Habang ang maraming mga negosyo at mga paaralan ay umaasa nang mas mabigat sa electronic na komunikasyon, ang ilan ay nag-aalok pa rin ng mga mailroom na may hawak na anumang papel na mail na papasok at lumabas. Ang isang mailroom ay katulad ng isang personal na post office para sa negosyo o paaralan. Ang mga nagtatrabaho sa mailroom ay gumagawa ng maraming mga bagay na ginagawa ng mga empleyado ng postal.
Panlabas na Mail
Ang isa sa mga pangunahing pag-andar ng isang mailroom ay ang hawakan ang lahat ng panlabas na mail para sa kumpanya o paaralan. Ang post office ay naghahatid ng lahat ng mail para sa lokasyon sa mailroom at binibili ang lahat ng papalabas na mail. Ang mga empleyado sa mailroom ay pagkatapos ay pagsunud-sunurin ang lahat ng mail upang maabot nito ang mga nakatalang tatanggap nito. Sa ilang mga lugar, ang mga empleyado sa mailroom ay direktang naghahatid ng koreo sa bawat kagawaran, samantalang ang iba ay nangangailangan ng isang tao mula sa kagawaran na kunin ang koreo.
$config[code] not foundPanloob na Koreo
Maraming mga kumpanya ang umaasa sa paggamit ng panloob na koreo upang magpadala ng sulat at mga papeles pabalik-balik. Ang mga empleyado ay naglalagay ng mga dokumento sa espesyal na mga sobre ng interoffice at tinutugunan ang mga ito sa partikular na tao at kagawaran. Ang mga empleyado ng mailroom ay maaaring kunin ang interoffice mail mula sa mga kagawaran ng departamento o departamento na magdala ng interoffice mail sa mailroom para sa pamamahagi. Sa ilang mga kumpanya, ang mga empleyado ng mailroom ay naghahatid, samantalang ang iba ay nangangailangan ng mga kagawaran upang suriin ang kanilang sariling mail sa interoffice sa mailroom.
Postage
Lalo na sa mas malaking mga paaralan at negosyo, ang mailroom ay may pananagutan sa pagtiyak na ang lahat ng papalabas na mail ay may angkop na selyo. Ang mga paaralan sa partikular ay madalas na itinuturing na mga di-kinikita at kung minsan ay kwalipikado para sa espesyal na mga rate ng selyo. Sinusuri ng mga empleyado ng mailroom ang lahat ng papalabas na koreo at ibigay ang naaangkop na selyo batay sa layunin nito kaugnay sa negosyo. Binibigyan din ng mga empleyado ng mga pakete at tinutukoy ang gastos sa pagpapadala para sa pagpapadala. Sa ilang mga kaso, ang kumpanya ay maaaring gumamit ng sarili nitong metro ng selyo, na nagpapahintulot sa kumpanya na makatipid ng pera sa pamamagitan ng pagbabayad ng eksaktong selyo sa lahat ng bagay mula sa mga titik hanggang sa mga malalaking pakete.
Iba pang mga Shippers
Habang ang mailroom ay kadalasang may pananagutan sa panloob na koreo at anumang bagay na napupunta sa o sa pamamagitan ng post office, ito ay kadalasang nakikipagtulungan sa iba pang mga shippers. Ang anumang bagay na ipinadala sa negosyo ay madalas na napupunta sa pamamagitan ng mailroom muna. Nangangahulugan ito na ang mga tauhan ng paghahatid ay madalas na bumababa sa kanilang mga pakete sa mailroom sa halip na sinusubukang hanapin kung saan ang tunay na pag-aari. Gayundin, kung ang sinuman ay tumatanggap ng isang pakete na hindi kanya, maaari niyang dalhin ito sa mailroom upang makuha ito sa tamang patutunguhan nito.
Serbisyo ng Kostumer
Bilang karagdagan sa pagharap sa mga postal workers at iba pang mga tauhan ng pagpapadala, ang mga empleyado ng mailroom ay kadalasang nakikipag-ugnayan sa ibang mga manggagawa sa loob ng isang paaralan o kumpanya, pati na rin ang mga mag-aaral sa isang paaralan. Sa mga kaso kung saan ang mailroom ay binibigkas lamang ang mail sa mga indibidwal na mailbox, ang mga mag-aaral at empleyado ay pumupunta upang kunin ang kanilang koreo. Kung mayroong isang isyu, tulad ng isang bagay na hindi pa dumating o isang problema sa pag-access ng mail, hanggang sa kawani ng mailroom upang mahawakan ang anumang mga katanungan at pag-troubleshoot. Ang paggawa sa isang mailroom ay nangangailangan ng mahusay na mga kasanayan sa serbisyo sa customer upang mapanatili ang lahat ng nasiyahan.
