Ang mga sistema ng pag-file ay nagtatatag ng mga pamamaraan ng opisina na nagtatatag ng impormasyon alinsunod sa pare-parehong mga patakaran na nagpapadali upang makahanap ng impormasyon. Ang mga sistema ng pag-file ay nagsasaayos ng mga dokumento na ipinadala ng ibang mga indibidwal at organisasyon sa kumpanya, mga talaan ng mga panloob na aktibidad ng kumpanya at mga talaan ng impormasyon na ipinadala ng kumpanya sa ibang mga kumpanya at indibidwal.
Inbox at Outbox
Ang outbox ay mayroong mga papalabas na dokumento bago sila ipamahagi. Kasama sa mga papalabas na dokumento ang mga papalabas na mail, fax o dokumento upang mag-scan at magpadala ng email sa mga entity sa labas ng samahan. Ang inbox ay humahawak ng mga papasok na dokumento bago sila isampa o ipamahagi sa loob. Kasama sa mga dokumentong ito ang mga memo; mga dokumento na detalye ng isang bagong proyekto, inisyatiba o kliyente; at mga dokumento na nakukuha sa koreo. Ang ilang mga inbox ay may dalawang seksyon. Ang isang seksyon ay may hawak na mga dokumento na may umiiral na mga file at may isa pang seksyon na mayroong mga dokumento na nangangailangan ng isang bagong file.
$config[code] not foundMga File at Mga Kategorya
Ang mga file ay mga folder na nagtataglay ng impormasyon na pagmamay-ari ayon sa pangalan, petsa, paksa, lokasyon, proyekto o ibang data. Maramihang mga file ay naka-grupo ayon sa mga kategorya. Kadalasan ang mga kategoryang ito ay nakatalaga ng isang color at color-coded na mga folder o mga sticker na ginagamit para sa madaling pagtukoy sa mga kategoryang ito. Ang mga sistema ng pag-file ay nagtatatag ng lohikal na pagkakalagay ng mga indibidwal na file sa loob ng isang kategorya. Halimbawa, ang opisina ng doktor ay maaaring may mga kategorya ng naka-code na may kulay na tumutugma sa bawat letra ng alpabeto para sa mga huling pangalan ng pasyente. Ang iba pang mga sistema ng pag-file ay nagsasaayos ng mga file ayon sa paksa, numerikal, heograpikal at magkakasunod na mga kategorya at posisyon.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingCorrespondence
Ang papasok na mail ay naka-imbak sa mga file na tumutukoy sa impormasyon sa mga dokumento. Ang mga kumpanya ay naglalagay ng mga kopya ng mga sagot sa papasok na koreo sa parehong file bilang orihinal na papasok na mga dokumento. Ang ilang mga kumpanya ay nagtatala ng mga photocopy ng mga nakumpletong tugon upang makilala ang mga ito mula sa mga tugon na hindi pa naihatid. Gayundin, ang mga photocopy ng mga papalabas na dokumento ay nakaimbak sa mga file na tumutukoy sa impormasyon sa mga dokumento, at nakaimbak sa parehong file bilang anumang tugon na natatanggap ng kumpanya sa mga dokumentong iyon.
Panloob na Pamamahagi
Ang inbox ay may mga dokumento na ipinamamahagi sa loob ng isang organisasyon kabilang ang mail para sa mga indibidwal na empleyado, mga memo at iba pang mga pisikal na dokumento na tinatanggap ng mga indibidwal na empleyado. Ang mga dokumento sa loob ng inbox ay ibinahagi sa mga empleyado sa pamamagitan ng paglalagay ng mga dokumento sa mga drop box ng empleyado, at paminsan-minsan sa pamamagitan ng pag-scan o pag-fax ng dokumento sa mga remote na empleyado.
Pagpasok ng Key
Kung walang umiiral na file na lohikal na tumutugma sa isang bagong dokumento pagkatapos ay nilikha ang isang bagong file upang iimbak ito. Gayundin, ang isang bagong kategorya ay nilikha para sa isang bagong dokumento kung walang umiiral na kategorya na akma sa dokumento. Ang mga key ng file ay nagbibigay ng index para sa isang sistema ng pag-file. Listahan ng mga key ng key at i-code ang lahat ng mga kategorya sa isang sistema ng pag-file, at ipabatid kung paano nakaayos ang impormasyon sa loob ng bawat kategorya. Anumang oras ng isang bagong kategorya ay nilikha, ang file key ay na-update at ipinamamahagi sa natitirang mga tauhan o ipinapakita sa isang gitnang sanggunian point.
