Maaaring mahalaga ang email, ngunit kung hindi ka nakikipag-usap sa tamang paraan, maaari mong talagang makapinsala sa iyong negosyo.
Mayroong ilang mga patakaran sa tuntunin at patnubay sa negosyo na maaari mong sundin upang matiyak na matatag ang iyong komunikasyon sa email. Narito ang 50 mga tip.
Mga Tip sa Etiquette Email sa Negosyo
Magkaroon ng isang Propesyonal na Email Address
Bago mo simulan ang pag-email, kailangan mong tiyakin na angkop ang iyong aktwal na email address. Sa isip, magkakaroon ka ng isang opisyal na email address na nagtatapos sa URL ng iyong kumpanya. Ngunit kung gumamit ka ng isang personal na Gmail account o isang katulad na bagay, tiyakin na pinapanatili mo itong simple sa iyong pangalan o inisyal, sa halip na subukan na maging cute o nakakatawa.
$config[code] not foundIsama ang isang Direct Line ng Paksa
Sa bawat email, dapat mong isama ang isang linya ng paksa na tumpak na sumasalamin sa nilalaman ng email. Lamang ng ilang mga buod ng salita ay magbibigay sa tatanggap ng isang ideya ng kung ano ang aasahan bago sila aktwal na basahin ang iyong mensahe.
Tanging Gamitin ang 'Sumagot Lahat' Kailan Kinakailangan
Kapag nakakuha ka ng mga email na kasama ang lahat ng tao sa iyong samahan o kahit ilang tao, maaari kang matukso upang isama ang lahat sa iyong tugon. Ngunit ito ay maaaring humantong sa maraming mga nasayang na oras para sa mga tao kung ang mensahe ay hindi nauugnay sa kanila. Kaya gamitin ang pag-aalaga at sagutin lamang ang lahat kung talagang kinakailangan ito.
Proofread
Hindi mo nais na maglaan ng oras upang gumawa ng isang mahusay na mensaheng email lamang upang ito ay littered sa spelling at mga pagkakamali grammar. Kaya tumagal ng isang minuto sa proofread at i-check ang spell bago ipadala upang maaari mong mahuli ang anumang mga potensyal na mga error.
Muling nabasa para sa Tono
Ngunit dapat mo ring basahin ang tunay na mensahe sa pamamagitan ng isang isip kung paano mababasa ito ng iyong tatanggap. Minsan, ang tono ay maaaring mawala sa email. Kaya siguraduhing basahin ito kung paano ka nagnanais.
Isipin mo ang iyong kaugalian
At siyempre, dapat mong isama ang mga detalye tulad ng mangyaring at salamat sa bawat mensahe.
Panatilihin itong Higit pang Pormal para sa Mga Kliyente / Pinuno
Maraming iba't ibang antas ng pormalidad pagdating sa email. Kaya siguraduhin na isaalang-alang mo ang iyong relasyon sa bawat tao bago ka kumportable. "Hey guys" ay maaaring maging angkop na pagbati para sa iyong mga kaibigan. Ngunit kapag nakitungo sa mga kliyente, malamang na nais mong panatilihin itong medyo mas propesyonal.
Gamitin ang Formality para sa Mga Bagong Contact
Gayundin, magandang ideya na panatilihing medyo pormal ang mga bagay sa mga taong iyong pinapadalhan ng email sa unang pagkakataon, hanggang sa makilala mo ang mga ito nang mahusay upang baguhin ito.
Gumamit ng isang Katanggap-tanggap na Pagbati
Mas partikular, gugustuhin mong isaalang-alang ang mga pagbati na ginagamit mo para sa bawat tao. Sa pangkalahatan, dapat mong panatilihin ang "Hey …" sa mga taong kilala mo nang may kabutihan. Ang "Hello" at buong pangalan ay mas naaangkop para sa mga kliyente o mga contact sa unang pagkakataon.
Dumikit ka sa paksa
Sa aktwal na katawan ng iyong email, gugustuhin mong panatilihing maikli hangga't maaari. Huwag gawin ang tatanggap na basahin ang isang nobela upang malaman kung ano ang iyong pangunahing punto.
$config[code] not foundHatiin ang Mga Mahahalagang Mensahe
Kung mayroon kang maraming mga punto upang makagawa, i-break up ang teksto na may iba't ibang mga talata o kahit mga numero upang gawing mas madaling basahin.
Maging Maaliwalas sa Iyong Tawag sa Pagkilos
Dapat mo ring isaalang-alang kung ano ang gusto mong gawin ng tatanggap sa iyong mensahe. Kung hinahanap mo silang sumagot sa isang tukoy na piraso ng impormasyon, sabihin sa kanila na tama sa dulo ng iyong email.
Gamitin ang Pangangalaga sa mga acronym at jargon
Kung isinama mo ang anumang mga acronym o partikular na hindi maintindihan sa industriya sa iyong mga email, isaalang-alang ang kaalaman ng tatanggap. Kung nakikipagtulungan ka sa mga kliyente sa iba't ibang mga industriya, halimbawa, baka gusto mong isama ang isang maliit na karagdagang impormasyon kaysa sa gagawin mo sa iyong mga katrabaho.
Isaalang-alang ang Iyong Pagsara
Pagkatapos sa dulo ng bawat email, gugustuhin mong pumili ng naaangkop na pahayag sa pagsasara. Gumamit ng isang bagay tulad ng "salamat," o "pinakamahusay," para sa mga email ng negosyo.
Isama ang Block Signature
Maaari mo ring isama ang isang pirma ng lagda na kinabibilangan ng ilang karagdagang impormasyon sa ibaba ng iyong mga email. Isama ang iyong pangalan at ilang impormasyon sa pakikipag-ugnay.
Gumawa ng Paunawa sa Anumang mga Attachment
Kung naglalagay ka ng anumang mga dokumento sa isang email, hayaan ang tatanggap na malaman kung ano ito kaya hindi nila kailangang buksan ito upang malaman lamang.
Huwag Kalimutan na Maglakip
Medyo pangkaraniwan din para sa mga tao na sabihin na naglalagay sila ng isang bagay at pagkatapos ay kalimutan na talagang gawin ito. Kaya double check bago magpadala.
Suriin ang Laki ng File
Ngunit gamitin ang pangangalaga kapag naglalakip ng mga malalaking file. Lamang gawin ito kapag talagang kinakailangan. O maaari mong subukan ang muling pagpapalaki ng mga larawan o pagbuwag ng file sa mas maliit na piraso upang gawin itong mas madaling pamahalaan.
Zip Large Files
Kapag mayroon kang mag-attach ng mga malalaking file, ilagay ang mga ito sa.zip file upang gawing mas madali sa iyong tatanggap.
Magtanong Tungkol sa Mga Kasapi na Una
Ito ay mahusay na kasanayan upang hilingin sa iyong tatanggap kung okay na magpadala ng isang malaking file muna. At pagkatapos malaman kung kailan magiging ang pinakamainam na oras para sa iyo na magpadala ng ganitong file.
Magtanong Tungkol sa Mga Uri ng File
Bilang karagdagan, suriin at tingnan kung anong mga programa ang may access sa iyong mga tatanggap upang maaari mong tiyaking mabubuksan nila ang mga kalakip na iyong ipinadala.
Magpadala ng mga PDF Kapag Posible
Ngunit ang mga PDF file ay simple upang tingnan sa anumang uri ng aparato. Kaya kung maaari, magpadala ng mga PDF sa halip ng mga file na nangangailangan ng isang partikular na programa.
Huwag Buksan ang Mga Attachment mula sa Mga Tao na Hindi Mo Alam
Sa kabilang panig ng equation na iyon, kapag nakakuha ka ng attachment sa isang email na hindi mo inaasahan, mag-ingat sa pagbubukas nito. Kung hindi ka sigurado tungkol sa isang bagay, tanungin ang nagpadala tungkol sa attachment bago aktwal na bubuksan ito.
Huwag Ibahagi ang Kumpedensyal na Impormasyon
Dahil ang mga email ay napakadaling ipasa at ibahagi, o sa di-sinasadyang ipadala sa maling tao, hindi ito ang tamang format para sa pagbabahagi ng anumang sensitibo o kumpidensyal na impormasyon.
Mag-ingat sa Katatawanan
Maaari ka ring matukso upang idagdag sa isang maliit na kasiyahan o katatawanan sa iyong mga email. Ngunit dahil mahirap matukoy ang tono sa mga email, tiyakin na napakalinaw o panatilihin ang mga biro sa mga taong talagang komportable ka.
Manatiling Layo mula sa mga Silly Font
Ang e-mail din ay hindi ang tamang lugar para sa iyo upang makakuha ng creative na may mga elemento ng disenyo. Stick sa mga font na klasikong at madaling basahin.
Manatili sa Black and White
Gayundin, lumayo mula sa mga natatanging kulay ng font at mga pattern ng background. Ang klasikong itim at puti ay ang pinakamadaling basahin.
Limitahan ang Paggamit ng Mga Punto ng Exclamation
Ang mga tandang pang-abiso ay maaaring makatulong sa iyo na ihatid ang isang pakiramdam ng kaguluhan o diin. Ngunit huwag gamitin ang mga ito nang labis o ang iyong mensahe ay hindi mukhang propesyonal.
Mag-ingat sa Lahat ng Mga Caps
Ang lahat ng mga takip ay maaari ring magdagdag ng ilang diin. Ngunit maaari rin itong makilala habang nagsisigaw. Kaya't kung ito ay talagang kinakailangan, isaalang-alang ang paggamit ng mga italics o isang bagay sa halip.
Gumamit lamang ng mga Emoticon sa Ilang Tao
Pagdating sa mga smiley at emoticon, panatilihin ang mga ito sa mga pag-uusap sa mga kaibigan at malapit na katrabaho na alam mo ay hindi magkakaintindihan o makita ang mga ito bilang hindi propesyonal.
Isaalang-alang ang Iba't ibang Kultura at Wika
Maaari mo ring minsan ay tumutugma sa mga tao mula sa iba't ibang kultura o pinagmulan. Kaya siguraduhin na isaalang-alang na kapag crafting ang iyong mga sagot upang hindi mo saktan ang damdamin o malito sinuman.
Hakbang Bumalik Bago Ipadala ang Emosyonal na Mensahe
Kung sakaling makita ang iyong sarili sa isang sitwasyon kung saan kailangan mong magpadala ng isang galit o kung hindi man emosyonal na email, bihasa ang iyong mensahe pagkatapos ay tumakas para sa ilang sandali upang i-clear ang iyong ulo. Pagkatapos ay muling bisitahin ang mensahe sa ibang pagkakataon upang matiyak na talagang ito ang gusto mong sabihin.
Tumugon sa mga hindi sinasadyang Mensahe
Sa mga sitwasyon kung saan nakatanggap ka ng isang email na hindi nilayon para sa iyo, tumugon sa nagpadala upang mabilis na ipaalam sa kanila.
Kumpirmahin ang Resibo para sa Mga Mensahe Hindi ka Makakaapekto
At kung makakakuha ka ng isang email na para sa iyo ngunit hindi isang bagay na maaari mong ganap na tumugon, ipaalam lamang sa nagpadala na natanggap mo ito at kung kailan mo magagawang makuha ito.
Magsimula ng Bagong Chain ng Email para sa Mga Bagong Paksa
Kapag ang pag-email sa isang taong madalas na tumutugon sa iyo, maaari itong maging kaakit-akit upang patuloy na magpatuloy ang isang kadena. Ngunit ito ay maaaring maging mahirap para sa iyo upang mapanatili ang iyong mga pag-uusap na nakaayos. Kaya simulan ang isang bagong chain para sa bawat bagong paksa.
Tanging Ipasa ang mga Mensahe Kapag Kinakailangan
Ang pagpapasa ay maaaring maging kapaki-pakinabang na tampok para sa mga gumagamit ng email. Ngunit maaari rin itong mag-overuse. Kaya bago ka mag-forward ng anumang mga mensahe, tiyakin lamang na talagang kinakailangan ang mga ito upang hindi mo mapanganib ang mga taong may mga email.
Magdagdag ng Personal na Mensahe Kapag Nagpapasa
Kapag natagpuan mo ito kinakailangan upang mag-forward ng mga email, magdagdag ng isang personal na mensahe sa itaas upang ipaliwanag sa halip na lamang pumindot pasulong at gawin ang tatanggap na basahin sa buong email na walang konteksto.
Suriin ang Nilalaman Bago ang Pagpapasa
At kung nagpapasa ka ng isang kwento ng balita o anumang uri ng impormasyon na hindi mo personal na ma-vouch para sa, gumawa ng ilang mabilis na pagsasaliksik upang i-verify ang katumpakan upang hindi ka magtapos sa pag-aaksaya ng oras ng sinuman gamit ang impormasyong hindi tama.
Huwag Magdagdag ng Mga Tao sa Mga Listahan ng Email Hindi Sila Mag-sign Up Para
Kung mayroon kang anumang mga chain email o listahan ng grupo na magpapadala ka ng mga email sa regular, idagdag lamang ang mga tao sa listahang iyon kung binigyan ka nila ng pahintulot.
Magtanong na Kinuha ang Mga Listahan na Hindi Mo Mag-sign Up Para sa
At kung ikaw ay idinagdag sa isang listahan na hindi mo nag-sign up para sa, huwag matakot na makipag-ugnay sa nagpadala at magalang na humiling na alisin.
Bigyan ang mga tao ng sapat na oras upang tumugon bago magpadala ng mga paalaala
Kung nagpadala ka ng isang email at hindi nakakuha ng tugon, maaaring gusto mong magpadala ng isang mabilis na paalala. Siguraduhin na binigyan mo ang tao ng isang araw o dalawa upang tumugon, depende sa kung gaano katagal ito ay ginagawa ng mga ito upang gawin ito.
Suriin ang Iyong Spam Folder
Magandang ideya din na suriin ang folder ng iyong junk o spam bago magpadala ng mga email ng paalala sa mga tao - kung sakaling ipinadala na nila ito.
Gamitin ang Mga Mensahe sa Lamang Kapag sa Bakasyon
Kapag nagpunta ka sa bakasyon o sa labas ng opisina para sa higit sa isang araw o dalawa, i-set up ang isang auto-reply o layo ng mensahe upang ang mga tao ay makakakuha ng isang mabilis na tugon kapag nag-email sila sa iyo.
Hayaan ang mga taong malaman kapag ikaw ay sumagot
Sa mensaheng iyon, isama ang petsa na babalik ka sa opisina at kapag inaasahan mong makakabalik ng mga email upang malaman nila kung kailan aasahan ang isang tugon.
Bigyan Sila ng Isa pang Makipag-ugnay para sa mga Kagyat na Mga Bagay
At kung sakaling ang anumang mga katanungan ay partikular na kagyat, isama ang isa pang contact sa loob ng iyong negosyo na maaari silang makipag-ugnay sa.
Idagdag ang Huling Email Address
Kung nag-draft ka ng isang bagong-bagong email, magsimula sa paksa at nilalaman bago idagdag ang email address ng tatanggap. Ito ay pipigil sa iyo na aksidenteng ipadala ito masyadong maaga.
I-double-check ang Recipient
Gusto mo ring tiyakin na ipinapadala mo ito sa tamang tao. Kaya laging i-double check na bago ka magpadala.
Triple-check Name Spelling
At bumalik at tingnan ang isa pang oras na na-spell mo ang pangalan ng tao nang tama sa iyong email. Hindi ka maaaring maging maingat sa pagkakataong ito.
Tiyaking Tiyaking Iyong Nagpapakita ang Iyong Pangalan
Dapat mo ring tiyakin na tama ang pagpapakita ng iyong sariling pangalan sa iyong lagda at sa patlang ng nagpadala.
Tanggalin Mabilis Kung Kinakailangan
Ang ilang mga email client tulad ng Gmail ay may isang tampok na magbibigay-daan sa iyo upang tanggalin ang mga email na ipinadala kung gagawin mo ito kaagad. Kaya kung nakalimutan mong i-double check ang anumang bagay, tanggalin ang email nang mabilis bago ito aktwal na makakakuha sa tatanggap.
Email Larawan sa pamamagitan ng Shutterstock
Higit pa sa: Mga Sikat na Artikulo 9 Mga Puna ▼
