Ang isang memorandum, o memo, ay isang dokumento na ginagamit upang makipag-ugnayan sa loob ng isang organisasyon. Ang karaniwang uri ng dokumentong ito ay karaniwang nakikipag-usap sa mga problema o abiso sa mga miyembro ng samahan, hinihikayat ang iba na kumilos, o humingi ng feedback. Ang mga memo ay kinakailangang maikli at maigsi at sundin ang isang tiyak na format. Halos bawat propesyonal na larangan ay gumagamit ng mga memo upang makipag-usap; Ang pag-aaral kung paano sumulat ng isa ay kadalasang mahalaga para sa propesyonal na tagumpay.
$config[code] not foundIsulat ang pangkalahatang ideya ng iyong memo at ang iyong nilalayon na madla bago isulat ang aktwal na dokumento. Ang pagsasaalang-alang ng madla ay napakahalaga kapag sumusulat ng mga memo. Halimbawa, kung ang isang isyu ay nagsasangkot lamang ng isang maliit na grupo ng mga tao, huwag i-address ang memo sa buong samahan. Isaalang-alang ang wikang angkop para sa madla. Baka gusto mong makipag-usap ng isang mensahe nang naiiba sa mga superiors kaysa sa mga subordinates.
Punan ang seksyon ng iyong header. Ang lahat ng mga memo ay dapat magkaroon ng parehong seksyon. Una, ang seksyong "To" ay naglalaman ng pangalan ng mga receiver. Halimbawa, ang "To: John Smith" o "To: Smith Co. Staff" ay gagana sa "To:" line. Sa ilalim ng linya ng "Sa:", punan ang isang "Mula:" na linya kasama ang iyong pangalan dito. Direkta sa ilalim ng "Mula:" na linya kasama ang seksyon na "Petsa:" na may petsa na isinulat ang memo. Ang mga buwan ay madalas na dinaglat; Pebrero ay naging "Peb." Sa wakas, isama ang isang "Paksa:" linya na may isang tukoy na pamagat na magpapahiwatig kung ano ang memo ay tungkol sa.
Isulat ang iyong mensahe sa susunod; maghangad ng hindi hihigit sa isang pahina. Ang iyong unang pangungusap ay dapat na malinaw na sabihin ang layunin at konteksto ng memo. Susunod, kung naaangkop, ipaliwanag ang background ng kaganapan, sitwasyon o pangyayari ng paksa ng memo sa madaling sabi. Sumusunod, ipaliwanag nang eksakto kung ano ang gusto mo o inaasahan mula sa mga tumatanggap ng memo. Kung ang iyong memo ay mas mahaba kaysa sa isang pahina, maaaring nais mong isama ang isang maikling buod ng talata sa dulo ng mensahe para sa mga layunin ng kalinawan.
Isara sa isang magalang na pagtatapos. Siguraduhin na pasalamatan ang mga tatanggap para sa kanilang oras sa pagbabasa ng memo at mag-imbita ng talakayan o komento tungkol sa nilalaman ng memo mismo.
Isama ang isang "Attached:" na linya matapos ang pagsara kung kailangan mong maglakip ng mga karagdagang dokumento gamit ang memo. Bigyan ng maikli ang pamagat ng mga attachment sa linyang ito tulad ng "Nakalakip: Ipagpatuloy."
Repasuhin ang iyong memo upang gupitin ang anumang impormasyon na hindi kailangan at gawing simple ang mga pangungusap na may salitang balbal. Ang layunin ng memo ay briefness.
Suriin ang iyong memo para sa mga isyu sa spelling at grammar. Ang mga memo ay karaniwang itinuturing na mga propesyonal na dokumento. Ang mga pagkakamaling walang kabuluhan at kawalan ng pang-akit sa balarila ay maaaring magpakita ng hindi maganda sa manunulat.
