Paano Sumulat ng isang Pormal na Memo Gamit ang mga Enclosures & Initials

Ang pagsulat ng isang pormal na memo ay isang epektibong paraan upang makipag-usap sa loob ng isang kumpanya. Isulat ang memo gamit ang isang awtoritatibong boses na nagnanais na ipaalam sa halip na takutin ang mambabasa. Ang karagdagang impormasyon na kasama sa memo ay kilala bilang isang attachment at enclosures ay karaniwang kasama sa mga titik. Ang isang pormal na memo ay may kasamang mga tukoy na seksyon at kinabibilangan ng parehong mga manunulat at ang mga inisyal ng mga assistant sa dulo. Bagaman ang karamihan sa mga memo ay isang pahina o mas kaunti, tandaan na isama ang isang buod ng talata sa dulo ng memo kung mas mahaba kaysa sa isang pahina.

$config[code] not found

Lumikha ng heading para sa memo, na kinabibilangan ng mga seksyong "To," "Mula" at "Paksa". Magpasya kung sino ang kailangang makatanggap ng isang kopya ng memo. Kung kasama mo ang mga attachment, magpasya kung sino ang kailangang makuha ang mga attachment, at kailangan lamang ng isang kopya ng memo upang alamin nila ang impormasyon at na ang mga attachment ay naipamahagi (halimbawa, ang isang manager ay maaaring gumawa ng attachment at ay hindi kinakailangan ang isang kopya). Isama ang mga pangalan ng lahat upang makuha ang memo sa "To" na seksyon ng heading. Ang mga taong nais mong kopyahin pumunta sa "cc" na bahagi ng memo sa dulo ng memo. Maaaring may mga taong gusto mong personal na ipagbigay-alam sa memo. Ang mga tatanggap na ito ay "bulag na kinopya." Bibigyan sila ng isang kopya ng memo, ngunit hindi nakalista sa publiko sa seksyon ng "Sa" o "cc".

Isulat ang katawan ng memo nang malinaw at concisely. Gumamit ng direkta at pormal na wika, ngunit panatilihin ang memo mula sa tunog ng pananakot o derogatory. Dapat na isama ng mas mahabang memo ang mga pamagat ng talata upang gawing mas madaling basahin ang mga ito.

Tapusin ang memo. Sa pagtatapos ng katawan ng memo, ang mga inisyal ng may-akda ay dapat lumitaw, kasama ang mga inisyal na assistant pagkatapos ng slash na "XX / yy." Ang mga inisyal ng may-akda ay naka-capitalize; ang katulong ay nasa mas mababang kaso. Sa ibaba na, dalawang puwang pababa, dapat ang salitang "Mga Attachment (x)" kasama ang bilang ng mga attachment na kasama sa panaklong kung mayroong higit sa isa. Susunod, ilista ang mga taong nais mong kopyahin ang carbon, o "cc." Dapat itong nasa isang format ng listahan. Ang mga tao na bulag na kinopya ay dapat na nakasulat sa pamamagitan ng kamay sa kanilang mga kopya. Siguraduhing isama ang "bcc" upang malaman nila na kinopya sila nang hindi nagpapakilala. Ang may-akda ng memo ay dapat na magsimula sa pamamagitan ng kanyang pangalan sa "Mula" na seksyon ng heading bago ang memo ay ipinamamahagi.

Tip

Panatilihin ang isang dagdag na kopya o dalawang ng memo sa isang file na may mga attachment kung ang isang tao ay kailangang maidagdag sa listahan ng pamamahagi.

Proofread ang memo para sa mga typographical error na spell checkers miss (form / from).

Kasama sa karamihan ng software sa pagpoproseso ng salita ang isang template ng memo kung hindi tinukoy ng iyong kumpanya ang isa na gagamitin.

Babala

Tiyaking isama mo ang lahat ng mga tatanggap sa seksyon ng "Sa" ng memo.

Ang mga memo ay dapat lamang gamitin para sa mga panloob na komunikasyon ng kumpanya. Ang komunikasyon sa mga vendor o kliyente ay dapat na nakasulat sa isang format ng liham.