Sabihin sa amin kung pamilyar na ito. Kailangan mo ng lahat na dumalo sa isang malaking pulong, o kumuha ng isang conference call, na nangangahulugan na ang lahat ng tao ay magiging malayo sa kanilang mga mesa para sa ilang oras. Ang pagpupulong ay mahalaga, ngunit gayon din ang trabaho na gagawin ng pulong.
May mga paraan na matutugunan mo ang parehong mga pangangailangan sa trabaho. Nasa ibaba ang mga tip kung paano humawak ng mga pulong habang pinapanatili ang produksyon sa track, sa pamamagitan ng pagpapabuti ng kahusayan, pag-automate at sa pamamagitan ng paggamit ng teknolohiya.
$config[code] not foundKahusayan
- Suriin ang iyong mga panloob na proseso. Maaari kang magkaroon ng ilang mga gawain na bahagi ng iyong pang-araw-araw na gawain na maaari mong gawin nang wala. Kapag alam mo kung ano sila, maaari mong paghiwalayin ang mga mahahalagang gawain mula sa mga hindi na kinakailangan.
- Delegado. Tiyakin na makipag-usap sa iyong pangkat tungkol sa kung ano ang maaari nilang gawin upang makatulong sa pag-streamline ng mga proyekto. Alamin kung ano ang maaari mong gawin sa iyong sarili, at kung ano ang mangangailangan ng reinforcements.
- Magpahinga. Ito ay maaaring tunog magkasalungat, ngunit kung minsan kailangan mong itigil ang pagtatrabaho upang panatilihing nagtatrabaho. Tulad ng sinabi ni Forbes: "Kapag laging nakaupo, ang enzyme lipoprotein lipase (LPL), na responsable sa pagbagsak ng taba sa daluyan ng dugo at pag-convert nito sa enerhiya, ay bumaba nang malaki, na nagiging sanhi ng mga taba ng cell na itayo. Sa madaling salita, ang kakulangan ng paggalaw ay katumbas ng pagbaba ng enerhiya. "
- Planuhin ang iyong araw sa paligid ng tanghalian. Marami sa atin ay masidhi sa umaga, kaya gamitin ang oras na iyon para sa trabaho na nangangailangan ng malalim na pagsusuri at pag-iisip. Sumulat ng mga ulat at mga numero ng langutngot sa lalong madaling umupo ka. Pagkatapos ng tanghalian, kapag na-refueled ka, tumuon sa mga bagay na kailangan mo upang makipag-ugnay at magbahagi ng mga ideya, tulad ng mga pagpupulong at mga tawag sa pagpupulong.
- Gumawa ng listahan. Ilagay ang lahat ng kailangan mong gawin sa pagkakasunod-sunod at ang oras na aabutin. Habang tinitingnan mo ang bawat gawain, matutuklasan mo kung aling mga oras ng araw ang pinaka-produktibo.
Automation
- Pag-automate ng mga gawain sa social media. Ang Hootsuite ay marahil ang pinaka-kilalang, ngunit maraming iba pang mga social media apps at tool pati na rin. Halimbawa, pinapayagan ka ng Buffer na mag-iskedyul ng mga post ayon sa isang partikular na pattern. Kaya kung nais mong, sabihin, mag-post ng mga araw ng linggo sa 10 a.m., Buffer ay maaaring makatulong sa iyo na gawin iyon. Ang isa pang platform, Dlvr.it, ay nagbibigay-daan sa iyong i-sync ang iyong site sa Facebook, Twitter at LinkedIn.
- Lumikha ng mga template para sa mga karaniwang ginagamit na mga dokumento. Sabihin nating magpadala ka ng parehong uri ng invoice o sulat bawat linggo. Maaari kang makatipid ng oras sa pamamagitan ng paglikha ng isang template para dito, at pagkatapos ay kailangan lang upang punan ang naaangkop na mga pangalan, petsa at numero.
- Gumamit ng mga online na kalendaryo sa Cloud at ibahagi ang mga ito. Ang pag-upo sa mga pagpupulong ay maaaring maglaan ng oras, ngunit maaari ring mag-iskedyul ng mga pagpupulong. Sa pamamagitan ng pagpapaalam sa iyong mga kasamahan at sa iyong mga kliyente kung ano ang iyong gagawin at kung gagawin mo ito, maaari mong i-save ang maraming mga pabalik at mga email at tawag.
- I-automate ang follow-up ng customer at mga katulad na gawain. Pagkatapos suriin ang mga panloob na proseso, maaari mong makita ang may ilang mga reoccurring time na pag-aaksaya ng mga gawain na maaari mong i-automate sa loob ng 30 minuto o mas kaunti.
- Lumikha ng "mga naka-kahong" mga tugon sa email para sa mga email na nangangailangan ng parehong oras at tugon. Sa ganoong paraan hindi mo kailangang i-type ang parehong email tuwing tutugon mo. O mas mabuti pa, kung tatanungin ka ng parehong tanong at muli, lumikha ng isang pahina ng FAQ o dokumento at i-publish ito sa online o ibigay ito sa iyong mga kasamahan, kaya ang mga sagot ay nasa kamay at ang mga kinakailangan sa komunikasyon ay nabawasan.
Teknolohiya
- Maglagay ng mga checklist sa Cloud upang maaari mong dalhin ang mga ito sa iyo at ibahagi ang mga ito. Pinapayagan ka ng Forgett na ibahagi ang mga ito o panatilihin itong pribado, at kahit na hinahayaan kang magdagdag ng mga animated na gif. At ang Checkli ay marami sa parehong mga tampok, at nagbibigay-daan sa iyo upang lumikha ng mga bersyon ng PDF ng iyong mga listahan.
- Kumuha ng pamilyar sa macros (aka mga shortcut). Ang mga programa tulad ng Microsoft Word ay may macros bilang isang built-in na tampok na nagbibigay-daan sa mga gumagamit na magsagawa ng mga gawain ng gawain awtomatikong. Madaling gumawa at i-customize ang mga ito. Ang ilan ay madaling sapat na (control i for italics). Sa sandaling nakuha mo ang isang hawakan sa kanila, ikaw ay makatipid ng oras habang sumulat ka. Upang matuto nang higit pa tungkol sa paglikha ng macros para sa Microsoft Word, bisitahin ang pahina ng suporta ng Microsoft Office. At sa diwa ng piraso na ito, i-save ang impormasyong ito bilang isang dokumento at ibahagi ito sa iyong mga kasamahan at kawani upang matulungan silang i-streamline ang kanilang mga pangangailangan.
- Kung gusto mong matutunan kung paano gumawa ng mga template sa Word, Excel o Powerpoint, ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian ay upang makita kung anong Opisina ang sasabihin. Gayundin, ang artikulong ito ay kapaki-pakinabang dahil nakatutok ito sa pakikipagtulungan ng koponan.
- Gumamit ng accounting software upang i-streamline ang mga invoice at mga gawain sa pagsingil. Hindi kinakailangan na manu-manong bumuo ng mga invoice para sa mga kliyente na sinisingil ng parehong halaga bawat buwan para sa parehong serbisyo.
- Gumamit ng mga label, mga folder at mga tag sa iyong email inbox. Nakakatulong ito upang pagbukud-bukurin at ayusin ang mga item, at higit na mahalaga, nakakatulong ito para sa mabilis na pagkuha ng mga mensahe.
Ang mga mahahalagang bagay ay nangyayari sa iyong mga pagpupulong, at hindi magandang ideya na makapasok sa kanila na nag-aalala tungkol sa kung ano ang mawawala sa iyo. Sa pamamagitan ng pagsunod sa ilan sa mga tip na ito kung paano humawak ng mga pagpupulong, maaari mong i-cut down sa ilang mas maliit na mga gawain sa paligid ng opisina upang mag-focus sa mas malaking mga sa board room.
Pagpupulong ng Larawan sa pamamagitan ng Shutterstock
Higit pa sa: Sponsored 2 Puna ▼
