Maraming mga pulong sa negosyo ang mahalaga para sa komunikasyon at pangangasiwa, ayon sa isang artikulo sa "Balls ng Negosyo." Gayunman, ang mga tao ay nangangahulugan ng mga pagpupulong na itinuturing nilang hindi mabisa, hindi organisado at wastong oras. Bago mo ipadala ang susunod na imbitasyon sa pagpupulong, gumamit ng checklist sa pagpupulong upang maghanda para dito. Ang ganitong uri ng tool ay tumutulong upang i-streamline ang mga layunin ng pulong at kilalanin ang mga kinakailangang kalahok at pagkilos.
$config[code] not foundChecklist ng Pre-Meeting
Ang mga matagumpay na tagaplano ng pagpupulong ay nag-pre-plan ng lahat ng mga aktibidad at mga bagay sa pagpupulong bago magpadala ng mga imbitasyon. Ang mga aktibidad sa pre-meeting ay kinabibilangan ng pagpili ng isang maginhawang araw at oras para sa pagpupulong, nagbu-book ng lokasyon ng pulong (tulad ng isang conference room, hall ng kaganapan o pribadong silid ng restaurant), at pagpapasya kung sino ang kailangang nasa pulong. Maraming pagpupulong ang nakakuha ng track sa pamamagitan lamang ng hindi pagkakaroon ng mga mahahalagang gumagawa ng desisyon sa talahanayan o sa pamamagitan ng pagkakaroon ng napakaraming mga sumasang-ayon na kalahok na nagtapon ng lahat ng tao sa pangunahing paksa. Ang iba pang mahahalagang bagay para sa checklist na pre-meeting ay ang agenda ng pagpupulong, na may mga tagal ng panahon para sa bawat seksyon o paksa ng pulong; lahat ng mga tool sa pagtatanghal, kabilang ang mga koneksyon sa laptop, mga tawag sa telepono ng mga linya at handout; at tanghalian o pampalamig. Ang karamihan sa mga tagaplano ng pulong ay nagtatalaga rin ng isang takdang tagakita ng pulong sa oras na ito.
Checklist sa pagpupulong
Kapag nagsimula ang pagpupulong, ang pinaka mahusay na mga lider ng pagpupulong ay gumagamit ng isang checklist upang matiyak na walang mga item sa agenda ang napalampas o nakalimutan. Kabilang sa mga item sa checklist ang pagkuha ng roll call ng mga dadalo ng pulong, pagrepaso sa mga tala ng huling pagpupulong at malinaw na pagtukoy sa agenda ng kasalukuyang pulong. Kasama sa karamihan ng mga agenda sa pagpupulong ang kahulugan ng isang problema, pag-brainstorm ng mga solusyon, pagboto sa mga solusyon at paglutas ng problema. Maraming mga pinuno ng pulong ang nagsasama ng mga bagay tulad ng "siguraduhing hilingin at tumanggap ng mga opinyon mula sa lahat ng mga kalahok," lalo na kapag mayroon silang iba pang mga tinig, may opinyon na mga dadalo. Tiyaking talakayin ang mga susunod na hakbang bago magtatapos ang pulong.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingMga Listahan ng Checklist ng Post-Meeting
Kadalasan ay may ilang mga aksyon na gaganapin pagkatapos ng isang pulong, at ang isang checklist ng pulong ay maaaring makatulong upang matiyak na walang nakalimutan o napapansin. Ang ilan sa mga item sa checklist ng post-meeting ay maaaring kasama ang pag-type ng mga tala ng pagpupulong, pamamahagi ng mga tala at pagsunod sa mga susunod na hakbang. Ang ilang mga susunod na hakbang ay maaaring magsama ng pagsasaliksik ng mga paksa nang mas lubusan, pagtugon sa mga karagdagang shareholder o pagtatakda ng isang petsa para sa isang follow-up meeting. Ang iba pang mga halimbawa ng mga uri ng mga item na ito ay ang paglikha ng isang task force, pagkuha ng feedback sa mga kalahok at pakikipag-usap sa anumang mga pangunahing desisyon sa natitirang bahagi ng kumpanya.
