Malamang na ginagamit mo ang "ulap" (ibig sabihin, pagpunta online) upang magpatakbo ng ilang aspeto ng iyong negosyo.
Ngunit tulad ng sinabi ni Thomas Hansen, Bise President ng Microsoft Worldwide SMB, kahit na ibinebenta ka sa mga benepisyo ng ulap, maaaring mukhang nakakatakot na magsimula - o gumawa ng higit pa.
Nagtataguyod siya sa pagkuha ng mga karagdagang hakbang. Simulan ang maliit. Pagkatapos ay gawin ang higit pa sa paglipas ng panahon.
$config[code] not foundKaya naisip ko na magtatayo ako sa ideyang iyon, sa pamamagitan ng pagbalangkas ng 10 bagay na maaari mong gawin - simula ngayon - upang lumipat sa cloud o dagdagan ang iyong paggamit ng mga aplikasyon ng ulap. Pumili ng ilan sa mga taktikal na hakbang na ito at maaari mong i-save ang oras, patakbuhin ang iyong negosyo nang mas mahusay, at madalas na mabawasan ang mga gastos:
1) Itakda ang iyong Default na File-Saving Lokasyon sa Cloud
Ito ay isang bagay upang pag-usapan ang imbakan ng gitnang online na file. Ngunit ito ay isa pang bagay nang buo kung ikaw at ang iyong kawani ay kailangang gumawa ng dagdag na hakbang upang maglipat ng mga file sa iyong online cloud storage platform sa lahat ng oras.
Pag-isipan mo. Kung ikaw at ang iyong mga kawani ay nagse-save sa isang lokal na hard drive o aparato muna, aabutin ng dobleng pagsisikap upang i-turn-on at i-save ang mga file sa iyong imbakan ng file sa ulit mamaya.
Ngunit maaari mong "itakda ito at kalimutan ito" upang hindi mo na kailangang gumawa ng anumang dagdag na mga hakbang. At ang iyong mahalagang mga file ng kumpanya ay awtomatikong mai-back up sa proseso.
I-configure lamang ang iyong mga computer upang ang default na lokasyon ng bawat tauhan ng kawani upang i-save ang mga file ay ang online na imbakan na solusyon ng kumpanya ng pagpili.
Halimbawa, kung ginagamit mo ang Microsoft OneDrive bilang iyong solusyon sa imbakan ng ulap, madaling i-configure iyon sa Windows 8. Mag-click sa "Mga Setting ng PC" at dapat mong makita ang isang item ng menu para sa OneDrive. Mula doon maaari mong i-click ang on / off na pindutan upang gawing OneDrive ang iyong default na lokasyon para sa imbakan ng file.
O maghanap ng online para sa mga tagubilin kung paano baguhin ito sa platform ng pagpili sa iyong partikular na device. Posible upang itakda ang imbakan ng ulap bilang default na i-save ang lokasyon para sa maraming mga aparato.
2) Go For Low Hanging Fruit: Cloud Based Email and Documents
Ang isa pang lohikal na lugar upang magsimula ay upang magpatibay ng cloud-based na email at dokumento na platform, tulad ng Office 365. Kung hindi mo pa nagawa ito, ipaalam sa akin na sabihin sa iyo, ang mga benepisyo sa negosyo ay medyo nakakaintriga.
Una, nakakatulong ito sa personal na pagiging produktibo mo at ng iyong koponan. Kung gumamit ka ng maramihang mga device (tulad ng ginagawa ko!), Maaari kang magkaroon ng access sa lahat ng iyong mga dokumento at mga email ng uri ng opisina hindi mahalaga kung anong device ang iyong ginagamit. Pagpunta sa isang kumperensya, at dalhin ang iyong laptop o tablet sa iyo? Sa platform ng pagiging produktibo ng cloud tulad ng Office 365, mayroon kang lahat ng kailangan mo sa pamamagitan lamang ng pag-log in. Hindi mo na kailangang muling maglipat ng mga file mula sa mga thumb drive o mag-sync up device sa ibang pagkakataon.
Ikalawa, nakakatulong ito sa pakikipagtulungan ng koponan. Sa aking negosyo karamihan sa mga miyembro ng koponan ay gumana nang malayo mula sa kanilang mga tahanan. Gayunpaman, maaari pa rin tayong magkaroon ng access sa mga file at sa parehong mga tool, sa pamamagitan lamang ng pagkonekta sa isang browser o mobile app.
Halimbawa, ginagamit namin ang mga nakabahaging kalendaryo nang husto. Sa ganitong paraan, maaari naming subaybayan ang mga deadline ng kumpanya na nakakaapekto o nagsasangkot ng maramihang mga tao at kagawaran, sentralisa ang mga paalala, at makita ang availability ng iskedyul sa isang sulyap.
Gumagamit din kami ng nakabahaging pakikipagtulungan ng dokumento - literal araw-araw. Ang ginagawa namin ay nagtataglay ng mga pagpupulong sa pamamagitan ng conference call o conference ng video, at pagkatapos ay tinitingnan at binago ng koponan ang isang dokumento habang kami ay nasa kumperensya. O kumukuha kami ng mga tala ng pulong sa isang sentrong nakabahaging dokumento. Nakakatipid ito ng maraming oras. Hindi na kailangan ang ruta ng mga tala sa pagpupulong mamaya. Hindi namin kailangang mag-alala tungkol sa kung aling bersyon ng dokumento ang pinakabago, dahil lahat tayo ay lumilikha at nag-e-edit ng parehong dokumento.
Dagdag pa, maaari mong ikalat ang buwanang gastos. Walang malaking bayad sa harap ng lisensya - mas madali ang badyet at kayang bayaran.
3) Lumikha ng Central Online Filing System
Sa sandaling makuha mo ang lahat ng nagse-save sa cloud, kailangan mo ng isang simpleng paraan para sa iyong koponan upang mahanap kung ano ang doon para sa mga karaniwang file.
Upang gawin ito, lumikha ng isang online na sistema ng pag-file. Ayusin ang lumalaking bilang ng mga dokumento at mga file na ginagawa ng iyong negosyo araw-araw.
Gumamit ng isang serye ng mga malinaw na may label na mga folder. Inaayos mo ba ang iyong trabaho sa pamamagitan ng mga proyekto? Sa pamamagitan ng mga kliyente? Sa pamamagitan ng mga kagawaran? Lumikha ng isang sistema na may katuturan para sa iyong negosyo.
Sa isang sistema ng pag-file sa buong kumpanya, ang iyong koponan ay mag-iimbak ng maraming oras na kung hindi man ay gagastusin ang paghahanap ng mga item o duplicating na pagsisikap dahil hindi nila mahanap ang isang bagay.
4) Hikayatin ang mga Kliyente at Kontratista na Ibahagi sa Via Cloud
Ilang beses mo mahanap ang iyong sarili pag-email ng mga file pabalik-balik? Pagkatapos ay kailangan mong manghuli sa pamamagitan ng mga email sa ibang pagkakataon upang makahanap ng isang file na kailangan mo.
Makakatipid ka ng oras sa pamamagitan ng pagbabahagi ng mga file nang direkta sa pamamagitan ng cloud.
Maaaring hindi mo magagawang "pilitin" ang mga ikatlong partido na gamitin ang iyong plataporma sa pagbabahagi ng ulap, kung bakit hindi humingi? Mabilis na ipahayag ang mga benepisyo, tulad ng "Gusto naming magbahagi at mag-edit ng mga file sa OneDrive o Dropbox o ibang platform dahil nakakatipid ito ng oras na pangangaso sa pamamagitan ng mga email. Maaari ko bang ibahagi ito sa iyo doon? "
Ang ilan ay hindi magiging komportable sa pagbabahagi ng mga file sa ganitong paraan. Ngunit maaaring magulat ka kung banggitin mo ito bilang isang pagpipilian.
5) Gamitin ang Electronic Signature Apps
Nagpadala ka ba o tumatanggap ng maraming mga dokumento na nangangailangan ng mga lagda? Kung gayon, ikaw at ang iyong koponan ay marahil gumugol ng maraming oras sa pag-email, pag-print, pag-sign, pag-scan, pag-fax - alam mo ang drill.
Narito ang isang tip: tingnan ang cloud-based, electronic signature apps. Isipin, Hello Sign o DocuSign. Mayroong maraming iba pang mga electronic signature pagpipilian out doon, masyadong.
Nagliligtas sila ng maraming oras. Hindi lamang iyan, ang mga app ng electronic na lagda ay nag-aalis ng ilan sa mga kadahilanan ng pagpapaliban dahil maaari kang mag-sign kaagad ng isang dokumento, kahit na habang nasa daan, sa halip na maghintay hanggang malapit ka sa printer o fax machine.
Inaalis din nila ang marami sa problema ng mga nagpapalipat ng mga dokumento para sa pag-sign. Nag-ruta ang mga dokumento sa lahat ng partido para sa mga lagda, at nagpapadala pa rin ng mga paalala.
6) Lumikha ng Digital Asset Libraries sa Cloud
Hayaang hilingin sa akin ang isang tanong: gaano karaming oras ang iyong ginugol sa pangangaso o pag-forward ng mga digital na asset ng kumpanya?
Pinag-uusapan ko ang iyong logo, ang brochure na iyong kinuha sa tradeshow ilang taon na ang nakaraan, ang template ng pagtatanghal ng board na ginamit mo noong nakaraang taon, ang iyong blangko na pagsusuri ng pagganap, mga larawan ng opisyal na kumpanya, mga executive bios, pindutin ang kit at iba pang mga asset.
Kung ang iyong kumpanya ay anumang bagay tulad ng minahan na ginamit upang maging, gumastos ka ng lubusan ng masyadong maraming oras sa paghuhukay para sa ganitong uri ng materyal.
Lumikha ng library ng mga digital na asset. Mag-set up ng gitnang nakabahaging folder o folder sa iyong cloud storage platform. Ngayon ang mga asset na ito ay magagamit sa sinuman sa iyong koponan na nangangailangan ng mga ito, kahit saan, anumang oras. Hindi nila kailangang manghuli para sa kanila o mag-abala sa ibang tao upang hanapin ang mga ito.
7) I-convert ang Isang Mahalagang Sining ng Negosyo sa Cloud
Hindi mo kailangang harapin ang lahat ng iyong mga sistema ng negosyo at ilipat ang lahat sa ulap nang sabay-sabay. Magsimula sa pamamagitan ng pagtingin sa iyong nangungunang tatlong pinakamahalagang sistema. Iyon ay maaaring QuickBooks, database ng iyong mga contact, at ang iyong sistema ng pamamahala ng imbentaryo.
Kung gumagamit ka pa ng mga lokal o desktop-based na bersyon ng mga system na iyon, simulang pag-aralan ang mga benepisyo ng mga bersyon ng cloud-based (online). Sa mga bersyon ng ulap, makakakuha ka ng maraming sa mga tuntunin ng kakayahan para sa buong koponan upang magkaroon ng access sa impormasyon at makipagtulungan nang mas mahusay. At ginagawang madali ng mga system ng ulap ang paglipat ng data mula sa isang sistema papunta sa isa pa, pag-aalis ng dobleng data entry at ang silo effect ng impormasyon na na-marooned sa isang sistema.
Aling app ang maghahatid ng pinakamalaking bang sa pamamagitan ng paglipat sa cloud? Iyon ang tanong na itanong.
8) Ipilit ang Cloud-Updated Malware Protection para sa lahat ng mga Manggagawa
Ito ay lalong mahalaga sa malayong manggagawa.
Ang mga malalaking negosyo ay kadalasang may isang IT department ng kumpanya na nagtatakda ng isang network ng kumpanya na may mga pananggalang tulad ng proteksyon sa malware.
Ngunit ang mga maliliit na negosyo ay hindi maaaring magkaroon ng isang network.
O isang maliit na pangkat ng negosyo ay kadalasang gumagana sa mga tao na wala sa kanilang network. Maaaring kumonekta ang mga remote na manggagawa mula sa kanilang sariling mga device mula sa bahay, gamit ang pampublikong ulap. Ang mga ito ay simpleng pag-log in sa pamamagitan ng Internet.
Kaya mahalaga na ang lahat na nag-access sa iyong mga system o data, o nagbabahagi ng mga file, ay may regular na pag-update ng proteksyon ng malware gamit ang mga bagong lagda ng malware sa pamamagitan ng cloud.
Nag-aalok ang Microsoft ng isang built-in na produkto ng Windows Defender para sa mga desktop at aparatong batay sa Windows - at libre ito. Tiyaking pinagana ito. O magkaroon ng isa pang pagpipilian sa proteksyon laban sa malware.
Gayundin, kapag lumabas ang Windows 10 mamaya sa taong ito, magkakaroon ito ng karagdagang mga tampok sa seguridad na binuo sa pamamagitan ng Windows Update. Nagbibigay din ang Windows 10 ng opsyon na tinatawag na Windows Update for Business. Magbibigay ito ng mas mabilis na pag-access sa mga update sa seguridad at mga kritikal na pag-aayos at kontrol sa pag-deploy ng mga update, para sa mga IT administrator. Halimbawa, kung mayroon kang isang kagawaran ng IT, makakapagbigay ito ng mga patch sa mga remote site, gamit ang limitadong bandwidth.
9) Mag-install ng Cloud-Based Phone System
Isaalang-alang ang alinman sa serbisyo sa telepono ng voice-over-IP (VOIP), o isang virtual na sistema ng switchboard at voicemail na nakabatay sa software.
Sa mga sistema ng telepono na batay sa ulap, nakakuha ka ng kakayahan para sa mga remote na manggagawa na magkaroon ng access sa isang sentral na sistema ng telepono - sa napakababang gastos. Para sa maliliit na negosyo na may malayong manggagawa o mga nagtatrabaho mula sa bahay, ito ay lalong mahalaga. Kahit na ang mga miyembro ng koponan ay gumagamit ng kanilang sariling mga mobile device, maaari mo pa ring ikonekta ang lahat sa mga central extension at voicemail ng mga kahon ng kumpanya.
Makakuha ka rin ng isang propesyonal na impression sa anyo ng isang awtomatikong pagbati ng boses.
Maaaring i-routed ang mga mensaheng voicemail bilang mga file na audio sa pamamagitan ng email, upang maipasa ito sa ibang mga miyembro ng koponan.
Nakakakuha ka rin ng mga istatistika ng paggamit upang matulungan kang makita kung paano ginagamit ng iyong koponan ang telepono - perpekto para sa pamamahala ng isang function ng suporta sa customer, halimbawa.
10) Gamitin ang Mga Pulong sa Video
Huling ngunit tiyak na hindi bababa sa, gumawa ng malawak na paggamit ng virtual na mga pulong sa pamamagitan ng video. Kung ginamit mo na ang mga ito, hindi kapani-paniwala - higit pa sa mga ito.
Ang video ay naghahatid ng epekto ng personal na pakikipag-ugnayan sa mga customer at mga inaasahang benta, nang walang gastos sa paglalakbay sa loob ng tao.
Mahusay din ang mga pagpupulong ng video para sa koponan. Ang mga taong nagtatrabaho sa bahay o matatagpuan sa iba't ibang tanggapan ay maaaring pakiramdam na nakahiwalay. Ito ay maaaring maging demotivating. Ang email at instant messaging ay kapaki-pakinabang, ngunit hindi sila kapalit ng pagdinig ng pagbabago ng boses ng miyembro ng koponan o nakikita ang ngiti ng boss. Ang video ay ginagawang nararamdaman ng mga tao. Pinapalakas nito ang paraan upang magtulungan.
Maraming maliliit na negosyo ang gumagamit ng Skype dahil libre ito at napakaraming tao ang gumagamit nito para sa mga personal na layunin na pamilyar na nila. Anuman ang solusyon ng conferencing na pinili mo, gawin mo lang ito.
Umaasa ako na ang mga ideyang ito ay nagpapalakas sa iyo na gawin ang higit pa sa cloud - o kumpirmahin na ang iyong negosyo ay nasa mabuting kalagayan pagdating sa ulap.
Huwag agad na harapin ang lahat ng ito. Pumili lamang ng isa o dalawa - at magsimula.
Sa panahon ng pagsulat na ito, si Anita Campbell ay nakikilahok sa Programang Ambassador ng Microsoft Small Business.
Mababa-Hanging Fruit Photo sa pamamagitan ng Shutterstock
3 Mga Puna ▼
