Ang isang tagaplano ng pulong sa isang malaking pagpupulong na ari-arian ay namamahala sa kaganapan ng isang kliyente mula sa paunang pakikipag-ugnay hanggang umalis ang pangkat sa hotel. Ang tagaplano ay humahawak sa lahat ng bagay mula sa pagtataan sa pagtataan at mga kuwarto ng hotel sa pag-setup ng pagkain at kagamitan. Sa isang malaking pasilidad, maaaring may ilang tagaplano tagaplano na ang lahat ay may iba't ibang mga lugar ng kadalubhasaan at nagtutulungan sa mga kaganapan ng pangkat. Kabilang sa mga halimbawa ng mga iba't ibang lugar na ito ang reservation, pagkain at inumin at relasyon sa publiko.
$config[code] not foundMga Pampublikong Relasyon at Marketing
Sa papel na ito, ang tagaplano ng pulong ay nagsisilbi bilang isang kinatawan mula sa pasilidad ng pagpupulong at pagpupulong sa publiko. Ang trabaho ng tagaplano ay upang matiyak na ang pasilidad ay may positibong reputasyon at upang makatulong na dalhin ang pagpapareserba ng kliyente. Ang mga tagaplano ng mga tagaplano ay gumagawa ng mga polyeto na nagbabalangkas sa mga serbisyo ng pasilidad, tumugon sa mga email o mga pagtatanong sa telepono tungkol sa mga serbisyo sa pagpaplano ng kaganapan at magbigay ng impormasyon tungkol sa mga kasalukuyang pasilidad at mga serbisyo sa pagpupulong para magamit sa website ng hotel. Sa papel na ito, ang tagaplano ay lumilikha ng nilalaman para sa mga advertisement ng multimedia para sa departamento ng pagpaplano ng kaganapan ng pasilidad. Ang tagaplano ay kinakailangan ding tumulong sa mga negosyo at mga kombensiyon upang hikayatin ang bago at tuluy-tuloy na negosyo.
Pagpapareserba at Pagpaparehistro
Kapag nagtatrabaho lalo na sa mga pagpapareserba at pagpaparehistro, ang tagaplano sa pagtulong ay tumutulong sa mga kliyente sa paggawa ng reservation sa hotel at ballroom para sa mga dadalo. Depende sa kung gaano kalaki ang grupo at kung anong mga aktibidad ang gaganapin sa site, ang tagaplano ng pulong ay nagmumungkahi kung saan ang mga meeting room sa conference center ay pinakamahusay na nakakatugon sa mga pangangailangan ng kliyente. Ang tagaplano ng mga libro din ng mga grupo ng mga kuwarto ng hotel para sa mga kalahok ng kliyente at tumutulong sa anumang kinakailangang overflow lodging. Kabilang sa bahagi ng papel na ito ng tagaplano ng pulong ay kinabibilangan ng pakikipag-ayos ng isang rate ng diskwento sa grupo at posibleng tumulong sa mga kaayusan sa paglalakbay. Tumulong din ang mga tagaplano ng pulong sa pagpaparehistro sa site para sa mga dadalo.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingPagkain at Inumin
Ang bawat kombensiyon ay nangangailangan ng mga serbisyo sa pagkain at inumin. Sa kabutihang-palad para sa mga kliyente, ang mga tagaplano ng on-site na tagapamahala ay madaling mag-ingat sa bagay na ito para sa kanila. Tinutulungan ng tagaplano ng pulong ang kliyente upang malaman kung gaano karaming pagkain ang kinakailangan para sa inaasahang halaga ng mga dadalo. Ang bahagi ng ito ay tumutulong upang matukoy kung ang pagkain ay ihain sa isang hapunan na hapunan o estilo ng buffet at kung anong mga inumin ang dapat ihandog. Tinatalakay ng tagaplano ng pulong ang menu para sa bawat pagkain kasama ang kliyente at tumutulong upang bumuo ng isang badyet o pakikitungo sa pakete para sa kliyente.
Mga Tungkulin sa Teknikal
Mayroong maraming iba't ibang mga teknikal na aspeto ng trabaho ng tagaplano ng tagaplano sa isang malaking pagpupulong na ari-arian. Ang isa sa mga teknikal na pinansyal na aspeto ng papel ay upang matulungan ang kliyente na bumuo ng isang badyet at matukoy kung paano mababayaran ang lahat ng mga serbisyo sa pasilidad. Ang tagaplano ng pulong ay nagsasaayos ng buong kaganapan ng kliyente, tinitiyak na alam ng kliyente kung anong mga kuwarto sa pagpupulong ang magagamit sa anong oras at bumuo ng iskedyul ng kaganapan. Ang mga tagaplano ay may pananagutan para sa paghahanap, pag-upa at pag-set up ng anumang audio visual o iba pang espesyal na kagamitan ang mga pangangailangan ng kliyente. Ang tagaplano ng pulong ay maaari ring mahanap at mag-ayos para sa entertainment sa kahilingan ng kliyente.
