na dapat unang pumunta. Kung hindi, magsimula sa pangunahing ideya.
Suriin upang matiyak na hindi mo naiwan ang pagsuporta o pangunahing impormasyon.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingIpunin ang mga sumusuportang dokumento na kakailanganin mo para sa sanggunian habang isinulat mo ang iyong memo.
I-format ang Memo
Suriin upang makita kung ang iyong kumpanya ay may ginustong format para sa mga memo ng interoffice. Ang ilang mga kumpanya ay may preprinted form ng memorandum. Gamitin ang ginustong o preprinted na format kung ang isa ay magagamit.
Itakda ang mga gilid, na nag-iiwan ng hindi bababa sa 1 1/2-inch na espasyo sa parehong itaas at sa ibaba at 1-inch space sa bawat panig. Ang nilalaman ng memo ay dapat nakasentro sa pahina; kung ang memo ay masyadong maikli, ang itaas at gilid na mga gilid ay dapat na tumaas.
Itakda ang estilo ng dokumento sa pagpoproseso ng salita upang harangan ang format: kaliwa nakahanay, solong espasyo, na may isang puwang sa pagitan ng mga talata.
Lumikha ng Heading
I-type ang mga heading na bahagi upang simulan ang memo, isang bahagi sa bawat single-spaced na linya. Ang bawat bahagi ay dapat sinundan ng colon. Halimbawa: Petsa: Sa: Mula sa: Paksa:
Punan ang impormasyon ng paksa gamit ang estilo ng pamagat. Iyon ay, ang lahat ng mga salita sa paksa ay dapat maging kapitalisa maliban sa mga artikulo, preposisyon at conjunctions na may mas mababa sa apat na mga titik, maliban kung simulan o tapusin ang pamagat. Gawin ang paksa na tukoy.
Punan ang mga "Petsa," "Sa" at "Mula" na mga linya, na pinapantay ang unang salita ng bawat isa gamit ang unang salita ng linya ng paksa. Ang petsa ay dapat na nakasulat sa isang nabaybay na buwan - halimbawa, Hulyo 4, 2020. Gumamit ng mga buong pangalan para sa mga linya ng "To" at "Mula".
Gumawa ng isang heading sa pangalawang at kasunod na mga pahina kung ang memo ay tumatakbo nang mas mahaba kaysa sa isang pahina. Kung ang memo ay sa maramihang mga tatanggap, gumamit ng pinaikling anyo ng linya ng paksa, solong espasyo at isama ang petsa, pagkatapos ay iisang espasyo muli at isama ang numero ng pahina. Kung sa isang tao, maaari kang gumamit ng isang alternatibong anyo, na naglilista ng pangalan ng mambabasa, numero ng pahina at petsa sa isang linya, ang pangalan na nakahanay sa kanan, ang numero na nakasentro at ang nakatalang petsa ay nakahanay.
Isulat ang Katawan
Sumulat ng panimulang parapo kung kailangan ng mambabasa ito para sa konteksto. Ang talata na ito ay nagbibigay ng kasaysayan, nagsasaad ng problema na dapat i-address sa memo at / o i-refresh ang memorya ng mambabasa tungkol sa mga naunang komunikasyon tungkol sa paksa.
Sabihin ang pangunahing ideya ng memo. Ito ang magiging pambungad na linya kung hindi ka sumulat ng pambungad na talata. Dito mo ipahayag ang isang patakaran, solusyon, desisyon, rekomendasyon, paghahanap o kaganapan. Kung walang panimula, magbigay ng maikling konteksto, halimbawa, "Tulad ng aming tinalakay …" o "Dahil ang cafeteria ay nakakaranas ng mahabang linya …"
Magbigay ng anumang impormasyon na kinakailangan upang ipaliwanag, suportahan o ganap na ihatid ang impormasyon na kailangang maunawaan ng mambabasa ang paksa.
Tapusin na
Magbigay ng mga notation sa ibaba, tulad ng isang "cc:" kung nagpapadala ka ng isang kopya ng memo sa isang tao bukod sa taong nakalista sa heading.
I-edit ang memo. Tiyaking tama ang spelling at grammar, ang mga ideya ay binuo at na maunawaan ng mambabasa ang kailangan mong sabihin.
I-print ang memo at paunang ito. Nais ng ilang organisasyon na ang mga inisyal na nakasulat sa tabi ng "Mula" na linya sa header. Gusto ng iba na ang mga inisyal sa ibaba. Suriin ang patakaran ng kumpanya.
Tip
Kung sumusulat ka ng isang memo sa isang superyor o isang subordinate, sa ilang mga tao o upang ipaalam sa iba ang tungkol sa kontrobersyal o hindi kanais-nais na mga paksa, panatilihin ang tono na tulad ng negosyo at pormal. Panatilihing maikli ang mga memo, malinaw at madaling basahin.
Babala
Kapag nagsusulat, tandaan na ang mga memo ay hindi na pansamantalang komunikasyon tulad ng kani-kanilang panahon. Ang mga nilalaman ay malamang na mananatiling walang katiyakan, itinatago sa file bilang talaan ng aktibidad ng kumpanya at kasaysayan. Kaya't magsulat nang may permanente sa isip.
