Ang mga klerikal na gawain, tulad ng pag-type, pag-file at pagsagot sa mga teleponong pang-opisina, ay dating na-relegated sa mga kalihim, executive assistant at administratibong empleyado. Ngunit may mas maraming trabaho na nangangailangan ng mga kasanayan sa teknolohiya, hindi isang hindi karaniwang inaasahan para sa mga propesyonal (kabilang ang mga abogado, mga doktor, guro, atbp.) Upang magamit ang mga kasanayan sa klerikal upang maisagawa ang kanilang pang-araw-araw na mga gawain. Dahil maraming manggagawa ang gumagamit ng mga computer, ang klerikal na gawain ay naging mahalagang bahagi ng halos lahat ng trabaho at trabaho. Ang kontribyutor ng GoodTemps na si Carissa Doshi ay tinatalakay kung bakit mahalaga ang anim na mga kasanayan sa klerikal para sa mga manggagawa sa opisina: pag-type, pag-file, data entry, paggamit ng telepono, at kasanayan sa Microsoft Word at Excel.
$config[code] not foundMga Karaniwang Kasanayan sa Tanggapan
Hindi alintana kung nag-aaplay kang maging isang executive assistant o isang kawani ng abugado, dapat kang magkaroon ng ilang mga kasanayan sa klerikal. Depende sa iyong tungkulin, hindi ka maaaring sumangguni sa mga kasanayan na ito bilang mahigpit na klerikal - na naglalarawan sa mga ito bilang mga kasanayan sa opisina ay maaaring mas tumpak.Halimbawa, ang isang katulong na administratibo ay natural na gugugulin ang karamihan ng kanyang mga gawain sa trabaho sa trabaho sa kleriko. Sinabi nito, ang mga abogado, nars at iba pang mga propesyonal ay umaasa rin sa kanilang pagta-type at mga kaugnay na kasanayan sa teknolohiya sa pagbalangkas ng mga titik ng kliyente, pagbubuo ng mga summary ng pagbisita sa medikal-opisina, pagsusulat ng mga legal na salawal o pagkuha ng mga tala sa laptop sa panahon ng pagsubok. Ang administrasyong katulong ay maaaring sumangguni sa kanyang "mga kasanayan sa klerikal" kapag naglalarawan ng kanyang mga kwalipikasyon, samantalang maaaring gamitin lamang ng abugado ng kawani ang salitang "kasanayan sa opisina" upang ipaliwanag na alam niya ang kanyang paraan sa paligid ng isang keyboard. May utang ka sa malawak at pang-gamit na paggamit ng mga klerikal at karaniwang mga kasanayan sa opisina sa mga computer, laptop, tablet at smartphone.
Pagbutihin ang Iyong Kakayahan sa Pag-type, Microsoft Word at Excel
Ang pag-unawa sa paglalagay ng mga titik sa keyboard at ang mga titik kung saan ka magpahinga ang iyong mga daliri ay susi (walang punong inilaan) sa mabilis at tumpak na pag-type. Bago mo isumite ang iyong aplikasyon para sa isang trabaho na humihingi ng pag-type bilang kinakailangang kwalipikasyon, kumuha ng isang online na pagsusulit sa pag-type tulad ng inaalok sa LiveChat. Ang isang online na pag-type ng pagsusulit ay susukatin ang iyong bilis (mga salita kada minuto, o WPM) at katumpakan. Maraming employer ang pinasasalamatan ang katumpakan sa bilis. Halimbawa, kung nag-type ka ng 100 salita bawat minuto at ang iyong katumpakan ay 60 porsiyento lang, gugugulin mo ang oras ng pagwawasto sa iyong mga pagkakamali. Maaari ka ring magsikap na mag-type ng 50 WPM sa 100 porsiyentong kawastuhan. Maraming mga online na tutorial upang matulungan kang mapabuti ang iyong mga kasanayan sa pagta-type.
Ang mga kasanayan sa klerikal sa panahong ito ay karaniwang magkasingkahulugan na may kakayahang gamitin ang mga application ng pagiging produktibo - tulad ng Microsoft Word, Excel at madalas PowerPoint at Access - sa computer. Ang iyong kasanayan sa Microsoft Word, Excel at iba pang mga application ng software ay nakasalalay, sa bahagi, sa iyong mga kasanayan sa pagta-type. Ang parehong sa data entry. Kapag nagpo-compose ka ng mga liham, mga ulat o iba pang nakasulat na mga materyal sa isang format ng pagsasalaysay, malamang na gagamitin mo ang Microsoft Word. Ang mga spreadsheet na iyong nilikha ay mangangailangan ng mga kasanayan sa pagpasok ng data at kaalaman sa Microsoft Excel - na parehong nangangailangan ng katumpakan, at sa ilang mga kaso, ang bilis, depende sa kung gaano ka mabilis na gumawa ng iyong trabaho. Ang terminong "entry ng data" ay karaniwang tumutukoy sa mga kasanayan sa pag-keyboard (ibig sabihin, pag-type) na may mga numero, kasama ang antas ng iyong ginhawa sa kanang bahagi ng keyboard na katulad ng isang 10-key na pagdaragdag ng makina.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingKomunikasyon ng Telepono at Opisina
Ang mga sekretarya, mga katulong na administratibo at mga receptionist sa pangkalahatan ay kinakailangan upang sagutin ang mga telepono ng opisina, na maaaring mula sa isang solong linya ng telepono sa isang multi-line na telepono ng negosyo o switchboard na katulad ng Voice Over Internet Protocol (VOIP) system.
Anuman ang bilang ng mga linya ng telepono ay dapat mong sagutin, ang tamang tuntunin sa telebisyon ay isang mahalagang lugar ng gawaing pang-clerikal. Ang karaniwang tungkulin ng telepono ng isang tanggapan ng manggagawa ay kinabibilangan ng pagtugon sa isang malinaw at propesyonal na paraan sa mga tumatawag, pati na rin ang pag-alam kung paano maayos na idirekta at i-redirect ang mga tawag. Kahit na hindi ka receptionist, dapat mong malaman ang tamang paraan upang tumugon sa mga tumatawag sa kaganapan na natanggap mo ang isang misdirected na tawag. Kung ikaw ay nag-aaplay para sa isang di-administratibong posisyon, huwag ilista ang mga kasanayan sa telepono sa iyong resume - sumangguni lamang sa iyong mga kasanayan sa pagsulat at pandiwang sa komunikasyon, dahil malamang na hindi ka na itatalaga sa tungkulin ng telepono. Sa kabilang banda, kung ikaw ay interesado sa isang posisyon na hindi pangasiwaan at ikaw ay ang backup na reserbasyon o kung pinamamahalaan mo ang mga kawani ng kleriko, ipahiwatig ang iyong kaalaman sa mga kumplikadong telepono o mga sistema ng switchboard upang maliwanag na pamilyar ka sa kagamitan.
Naglalarawan sa Iyong mga Clerical na Kakayahan
Kung paano mo ilarawan ang iyong mga kasanayan sa klerikal at kakayahan ay maaaring depende sa posisyon kung saan ka nag-aaplay. Kung ang pag-post ng trabaho ay partikular na nagsasaad na ang mga tungkuling clerical ay isang bahagi ng trabaho, kung gayon ay sa lahat ng paraan ang iyong resume at ang aplikasyon ay dapat magsama ng isang seksyon para sa "Clerical Skills." Sa seksyon na ito, ipahiwatig ang mga application ng software na ikaw ay marunong sa; kung ikaw ay isang advanced na gumagamit, isama na sa iyong paglalarawan. Kung mayroon kang pagsasanay o sertipikasyon sa mga application na iyon, maaari mo ring isama na sa paglalarawan ng iyong mga kasanayan o sa ibang seksyon ng iyong resume para sa pagsasanay at sertipikasyon. Bilang karagdagan, kung mayroon kang malaking bilang ng mga taon ng karanasan gamit ang ilang mga application, ilista din iyon.
Halimbawa, ang iyong resume ay maaaring sabihin: "Microsoft Word - 10 taon ng karanasan, kabilang ang malakas na kasanayan na lumilikha ng kumplikadong mga ulat, pagbubuo ng mga sulat at paggamit ng mga function ng mail-merge para sa mahusay na paghawak ng mga mass mailings. Microsoft Excel - 8 taon ng karanasan, kasama ang 3 taon gamit ang mga function tulad ng paglikha ng mga formula ng multi-reference, mga pivot table at VLOOKUP. "
Kung ikaw ay nag-aaplay para sa isang trabaho na kung saan ikaw ay hindi bahagi ng administratibong pangkat o kung hindi ka nag-aaplay para sa isang klerikal na trabaho, isaalang-alang ang naglalarawan sa iyong mga kasanayan sa teknolohiya sa isang paraan na hindi mukhang ikaw ay isang accountant na naghahanap ng isang secretarial posisyon. Halimbawa, kung ang pag-post ng trabaho ay para sa isang accountant na may kaalaman sa mga application ng software at produktibo, huwag ilista ang "Clerical Skills" sa iyong resume. Isama ang isang maikling paglalarawan ng iyong kahusayan sa mga partikular na application, tulad ng Microsoft Excel, Access at PowerPoint - ang mga madalas na ito ay ang mga application na ang mga empleyado sa propesyonal na mga tungkulin ay kailangang maging komportable sa paggamit. Muli, kung ikaw ay isang advanced na gumagamit ng Excel o nakatanggap ng pagsasanay o sertipikasyon sa isang application na ginagamit ng mga accountant, isama iyon sa iyong resume. Maaari mong gamitin ang header na "Mga Application sa Pagiging Produktibo" o isang katulad na bagay upang hindi ito mukhang mas nakatuon sa mga klerikal na aspeto ng trabaho na gusto mo, sa halip na ang mga kwalipikasyon na iyong dadalhin sa talahanayan para sa isang mas mataas na antas na posisyon.
Mga Opisyal na Pangangasiwa ng Administrasyon na Kinakailangan sa Mga Kasanayan sa Clerical
Ang mga tungkulin ng mga katulong na pang-administrasyon ay nangangailangan ng mga kasanayan sa klerikal, bagaman ang pag-post ng trabaho ay maaaring hindi partikular na magsasabi "Narito ang mga kasanayan sa klerikal na kailangan mong gumana sa papel na ito." Ang mga tungkulin sa trabaho na nakalista ay mga halimbawa ng mga gawain na nangangailangan ng mga kasanayan sa klerikal. Narito ang isang halimbawang pag-post ng trabaho para sa isang posisyong pang-administratibong katulong na nangangailangan ng mga kasanayan sa klerikal at opisina:
Ang ABC Public Health Institute ay naghahanap ng isang Administrative Assistant upang suportahan ang Public Health Laboratory Manager at tumulong sa araw-araw na operasyon ng Public Health Laboratories. Ang executive assistant administratibo na ito ay matatagpuan sa ikapitong palapag ng Institute upang batiin ang mga bisita, mag-aaral, guro at kawani. Bilang karagdagan sa pagbibigay ng pinakamataas na antas ng serbisyo sa kostumer, ang taong ito ay magkakaloob ng suporta sa pangkalahatang tanggapan para sa mga kawani at kawani na nakabatay sa laboratoryo habang tinutulungan ang tagapagpaganap na Tagapangasiwa ng Pampublikong Kalusugan at Pampublikong Kalusugan Institute na may iba't ibang mga gawain sa pangangasiwa at mga kaugnay na gawain.
Ang executive assistant administratibo ay: Maligayang pagdating, orient at sumangguni sa mga bisita; direktang mga tawag sa telepono, kumuha ng mga mensahe at mga sagot sa tanong tungkol sa Public Health Institute at sa Public Health Laboratories; tumulong sa pag-order, pagtanggap, pag-stock at pamamahagi ng opisina, mga laboratoryo at pagtuturo ng mga supply; tumulong sa iba pang kaugnay na mga tungkuling pang-clerical tulad ng photocopying, pag-fax at pag-file, kung kinakailangan; monitor at muling magtustos ng mga supply ng opisina sa araw-araw, kabilang ang mga supply tulad ng papel at toner para sa mga copier at printer; subaybayan ang mga conference room nang regular upang matiyak na sapat ang mga stock sa mga kagamitan sa opisina at mga materyales sa pagtatanghal; mapanatili ang kalinisan at kaligtasan ng kapaligiran sa trabaho sa central office suite at iba pang mga pampublikong lugar sa buong ikapitong palapag na lokasyon; sundin ang mga pamamaraan ng seguridad para sa mga empleyado at nangangailangan ng pagsunod sa mga pamamaraan ng seguridad para sa mga bisita sa buong lugar ng opisina; ilagay ang mga order gamit ang proseso ng pagbili ng interoffice, at panatilihin ang accounting ng mga order at supply ng paggamit sa buong ikapitong palapag; reserba ang ika-pitong floor conference room para sa Public Health Institute; maglingkod bilang pangunahing punto ng pakikipag-ugnay para sa mga kawani at tauhan ng Laboratory; magsumite ng mga kahilingan sa pagpapanatili para sa mga kagamitang pang-opisina at kasangkapan; coordinate pick-up at paghahatid ng magdamag at ipahayag ang mga serbisyo ng mail (hal., FedEx, UPS); at maglingkod bilang pangunahing punto ng pakikipag-ugnay para sa mga guro, mga bisita at estudyante.
Staff Accountant (Non-Administrative) Mga Trabaho na Nangangailangan ng Clerical Skills
Gayundin, may mga iba pang mga posisyon na hindi mga tungkulin na pang-administratibong katulong, ngunit nangangailangan ito ng mga katulad na kasanayan sa klerikal, tulad ng isang tauhan ng accountant. Ang halimbawang ito ng pag-post ng trabaho para sa isang tauhan ng accountant ay may ilang mga tungkulin na nangangailangan ng mga kasanayan sa klerikal. Gayunpaman, hindi partikular na nakalista ang mga ito bilang mga kasanayan sa klerikal o opisina. Halimbawa:
Ang Accountant ng Kawani para sa XYZ Industries ang magiging responsable sa paghahanda ng mga entry sa journal, buwanang at katapusan ng taon, pagsasaayos ng bangko, pagpapanatili ng fixed asset, at pangkalahatang ledger reconciliation. Bilang karagdagan, ikaw ay lumahok sa pagsunod, iskedyul ng pagrepaso para sa mga proseso ng pag-uulat, at magtrabaho kasama ng aming mga panlabas na tagasuri para sa mga quarterly na pagsusuri at taunang pag-audit. Mga pangunahing responsibilidad - maghanda ng mga entry sa journal at mga rekonciliasyon ng account kabilang ang, ngunit hindi limitado sa, cash, prepaid na gastos at payroll; magsagawa ng close-end na buwan, mga entry sa journal, nang walang pangangasiwa; mapanatili ang fixed-asset ledger, depreciation at reconciliation; pag-aralan ang mga pahayag ng kita at mga balanse ng balanse, at makipag-ugnayan sa mga natuklasan sa pamamahala; lumahok sa mga hakbangin sa kagawaran; tulungan ang mga proseso ng pagtatapos ng buwan, quarterly at taon na pagtatapos, kasama ang paghahanda ng buwanang pampinansyal na paghahanda sa workbook; ipatupad, mapanatili at sumunod sa mga panloob na kontrol sa ilalim ng SOX at mga pamamaraan ng accounting na tinitiyak ang pagsunod sa GAAP; ulat tungkol sa pinansiyal na data at ipahayag ito sa isang kapaki-pakinabang at nauunawaan na paraan; pamahalaan ang capital lease at buwanang mga iskedyul ng pagbabayad.
Kasama sa mga kinakailangan sa trabaho ang: napatunayan na mga kasanayan sa analytical, tulad ng pagkilala ng mga problema, pagkolekta ng mga may-katuturang data, pagguhit ng mga wastong konklusyon, at pagrekomenda ng pagpapabuti at pagwawasto; karanasan sa pagsingil at pamilyar sa pagkakasundo ng account; ginustong mga account na maaaring tanggapin ang karanasan, pati na rin ang kahusayan sa Microsoft Excel; foundational knowledge sa mga entry sa journal at mga account na maaaring bayaran na karanasan; organisasyonal, nakasulat at pandiwang komunikasyon kasanayan; at kakayahang magtrabaho sa loob ng mga spreadsheet at mga database; dedikasyon at mga kinakailangang kasanayan upang matugunan ang mga kritikal na deadline ng negosyo.
Huwag kailanman mababawasan ang Relevance ng Clerical Experience
Kung ikaw ay nag-aaplay na maging isang administrative assistant o isang abogado sa paglilitis, huwag maliitin ang kahalagahan ng mga kasanayan sa klerikal o karanasan sa klerikal. Ang pag-alam sa iyong paraan sa pagpapatakbo ng opisina at mga kasanayan sa klerikal ay isang kapaki-pakinabang na kwalipikasyon sa anumang trabaho. Ang iyong pagiging pamilyar sa mga proseso ng opisina at kung paano pamahalaan ang mga ito ay, malinaw naman, mahalaga sa isang papel na pang-administratibo. Kung ikaw ay nag-aaplay para sa isang papel na kung saan ikaw ay inaasahan na mag-ingat ng mga kawani ng klerikal, kailangan mo ng mga kasanayan sa pamamahala, ngunit ang pag-unawa sa kahalagahan ng mga kasanayan sa opisina ay mahalaga rin dahil nangangahulugan ito na maaari mong i-coordinate ang mga workload at pamahalaan ang mga inaasahan ng trabaho ng iba na mag-uulat sa iyo. Bilang karagdagan, sa isang di-administratibong o nonclerical role, ang pagkakaroon ng mga kasanayan sa opisina ay nagpapahiwatig din na ikaw ay may kakayahang magtayo bilang isang miyembro ng koponan kapag ang administrative assistant o sekretarya ay hindi magagamit o nagtatrabaho sa iba pang mga prayoridad.
