Ang mga pagpupulong ay isang pangunahing layunin sa negosyo - hinihikayat nila ang mga pagpapasya at pagkilos. Ang pinaka-produktibong mga pulong ay namamahala ng mga item sa pagkilos nang hindi inalis ang oras mula sa iba pang mga mahahalagang paksa sa agenda. Kung ang mga pagkilos ay hindi maayos na pinamamahalaan, ang wastong oras ay maaaring wasted na pag-usapan ang mga gawain na hindi nakumpleto, hindi matugunan ang mga nilalayon na layunin o walang halaga sa organisasyon. Ang epektibong pamamahala ng mga item sa pagkilos sa pagsasara ay nagsisimula sa tumpak na pagkuha sa mga ito sa mga minuto ng pagpupulong.
$config[code] not foundPagtukoy
Tukuyin ang mga gawain nang malinaw, na hindi nag-iisa para sa maling pakahulugan. Iulat muli ang aksyon na ito ay dokumentado upang matiyak na ang mga dadalo ng pulong ay sumasang-ayon at maunawaan kung ano ang inaasahan. Magtalaga ng pagkilos sa isang tao na naroroon sa pagpupulong, at kunin ang taong iyon upang kilalanin ang pananagutan. Ang isang hindi maayos na nakasaad na aksyon item na nakatalaga sa isang tao na hindi naroroon kapag ang isyu ay itataas ay maaaring manatiling bukas walang katiyakan.
Pagre-record
Gumamit ng isang standardized na format para sa pagtatala ng mga pagpupulong, na may partikular na seksyon na inilaan para sa isang listahan ng mga item ng pagkilos. Ang pagpapanatiling pare-pareho ang format ay nakakatulong upang matiyak na ang mga isyu ay maayos na nakuha upang pahintulutan ang mahusay na follow-up. Itala kung ano ang dapat gawin, sino ang may pananagutan sa pagtiyak na mangyayari ito, ang petsa na itinaas ang isyu o ang pagkilos ay itinalaga, at ang petsa na inaasahang makukumpleto ang aksyon. Para sa bawat gawain, magkaroon ng isang pangunahing may-ari at isang backup na taong itinalaga - ang backup ay maaaring maglingkod bilang isang tagatulong para sa pangunahing may-ari at suportahan ang gawain kung tinawag.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingIpamahagi
Huwag maghintay ng masyadong mahaba upang ipamahagi ang mga minuto ng pagpupulong. Kung ang isang tao ay tumatagal ng mga electronic tala sa panahon ng pulong, ang mga minuto ay maaaring maging handa para sa pamamahagi sa lalong madaling magsimula ang pulong o sa ilang sandali lamang. Ang matagal na pagkaantala ay maaaring maging sanhi ng mga dadalo na mawalan ng kamalayan. Ang mas maraming mga kamakailang takdang-aralin sa pagkilos ay maaaring tumagal ng higit na priyoridad kaysa sa mga ibinigay sa panahon ng iyong pulong.
Pagsubaybay
Gamitin ang listahan ng mga item sa pagkilos upang masubaybayan ang mga takdang-aralin batay sa mga takdang petsa na natukoy. Kung ang pulong ay bahagi ng isang regular na naka-iskedyul na serye, simulan ang susunod na pagpupulong sa isang pagsusuri ng mga open action. Alamin ang mga dadalo nang maaga upang makapaghanda sila ng anumang mga kinakailangang materyal sa pagtatanghal para sa pag-uulat ng progreso Kung ang pulong ay isang natatanging o nakapag-iisa na sesyon, mag-follow-up sa mga may-ari ng pagkilos nang isa-isa o sa isang bagong pulong na nakatuon lamang sa mga pagsubaybay sa pagkilos sa pagsasara.
Visibility
Kung ang mga takdang petsa ay napalampas o naiulat na mga aksyon ay hindi nakakatugon sa mga inaasahan, gawin ang mga katotohanang ito na nakikita sa mga miyembro ng pangkat. Ipamahagi muli ang listahan ng mga aksyon item, kabilang ang nakasulat na mga komento na malinaw na nagpapaliwanag kung ano ang sanhi ng pagka-antala, kung bakit ang aksyon ay itinuturing na hindi sapat, at kung ano ang dapat gawin upang makabalik sa track. Kung kinakailangan ang pangangasiwa ng tulong upang alisin ang mga roadblock, mag-iskedyul ng oras sa naaangkop na mga miyembro ng pangkat ng pamamahala upang magbigay ng isang maikling buod ng parehong problema at inirerekomendang solusyon ng koponan.
Pagsasara
Kapag nakumpleto ang isang aksyon, i-update ang listahan ng mga item sa pagkilos sa pamamagitan ng pagtukoy sa petsa na sarado ang isyu. Ipamahagi muli ang listahan sa mga miyembro ng koponan upang makita nila kung anong mga pagkilos ang isinara at kailan. Pagkatapos makita ng lahat ang saradong mga item, alisin ang mga ito mula sa listahan. Maaaring i-archive o matanggal ang mga saradong item, depende sa mga pangangailangan ng pangkat o mga inaasahan ng pamamahala.
