Kung isa ka sa milyun-milyong empleyado na gumastos ng isang average na 21 porsiyento ng kanilang oras sa mga pulong, alam mo na ang mga ito ay napakalaki ng oras at kadalasang nag-aalis ng iyong pang-araw-araw na listahan ng gagawin.Maaaring hindi mo ma-kanselahin ang lahat ng mga ito (bagaman ang ilang mga kumpanya ay naglalayong sa mga libreng araw ng pagpupulong), ngunit maaari mong gawing mas produktibo ang mga ito. Narito kung paano humantong sa isang pulong na hindi maglalagay sa iyong mga katrabaho sa pagtulog o mag-aaksaya ng oras ng sinuman.
$config[code] not foundMagtakda ng isang Agenda
Tunog madali, tama? Ngunit kung wala kang agenda na naglilista ng mga tukoy na item, mayroong isang magandang pagkakataon na ang pulong ay magkakalat ng paksa at ang mga pag-uusap ay magkakaroon ng anumang bagay mula sa mga marka ng laro papunta sa mga maliit na reklamo. Kontrolin ang pagpapadala sa agenda sa mga kalahok bago pa man sa oras. Hilingin sa lahat na dumating na handa upang matugunan ang mga kasama item, at nag-aalok din ng pagkakataon para sa mga dadalo na magdagdag ng isang huling minuto item item kung sa palagay nila ito ay ganap na mahalaga sa talakayan.
Hilingin sa Lahat na Mag-ambag
Bilang karagdagan sa pagtatakda ng isang adyenda at paghingi ng lahat ng tao na maging handa, gumawa ng dagdag na hakbang at aktwal na magtalaga ng lahat ng mga tungkulin na partikular sa pagpupulong. Iyon ay maaaring kasing simple ng pagkakaroon ng lahat ng gastusin ng isang minuto sa simula ng pagtatanghal ng mga pangunahing highlight ng kanilang trabaho / koponan para sa huling linggo o buwan. Para sa mga pagpupulong na tumutugon sa mga proyektong nagpapatuloy, maaaring kailanganin ng lahat na mag-handa upang talakayin ang mga natuklasan o nag-aalok ng mga pag-aayos. Halimbawa, minsan ay nagtrabaho ako para sa isang kumpanya kung saan ang mga empleyado ay gumawa ng gulo ng kusina at walang halaga ng mga paalala mula sa HR na lutasin ang problema. Ang grupo ng management ay nagtawag ng isang pulong upang talakayin ang mga solusyon. Sinabihan kaming sumama sa hindi bababa sa dalawang ideya. Sa ganoong paraan nakapagsalita kami sa pamamagitan ng mga kongkretong ideya at pinili upang ituloy ang nangungunang dalawang. Bilang isang karagdagang bonus natapos namin ang gawain sa 45 minuto sa halip na ang full-hour na inilaan.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingIwanan ang mga Laptop sa Iyong Lamesa
Maliban kung ikaw ay nagpapatakbo ng pulong at nagbibigay ng kahanga-hangang pagtatanghal (hindi isa pang PowerPoint, mangyaring), ditch ang laptop. Detalye ng mga eksperto kung paano nakapako sa aming mga screen ang nakakaabala na pakikipag-ugnayan at empathy na ginagawang mas mahirap na dumating sa isang pinagkasunduan. Bilang karagdagan, ang mga kaguluhan ay nag-aaksaya ng panahon at ginagawang mas mahaba kaysa sa kinakailangan ang mga pagpupulong na iyon. Kung nais mong kumuha ng mga tala, gamitin ang pen at papel, natuklasan ng mga pag-aaral na ang mga tao na nagsusulat ng mga bagay sa lumang paraan ay tunay na nagpapanatili ng karagdagang impormasyon, gayon pa man.
Panatilihing maikli ang Listahan ng Kalahok
Hindi mo kailangan ang input ng buong koponan sa mga unang yugto ng pagpaplano. Habang ayaw mong iwan ang mga taong kritikal sa proseso, hindi mo na kailangan ang 50 tao. Magpasya sa mga kritikal na stakeholder para sa bawat pulong. Kung ito ay isang pangmatagalang proyekto, ang mga stakeholder ay maglilipat sa proyekto, ngunit tanungin ang iyong sarili sa mga sumusunod na katanungan bago magpadala ng isang paanyaya: Ang tao ba ay isang dalubhasa sa paksa, gumawa ba sila ng mga desisyon sa badyet o sa pananalapi, at kailangan nila sa bahaging ito ng proseso? Tandaan, dahil ang isang tao ay hindi bahagi ng pulong ay hindi nangangahulugan na hindi sila dapat na mai-update. Magtalaga ng mga tukoy na tao upang magbahagi ng impormasyon sa labas ng pangunahing grupo upang matiyak na ang mga koponan ay hindi nararamdaman na sila ay naiwan sa madilim.
