Para sa mga maliliit na may-ari ng negosyo, ang paglikha ng isang patakaran sa social media ay isang epektibong paraan upang matulungan ang iyong mga empleyado na makipag-ugnay sa mga customer, linawin ang iyong mga mensahe sa pagmemerkado at protektahan ang iyong kredibilidad online. Tingnan natin kung paano lumikha ng isang patakaran sa social media.
Ano ang Patakaran sa Social Media?
Narito ang isang kahulugan:
"Ang isang patakaran sa social media ay isang hanay ng mga alituntunin na naglalarawan kung paano dapat makipag-ugnayan ang mga empleyado sa mga customer online."
Sa pangkalahatan, ang karamihan sa mga patakaran ay nagbibigay ng mga alituntunin para sa
- Corporate blog
Tandaan, hindi mo kailangang lumikha ng mga indibidwal na patakaran para sa bawat site ng social media. Sa halip maaari kang lumikha ng isang dokumento sa patakaran ng master at bumuo ng mga maikling kabanata para sa bawat tukoy na site. Ginagawa nitong mas madaling pamahalaan ang dokumento at panatilihing kontrolado ang mga pagbabago.
Mga Handbook ng Empleyado at Patakaran sa Social Media
Mula sa isang anggulo, maaari mong buuin ang iyong patakaran sa social media bilang isang subset ng iyong handbook ng empleyado. Nangangahulugan ito na kapag may sumali sa kumpanya, ang mga alituntunin para sa pakikipag-ugnay sa online ay sakop sa ilalim ng kabanatang iyon sa handbook.
O, maaari kang lumikha ng isang nakapag-iisang dokumento at sumangguni sa handbook ng empleyado kung kinakailangan. Binabawasan nito ang bilang ng salita bilang, halimbawa, maaari mong i-reference ang legal na impormasyon at mga patakaran ng HR sa dokumentong ito.
Nagsisimula
Tulad ng maraming mga bagay, ang unang hakbang ay ang pinakamahirap na bahagi ng pagbuo ng isang social media policy. Kaya kung saan ka magsimula? Ang isang paraan ay ang pagtingin sa mga kumpanya sa iyong sektor, suriin ang kanilang mga patakaran (maraming mga pampubliko), at gamitin ang mga ito bilang mga bloke ng gusali para sa iyong mga dokumento.
Kapag sinusuri mo ang mga patakaran, isaalang-alang ang mga sumusunod:
- Tono - Pormal ba ang patakaran o gumagamit ba ito ng mas nakakarelaks na estilo ng pakikipag-usap? Alin sa tingin mo ang pinakamahusay na gumagana? Ang ilang mga dokumento ay gumagamit ng mga parirala tulad ng 'Ang gumagamit ay dapat …' na tunog ng isang maliit na malupit. Subukang mag-ampon ng tono na propesyonal, kapaki-pakinabang at magalang.
- Haba - Ang ilang mga patakaran ay masyadong maikli, samantalang ang iba naman ay siksik at nagbabasa tulad ng mga legal na dokumento. Muli, tingnan kung alin ang pinakamabuti para sa iyo. Walang tama o mali.
- Antas ng Impormasyon - Ang ilang mga patakaran ay nagbibigay ng mga pangkalahatang alituntunin, samantalang ang iba ay nagbibigay ng higit pang mga butil na impormasyon, halimbawa, na nagdedetalye kung paano tumugon sa isang negatibong komento sa blog ng kumpanya.
- Saklaw - Sinasaklaw ba ng mga patakaran ang mga social media network sa isang indibidwal na batayan o tumatagal sila ng mas malawak na diskarte? Aling paraan ang pinakamainam para sa iyong kumpanya? Alin ang mas madaling pamahalaan?
- Paggamit - Nakikita mo ba ang iyong mga tauhan gamit ang mga dokumentong ito? Kung hindi, bakit? Maghanap ng mga halimbawa na masisiyahan ka sa pagbabasa at na sa tingin mo ay mahusay na gumagana para sa iyong koponan.
Paglikha ng Dokumento ng Draft
Kung ang ideya ng pagsulat ng isang patakaran sa social media ay pinupuno ka ng pangamba, pagkatapos ay tumagal ng puso. Hindi ito mahirap at ipapakita ko sa iyo kung bakit. Sa parehong paraan na ang Rome ay hindi itinayo sa isang araw, ang paglikha ng iyong mga dokumento sa patakaran ay aabutin ng ilang sandali … ngunit makakakuha ka doon. Ang lansihin ay upang i-break ito sa mga napapamahalaang gawain - halimbawa, isang patakaran sa bawat linggo.
Halimbawa, magsimula tayo sa isang patakaran para sa iyong pahina ng Facebook:
- Layunin - Ilarawan ang layunin ng patakarang ito sa isang pangungusap. Panatilihin itong nakatuon at alisin ang anumang kalabuan. Isulat sa isang positibong tono.
- Mga Layunin - Balangkasin kung paano makatutulong ang patakarang ito ng mga mambabasa (ibig sabihin ang iyong mga empleyado at mga tagahanga ng Facebook) upang makipag-ugnay.
- Patakaran - Sumulat ng isang maikling patakaran na binabalangkas ang iyong mga inaasahan, posisyon, at mga aksyon na maaari mong gawin kung nilabag ang mga patnubay na ito.
- Mga contact - Isama ang impormasyon sa pakikipag-ugnay kung kailangan ng paglilinaw ang mambabasa.
Tulong o Hinder?
Bakit napakarami ang nararamdaman ng mga tao na ang mga patakaran sa social media ay isang masamang bagay? Ang pangunahing patakaran sa dahilan ay hindi gumagana (o makakuha ng isang masamang reputasyon) ay ginagawa nila itong mas mahirap para sa mga empleyado na gawin ang kanilang trabaho. Siguro hindi iyon ganap na totoo, ngunit para sa maraming mga empleyado, ang mga patakarang ito pakiramdam tulad ng isang panghihimasok at isa pang panuntunan upang sundin. Paano mo makukuha ito?
Sa tingin ko ito ang salita patakaran na nagpapahina sa mga tao. Kung ito ang kaso, ilipat ang tono ng dokumento at sumangguni sa mga ito bilang mga alituntunin, mga tagubilin at mga halimbawa upang bigyan ang iyong mga empleyado ng higit na pagtitiwala kapag nakikipag-ugnayan online. Pagkatapos, pagkatapos mong lumikha ng mga patakaran, hawakan ang isang impormal na pagawaan at ipakilala ang dokumento. Tandaan, nais ng karamihan sa mga empleyado na gawin ang kanilang mga trabaho nang maayos. Ngunit kung minsan ay nabigo sila kapag binago nila ang paraan ng kanilang pagsasagawa ng kanilang pang-araw-araw na gawain. Ang workshop ay dapat bawasan ang kanilang pagkabalisa at bigyan sila ng direksyon na kailangan nila.
Kapag sinimulan mo ang sesyon, magtrabaho sa pamamagitan ng sumusunod na mga item:
- Mga pagpapalagay - Alisin ang anumang mga pagpapalagay o mga hindi pagkakaunawaan na maaaring mayroon sila tungkol sa mga patakaran.
- Mga halimbawa - Maglakad sa kanila sa pamamagitan ng mga sample na patakaran upang maunawaan nila kung paano naaangkop ang patakaran sa kanilang papel.
- Mga sitwasyon - Panatilihin ang sesyon praktikal sa pamamagitan ng pagtalakay ng mga sitwasyon kung saan matutulungan sila ng mga patakaran.
Ang senaryo na bahagi ng workshop ay napakahalaga. Ipakita ang mga halimbawa ng real-world na kung saan ang social media ay maaaring maging sanhi ng mga problema, tulad ng:
- Hindi aksidente ang pagbabahagi ng kumpidensyal na impormasyon ng staff
- Pagtugon sa negatibong mga komento at pagkuha sa mga digmaan ng apoy
- Ang pag-iwan ng mga komento sa mga website ng kakumpitensya
Pagkatapos ay ipakita kung paano pamahalaan ang mga problemang ito nang mas epektibo. Makikita ng iyong mga empleyado ang halaga ng mga dokumento at mas gusto nilang gamitin ang mga ito.
I-publish
Sa sandaling natapos mo na ang mga dokumentong patakaran, magpadala ng isang PDF sa lahat ng mga empleyado. Hilingin sa kanila na basahin itong mabuti at sagutin kung napansin nila ang anumang mga puwang, mga pagkakamali o mga typo. Pagkatapos ay i-post ang patakaran sa iyong website, blog at iba pang mga channel ng social media. Tandaan na magdagdag ng petsa, numero ng bersyon at may-ari ng dokumento upang masubaybayan mo ang mga pagbabago sa dokumento.
Subaybayan
Ang pagbubuo ng mga patakaran ay isang proseso ng pagpipino. Tuwing anim na buwan, suriin ang mga dokumento at i-update kung kinakailangan. Halimbawa, kung inilunsad mo ang isang mobile na site, maaari mong isama ang mga patakaran para sa ito sa dokumento. Higit sa lahat, tingnan ang feedback na iyong nakuha mula sa iyong koponan at makita kung paano ito magagamit upang pinuhin ang teksto.
Konklusyon
Ang pagsulat ng iyong unang patakaran sa social media ay mas madali kaysa sa iyong iniisip. Tingnan ito bilang isang maliit na proyekto na iyong hihilingin sa susunod na apat na linggo. Gumawa ng isang koponan na may mahusay na kasanayan sa pagsulat at kaalaman sa social media, pagkatapos ay gumana patungo sa isang deadline.
Kung isinulat mo na ang mga patakaran sa social media, ano ang pinakamahirap na bahagi ng proseso para sa iyo? Sa sandaling nakagawa ka ng mga patakaran, paano mo ipapatupad ang mga ito?
Larawan mula sa Dirk Ercken / Shutterstock
14 Mga Puna ▼
