Sa araw na ito ng electronic office, posible na kunin ang konsepto ng pag-file ng mga papeles para sa ipinagkaloob. Ang pagbubuo ng mahusay na mga patakaran sa pag-file ng opisina ay maaaring makatulong na mapanatili ang mga mahahalagang dokumento na magagamit at madaling aktibong mga dokumento. Anuman ang kung magkano ang dokumentasyon ay ginagawa sa mga computer, laging may isang tiyak na halaga na kailangang ma-print at mag-file sa pamamagitan ng kamay. Panatilihin ang pag-file ng opisina at maaari kang magpatakbo ng isang mas mahusay na opisina.
$config[code] not foundResponsibilidad
Anuman ang detalyado ng isang patakaran sa pag-file ng opisina, ang isang tao ay kailangang responsable sa pagpapatupad ng patakaran sa araw-araw upang ito ay maging epektibo. Ang pagpapahintulot sa awtoridad ng pag-file ay maaaring mag-iba depende sa dami ng impormasyon na isasampa, ang pagiging kumplikado ng sistema ng paghaharap at kung gaano kadalas ang nakuhang impormasyon at kailangang muling i-file.
Sa isang mahusay na patakaran sa pag-file, ang pag-file ay dapat lamang gawin ng responsableng tao. Kung ang ibang tao ay mag-aalis ng isang dokumento, dapat may patakaran na ang dokumento ay inilagay sa isang "in" na basket upang maihain ng responsableng partido. Kung may ilang mga tao na may pananagutan sa pag-file, dapat kang lumikha ng isang sistema sa bawat folder kung saan ang huling taong nag-file ng isang bagay ay dapat mag-sign sa kanilang mga inisyal. Upang mapanatili ang isang mahusay na sistema ng pag-file, ang mga responsableng tao ay dapat managot.
Kulay ng Pag-encode
Ayon sa PowerHomeBiz.com, isa sa mga paraan upang mapanatili ang iyong mga file na nakaayos ay sa pamamagitan ng pag-coding ng kulay sa kanila. Maaari mong kulayan ang mga file ng code sa pamamagitan ng paggamit ng mga sticker na may kulay na tab, o maaari kang bumili ng mga folder ng file ng iba't ibang kulay upang gamitin sa iyong mga cabinet.
Kapag nakahiwalay ka sa pamamagitan ng kulay, maaaring mas mahusay na gamitin ang color coding system para sa mas kumpletong mga heading at pagkatapos ay isang iba't ibang mga sistema para sa mga sub-headings. Halimbawa, ang lahat ng mga dokumento sa pananalapi ay maaaring ilagay sa berdeng mga file ngunit ang mga dokumentong nauukol sa impormasyon sa buwis ay magkakaroon ng kanilang sariling sistema sa lugar. Eksperimento sa kulay na coding ng iyong color coding system. Maaaring gamitin ang mga green folder para sa mga dokumento sa pananalapi, ngunit maaaring ilagay ang mga sticker sa red tab sa impormasyon na may kinalaman sa buwis.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingAktibo at Pag-archive
Ang iyong pinaka-ginagamit na mga file ay ang mga dapat isaalang-alang na aktibo, at ang mga hindi na-refer sa isang regular na batayan ay maaaring i-archive. Ang isang aktibong sistema ng file ay pabago-bago at nag-iiwan ng puwang para sa pagpapalawak at pagdaragdag. Sa sandaling ang isang dokumento ay itinuturing na lampas sa aktibong bahagi nito, inililipat ito sa pag-archive. Panatilihin ang iyong mga aktibong file na magagamit para sa mga kakailanganin ng mga ito, at panatilihin sa pag-aayos ng iyong mga aktibong file araw-araw.
