Ang pagpapanatiling mga customer masaya ay kritikal sa tagumpay ng anumang negosyo. Ang mabilis na pagtugon sa mga reklamo ay maaaring makatulong sa iyo na mapanatili ang mga customer na hindi nasisiyahan sa serbisyo na kanilang natanggap mula sa iyong kumpanya. Ang isang mahusay na nakasulat na tugon ng sulat ay sumusunod sa isang pangunahing format at isang mahalagang tool sa proseso ng pagrereklamo ng reklamo ng iyong kumpanya.
Ibuod ang Sitwasyon
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pagpapasalamat sa customer sa pagsasabi sa iyo tungkol sa problema. Mahalagang simulan ang sulat sa isang positibong tala, dahil alam mo na ang customer ay hindi nasisiyahan sa iyong kumpanya. Banggitin na pinahahalagahan mo ang kanyang negosyo at nagsusumikap upang matiyak na ang mga customer ay may isang mahusay na karanasan sa iyong kumpanya. Bigyan ng maikli ang reklamo, kabilang ang anumang mga petsa, kung naaangkop. Tanungin ang customer na makipag-ugnay sa iyo kung ang iyong buod ay hindi tumpak na naglalarawan ng kanyang isyu. Isama ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka tungkol sa karanasan ng customer.
$config[code] not foundGamitin ang Empatiya
Hayaang malaman ng kostumer na nauunawaan mo kung bakit siya ay mapataob o hindi maligaya. Kung mali ang iyong kumpanya, humingi ng paumanhin para sa error o sitwasyon. Kahit na ang iyong kumpanya ay tama, ito ay pinakamahusay na hindi upang pigilan ang mga customer sa pamamagitan ng bigay-sala ang sitwasyon sa kanya. Ang website ng Intuit ay nagmumungkahi na sabihin mo sa customer na naiintindihan mo na hindi mo matupad ang kanyang mga inaasahan kung sa palagay mo ay hindi tama ang reklamo. Ang punto ng talata na ito ay upang maitatag ang kaugnayan sa kliyente at pakiramdam niya na mahalaga ang kanyang opinyon.
Mag-alok ng Solusyon
Hayaan ang mga customer na malaman kung ano ang maaari mong gawin upang malutas ang sitwasyon. Ipaliwanag nang detalyado kung ano ang iyong gagawin at kailan mo ito gagawin. Sa ilang mga kaso, maaaring kailangan mo ng karagdagang impormasyon mula sa kanya, tulad ng mga dokumento o nakumpletong mga form, bago mo matugunan ang problema. Sabihin sa customer ang eksaktong impormasyon na kailangan mo at kapag kailangan mo ito. Iwasan ang pag-apply ng mga patakaran ng kumpanya masyadong rigidly. Hindi ka magkakamali kung tumanggi kang ayusin ang isang isyu na naganap isang araw pagkatapos ng isang warranty na nag-expire, ngunit malamang na mawawalan ka ng isang customer - at ang customer na iyon ay sasabihin sa iba sa kanyang karanasan sa iyong kumpanya.
Tapusin ang Sulat
Tapusin ang sulat sa iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay kung nais ng kostumer na talakayin pa ang bagay. Magbigay ng maraming paraan kung saan maabot ka ng customer, tulad ng isang email address at iyong diretsong linya ng telepono. Iwasan ang pagbibigay ng isang pangkalahatang numero ng telepono ng kumpanya o isa na nangangailangan ng customer na mag-umaan sa maraming mga senyas upang mag-iwan ng mensahe. Kung nahihirapan ka na maabot ka ng kostumer, maaari siyang maging bigo at pakiramdam na hindi ka seryoso ang paglutas ng kanyang problema. Salamat muli sa customer para sa pakikipag-ugnay sa iyo at hilingin sa kanya upang ipaalam sa iyo kung mayroon siyang anumang karagdagang mga problema.
