Ang papel na ginagampanan ng mga assistant ng administrasyon ay upang suportahan ang mga tauhan ng propesyonal upang maisagawa ang kanilang mga tungkulin nang epektibo. Kung sa gobyerno, negosyo, o di-nagtutubong organisasyon, ang mga admin ay nagpapanatili sa opisina na humuhuni sa pamamagitan ng pangangalaga sa mga mahahalagang bagay tulad ng mga gawaing papel at mga rekord sa computer. Karaniwang ginagawa din nila ang ilang mga tungkulin sa pangangasiwa, ngunit ang mga partikular na gawain ay nakasalalay sa antas ng trabaho at uri ng tungkulin.
$config[code] not foundAraw-sa-Araw na Pananagutan
Ang mga katulong na administratibo ay gumanap ng mga tungkulin tulad ng pag-aayos ng mga pagpupulong, pag-iskedyul ng mga appointment, pagsunod sa kalendaryo sa opisina, pagsagot sa mga telepono at pag-edit ng mga sulat. Pinananatili nila ang mga file ng opisina at mga database at lumikha ng mga spreadsheet at presentasyon ng computer. Kadalasan ang kanilang mga responsibilidad ay kasama rin ang pagbili ng mga supply at pamamahala ng supply room.
Kabilang sa kanilang mga tungkulin sa serbisyo sa customer ang pagtanggap ng mga bisita sa opisina at nakakakita na nakakakuha sila ng tulong na kailangan nila.
Mga Karagdagang Tungkulin
Ang iba pang gawain ng mga administratibong katulong ay madalas na nakasalalay sa partikular na industriya. Sa mga legal na tanggapan, ang mga admin ay tumutulong sa paghahanda ng mga legal na dokumento, habang sa mga medikal na tanggapan ay binibigyan nila ng mga kompanya ng seguro. Sa mga opisina ng paaralan, ang pagpapanatili ng mga tala ng mag-aaral at pakikipag-ugnayan sa mga magulang ay kabilang sa kanilang mga tungkulin.
Ang antas at pamagat ng trabaho ay tumutukoy kung magkano ang responsibilidad sa isang administratibong katulong. Ang mga adm enters-level ay nakatuon sa mga clerical function at pangunahing mga gawain sa computer, ngunit ang mga senior admins na may advanced na mga kasanayan sa computer ay kadalasang kumukuha ng mga tungkulin sa pangangasiwa, kabilang ang pangangasiwa ng mga kawani ng klerikal at pagsasanay ng mga bagong hires. Ang mga katulong na administratibo sa mga ehekutibo ay maaari ding magsaliksik, sumulat ng mga ulat, tumagal ng ilang minuto sa mga pulong, mangasiwa sa iba pang mga admin at gumawa ng mga kaayusan sa paglalakbay.
Kaalaman at kakayahan
Mahalaga ang kakayahan ng organisasyon dahil ang pangunahing trabaho ng admin ay upang mapanatili ang mga tala ng opisina at subaybayan ang mga pagpupulong at mga tipanan. Ang mga admin ay dapat ding makipag-usap nang maayos sa Ingles nang liham at nakasulat at magsagawa ng pananaliksik sa Internet. Ang trabaho ay nangangailangan ng kasanayan sa mga kagamitan sa opisina, kabilang ang mga computer, photocopier, mga sistema ng telepono, mga fax at mga kagamitan sa videoconferencing.
Depende sa posisyon at industriya, Ang mga admin ay nangangailangan ng kasanayan sa iba't ibang mga programa sa computer, tulad ng email, accounting, database, spreadsheet at word processing software.
Kwalipikado para sa Job
Ang mga administratibong katulong ay nangangailangan ng minimum na diploma sa mataas na paaralan na kabilang ang mga klase sa mga kasanayan sa opisina at software ng computer. Karagdagang pagsasanay sa mga kasanayan sa Ingles at computer ay kapaki-pakinabang, at maraming mga admin ay nagsagawa ng ilang mga teknikal na paaralan o mga klase sa kolehiyo o may isang iugnay na degree. Ang mga empleyado ay kadalasan ay nagsasanay ng mga bagong hires sa kanilang mga pamamaraan sa opisina at ang bokabularyo ng partikular na negosyo - halimbawa, legal na bokabularyo.
Ang mga admin ay maaaring makamit ang boluntaryong sertipikasyon mula sa International Association of Administrative Professionals. Kinakailangan ng sertipikasyon mula sa dalawa hanggang apat na taon na karanasan, depende sa edukasyon ng admin, at kailangang pumasa rin sa isang aplikante ang pagsusulit.
