Ang mga Administrative Assistant na paglalarawan ng trabaho ay kailangang gawin sa mga pangangailangan ng tao at organisasyon na tutulong sa kanila. Dapat silang gumawa ng maingat na pag-iisip at pagpaplano, lalo na dahil ito ay maaaring isaalang-alang na isang legal na kontrata. Ang isang mahusay na paglalarawan ay nagbibigay ng isang detalyadong listahan ng mga gagawin at mga benchmark para sa administratibong katulong na gagana.
Balangkasin ang mga pangunahing kategorya para sa trabaho. Ang mga ito ay dapat isama ang pamagat (ibig sabihin Administrative Assistant sa VP), kagawaran, direktang superbisor, pangkalahatang lugar ng pangangasiwa, mga gawain, mga tuntunin sa pagtatrabaho at mga kwalipikasyon.
$config[code] not foundTiyakin nang eksakto kung sino ang tutulong sa empleyado. Mapipigilan nito ang anumang posibleng mga salungatan sa opisina sa hinaharap. Kung ang katulong na ito ay naglilingkod sa isang grupo ng mga posisyon, gawing malinaw iyon. Isulat kung ang katulong na ito ay lubos na nagtatrabaho sa paghuhusga ng isang ehekutibo. Ipahiwatig din ang chain of command at wastong pag-uulat na istraktura.
Tukuyin ang mga pangunahing gawain. Mag-ingat sa tamad, mahuli-lahat ng mga parirala para sa paglalarawan ng trabaho tulad ng "lahat ng kinakailangang gawain." Maging tiyak. Mag-iskedyul ba ang katulong ng administrador sa paglalakbay, pagpapareserba ng booking, pagkuha ng pagdidikta, pagkuha ng mga minuto para sa mga pagpupulong, pamamahala ng isang iskedyul ng kalendaryo, pag-aayos ng mga sistema ng file o pangangasiwa ng iba pang katulong na kawani? Isama ang mga ito sa isang listahan ng bala kasama ang bawat bala na nagsisimula sa isang pandiwang pagkilos (mapanatili, mag-uri-uriin, mangasiwa, lumikha, tukuyin, ipaalala, atbp.).
Tukuyin ang mga kinakailangang katangian para sa mahusay na pagganap. Ang mga ito ay dapat na tiyak na tiyak hangga't maaari. Halimbawa, humingi ng kadalubhasaan sa Word, Excel at Photoshop kaysa sa computer literacy.
Magtatag ng angkop na antas ng edukasyon at karanasan. Ito ay dapat batay sa mga partikular na tungkulin na kinakailangan. Para sa ilang mga posisyon na pang-administratibo-assistant, walang higit pa sa isang diploma sa mataas na paaralan ay kinakailangan. Gayunpaman, ang isang degree sa kolehiyo sa pangangasiwa ng negosyo o iba pang opisyal na pagsasanay ng sekretarya ay maaaring ninanais. Para sa mga tagapangasiwa ng mataas na antas ng administrasyon, ang naunang karanasan ay kinakailangan.
Tip
Mag-ingat upang i-screen ang paglalarawan ng trabaho para sa anumang mga pahayag na maaaring matingnan bilang masama o labag sa batas.
