Bakit Payroll Ang Isang Function Dapat Mong Outsource

"… isang kumpanya ay may isang taong gumaganap ng lahat ng mga function sa pagpoproseso ng payroll. Ang kumpanya ay ngayon outsourcing ang mga function bilang isang resulta ng pag-iisip nang maaga. Pinili nilang i-outsource ang mga pag-andar upang mabawasan ang panganib ng payroll na hindi naproseso, upang pamahalaan ang paglago sa pamamagitan ng pag-anticipate ng mas mataas na mga responsibilidad sa payroll na kakailanganin habang lumalaki ang kumpanya at kumuha ng mas maraming empleyado, at upang makamit ang teknolohiya, tulad ng mga pay card at direktang deposito. "

Sa isip, ang outsourcing ay nakakuha ng tatlong pangunahing layunin:

• Nagbibigay ito ng oras at mapagkukunan upang higit na tumutok sa iyong pangunahing negosyo.
• Nagbibigay ito sa iyo ng access sa higit pang teknolohiya at kadalubhasaan upang maisagawa ang payroll na rin.
• Binabawasan nito ang mga gastos at panganib.

Suriin natin ang bawat isa sa mga benepisyong ito nang mas detalyado, at kung ano ang ibig sabihin nito.

1. Mas mahusay na Tumuon sa Iyong Negosyo ng Core

Ang payroll ay isa sa mga kritikal na function na maaaring hindi direktang mapapataas ang mga benta. Ngunit dala-dala, maaari mong ilagay ang iyong negosyo sa isang daigdig na nasaktan.

At higit sa lahat, maaari itong maging panloob na oras at pansin ang layo mula sa mga pangunahing aktibidad.

Ang mga negosyo ay kailangang sumunod sa isang malawak na hanay ng mga batas pagdating sa mga empleyado - mula sa pederal, estado at lokal. Ito ay nangangailangan ng malaking oras at pansin sa detalye upang makitungo sa kanila.

Mayroong malinaw na legal na mga kinakailangan, tulad ng pag-uulat sa buwis at remittance. May mga pangangailangan sa paligid ng mga pagbabayad ng buwis mula sa suweldo ng empleyado, at kinakalkula din ang bahagi ng mga buwis ng employer. Sa ilang mga kaso may mga kinakailangang electronic filing. Kailangan mo ring malaman kung kailan magharap - sa antas ng federal, estado at lokal.

Gayunpaman, ang mga buwis ay simula lamang.

"Bilang tagapag-empleyo, kailangan mo ring maunawaan ang mga batas sa sahod at oras. Halimbawa, kailangan mong malaman kapag kailangan mong magbayad ng overtime, "sabi ni Andy Childs, isang vice president ng Paychex, sa isang kamakailang pakikipanayam sa Small Business Trends. Ang Paychex ay isa sa pinakamalaking serbisyo ng payroll sa bansa, na naglilingkod sa halos 600,000 mga maliliit at midsize na negosyo. Ang mga alituntunin ng sahod at oras, sinabi Childs, ay maaaring maging mataas na teknikal.

Pagkatapos ay maaaring may mga bagong-hire na mga kinakailangan sa pag-uulat, at mga kinakailangan sa estado sa paligid ng pagkawala ng trabaho na kabayaran at seguro sa kompensasyon ng manggagawa.

Binibigyang-diin ng mga bata na ang isang mas malaking isyu ay ang hindi inaasahang mga obligasyon sa oras.

"Maaaring nakapagtabi ka ng isang tiyak na tagal ng oras bawat linggo upang magpatakbo ng payroll. Pagkatapos ay makakakuha ka ng isang hindi inaasahang sorpresa sa anyo ng isang paunawa mula sa IRS. Ngunit ito ay hindi lamang na ang IRS ay nagbibigay-alam sa iyo na may utang kang multa. Ngayon ay kailangan mong dumaan sa iyong mga tala at magsiyasat upang matukoy kung tunay kang nagkasala sa pagsuway. Bigla ka nang nasasangkot sa isang paglutas ng hindi pagkakaunawaan, "sabi ng Bata.

At hindi ito mangyayari sa isang maginhawang oras para sa isang maliit na may-ari ng negosyo, idinagdag niya.

2. Kumuha ng Access sa Kadalubhasaan at Teknolohiya

Ang isa pang dahilan upang mag-outsource ay upang makakuha ng access sa kadalubhasaan at teknolohiya.

Ang mga tagapag-empleyo ay kailangang harapin ang halos 10,000 na mga hurisdiksyon ng federal, estado at lokal sa buong Estados Unidos. Habang ang karamihan sa mga maliliit na negosyo ay hindi kailangang sumunod sa bawat isa sa mga hurisdiksiyong ito, itinuturo pa rin nito ang pagiging kumplikado ng mga batas. At bawat taon daan-daang mga bagong batas at regulasyon ay pinagtibay.

Para sa mga maliliit na negosyo sa mas malaking bahagi (50 full-time na empleyado at up), ang Abot-kayang Pangangalaga na Batas lamang ang nagpapataw ng maraming pag-uulat at mga kinakailangan sa pagsunod. Kapag tinanong para sa isang halimbawa, itinuturo ni Childs ang Mga Form ng IRS 1094-C at 1095-C. Ang mga form na ito ay mangangailangan ng mga employer na magpatunay kung nag-aalok sila ng mga full-time na empleyado ng pagkakataon na magpatala sa seguro na nagbibigay ng minimum na mahalagang saklaw.

"Ang mga ito ay hindi simpleng mga form upang makumpleto," idinagdag ni Childs. (Paychex ay nag-set up ng isang online na mapagkukunan center para sa mga obligasyon sa reporma sa pangangalaga ng kalusugan dahil sa pagiging kumplikado ng batas.)

Tulad ng kahalagahan ng kadalubhasaan ay isang bagong teknolohiya. Ang mga empleyado ngayon ay umaasa sa teknolohiya upang gumana nang mas mahusay. Tulad ng isang negosyo ay lumalaki, ang mga tagapag-empleyo ay may higit pang mga talaan ng empleyado upang panatilihin at kailangan din ng higit pang pag-uulat. Ang kakulangan ng teknolohiya ay nagiging hadlang sa pag-scale para sa paglago ng negosyo.

Ang mga empleyado ay umaasa rin sa teknolohiya. Gusto ng mga empleyado ngayon ang mga opsyon tulad ng direktang deposito at pag-access sa sarili na serbisyo sa kanilang impormasyon sa payroll online. Ang mga nagpapatrabaho na hindi makapagbigay ng ganitong mga opsyon ay maaaring nasa isang kakulangan sa kompetisyon.

Higit sa na, ang pagsabog ng paggamit ng aparatong mobile ay naglalakip sa isang bagong antas ng pag-asa sa teknolohiya. Gumagamit pa rin ang paggamit ng mobile pagdating sa payroll, ngunit "lumalaki sa isang mabilis na rate sa Paychex," sabi ni Childs.

Ginagamit ng mga employer ang mga mobile device upang tumingin sa ilang mga ulat at maghanap ng impormasyon, tulad ng kung gaano karaming pera ang kailangan nila sa bangko sa mga petsa ng payroll, sinabi niya. Ang mga empleyado ay nagsisimulang gumamit ng mga mobile app upang suriin ang kanilang sariling mga talaan.

Inaasahan ng mga bata ang paggamit ng payroll na mobile upang patuloy na lumago, dahil pinagpapalaya nito ang mga may-ari at tagapamahala ng negosyo na umalis sa opisina.

"Sa Paychex's mobile payroll apps, maaari mong gawin ang halos anumang bagay mula sa beach - kung gusto mo," idinagdag Childs.

3. Bawasan ang Mga Gastos at Mga Panganib

Ang outsourcing payroll ay maaari ring makatulong sa pagputol ng mga gastos at paglilimita ng mga panganib. Sa karaniwan, sinabi ng Childs, ang mga negosyo ay overpaying empleyado sa pamamagitan ng tungkol sa 4 na porsyento dahil sa mga pagkakaiba sa pagitan ng oras ng empleyado at isang tumpak na rekord ng oras.

"Ang pagkakaroon lamang ng isang mas tumpak na oras at pagdalo recordkeeping solusyon ay maaaring makatipid ng pera," idinagdag niya. (Ang Paychex ay mayroong calculator sa pagtitipid sa gastos dito.)

Pagkatapos ay mayroon kang mga potensyal na parusa para sa paglabag sa pag-uulat at iba pang mga kinakailangan. Ayon sa IRS figures, 40 porsiyento ng mga maliliit na negosyo ang nagbabayad ng isang average na parusa ng $ 845 bawat taon para sa huli o hindi tamang mga pag-file, ayon kay Childs.

Ngayon may mga outsourced na solusyon para sa mga negosyo bilang maliit na bilang isang empleyado, itinuturo out Childs. Ang mga solusyon ay abot-kayang, simula sa mas mababa sa $ 50 sa isang buwan para sa maliliit na negosyo, depende sa mga pangangailangan.

Ang isang mahusay na payroll provider ay nag-aalok ng mga kakayahan na higit sa kung ano ang maaari mong gawin sa iyong sarili. Kung hindi mo isinasaalang-alang ang isang outsource na solusyon bago, gawin ang taong ito sa taon na lumipat ka. Maghatid ito ng kapayapaan ng isip para sa iyo bilang may-ari, at maglaan ng oras sa iyong kumpanya.

Mga Tip para sa Pagpili ng Outsourced Payroll Provider

Kung isinasaalang-alang mo ang outsourcing payroll, ito ay isang ibinigay na dapat mong tingnan ang tipikal na tatlong puntos gusto mong tingnan kapag pumipili ng anumang uri ng provider:

• presyo
• serbisyo
• reputasyon

Ngunit pagdating sa payroll, may iba pang mga puntong dapat isaalang-alang din:

Seguridad at pagiging maaasahan ng Tagapagbigay

Binibigyan mo ang iyong payroll provider ng mga pangalan, address, numero ng social security, at numero ng bank account ng iyong mga empleyado. Nagbibigay ka ng isang kapangyarihan ng abogado upang gumawa ng mga pag-file para sa iyo.

Pumunta sa isang provider na matatag sa pananalapi na may magagandang kontrol sa lugar.

Kung hindi man, maaari mong mahanap ang iyong kumpanya sa isang magbuklod, tulad ng ilang mga kumpanya ng South Carolina pagkatapos ng isang maliit na pamilya-run payroll provider ay sisingilin sa pagnanakaw $ 11 milyon mula sa mga kliyente.

Noong 2014, nagulat ang mga kliyente ng Employee Services Net upang matuklasan na ginamit ng payroll provider ang kanilang pera upang pondohan ang labis na personal na lifestyles, sa halip na i-remit ito sa pagbubuwis sa mga awtoridad. Ang mga kliyente - lahat ng maliliit na negosyo - ay natagpuan ang kanilang mga sarili na nakaharap sa IRS action. Bakit? Dahil sa huli ang tagapag-empleyo ay may pananagutan kahit na ang tagaluwas ng payroll ay nagmula sa kanila. (Ang mga IRS ay may mga tip upang maprotektahan ang iyong kumpanya kung mag-outsource ka ng payroll.)

Subaybayan ang Mga Serbisyo sa Paghahatid ng Record Tulad ng Iyo

Ang tagabigay ng payroll ay may isang malakas na track record ng paghahatid ng mga negosyo sa iyong laki? Nakaranas ba ang provider sa iyong industriya?

Mga Alok ng Komplementaryong Serbisyo

Isaalang-alang ang mas malawak na mga serbisyo na maaaring kailangan mo habang lumalaki ang iyong negosyo, tulad ng mga benepisyo at mga serbisyo ng HR. Magagawa ba ng kumpanya ng payroll ang mga iyon?

Mga Kakayahan sa Pagsunod sa Pagkontrol

Ang tagabigay ng payroll ay may mga mapagkukunan upang makasabay sa mga lumalagong batas at regulasyon sa paligid ng trabaho, pangangalagang pangkalusugan at mga buwis?

Teknolohiya

Suriin ang teknolohiya ng payroll kumpanya, kabilang ang pagiging handa sa mobile nito. Ang kumpanya ng payroll ay namumuhunan sa bagong teknolohiya? Maaari ba silang magpatuloy sa teknolohiya tulad ng pangangailangan para sa mga ito sa nagtatrabaho at empleyado side lumalaki?

Accountant Interface

Makakakuha ba ng madaliang pag-access ang iyong accountant sa iyong payroll at kaugnay na mga rekord para sa mga layunin ng mga reconciliation at mga pag-file ng buwis?

Payroll image sa pamamagitan ng Shutterstock