Ang oras ay isa sa pinakamahalagang mga ari-arian sa mga may-ari ng negosyo. Ngunit sa napakaraming oras na pag-aaksaya ng mga gawain sa iyong listahan ng dapat gawin, kailangan mong kontrolin ang iyong trabaho o kakontrolin mo ito. Sa kabutihang-palad, makakatulong ang teknolohiya.
$config[code] not foundNarito ang 10 karaniwang oras na pag-aaksaya ng mga gawain upang i-automate upang palayain ang oras:
Pag-aayos ng Mga Email
Bago ka makarating sa pagtugon sa mga email, makakatulong ito upang maisaayos ang mga ito. Ang isa sa mga pinakamahusay na gumagalaw na kahusayan na maaari mong gawin ay ang gamitin ang mga function ng label, tag at / o folder sa iyong program ng email. Sa ganoong paraan, maaari mong harapin ang mga mahahalagang email muna, at hindi gaanong mahalaga sa ibang pagkakataon (o marahil hindi kailanman). Tinutulungan ka rin nito na "mag-batch" ng mga email para sa kahusayan.
Halimbawa, ang ilang mga mensahe ay maaaring mangailangan ng agarang tugon habang ang iba ay maaaring maghintay. O maaari kang mag-focus sa mga email na may kaugnayan sa isang partikular na proyekto sa isang pagkakataon. Ang mga sitwasyong iyon ay perpekto para sa mga label na folder.
Ang mga platform ng email tulad ng Gmail ay maaaring awtomatikong mag-uri-uriin ng mga email sa mga folder, ayon sa mga panuntunan na iyong itinalaga. Halimbawa, ang lingguhang mga newsletter ay maaaring makapunta sa isang folder. Ang mga email mula sa mga kliyente ay maaaring ipadala sa isang prayoridad na folder o may label na "mahalaga."
Pagtugon sa Mga Email
Sa sandaling oras na tumugon sa mga email, malamang may ilang mga tugon na magkapareho o hindi bababa sa katulad. Halimbawa, maaari kang magpadala ng mga katulad na tugon sa mga katanungan mula sa mga potensyal na kliyente o sa pangkalahatang publiko.
Sa mga pagkakataong iyon, maaari kang mag-save ng maraming oras sa pamamagitan ng paggamit ng mga naka-kahong tugon sa Gmail o mga template ng email sa Outlook.
Pag-post sa Social Media
Ang personal na pakikisalamuha sa social media ay mahalaga - at hindi mo dapat laktawan ito. Hindi ito nangangahulugan na kailangan mong gawin ang bawat solong bagay nang manu-mano.
Kapag nagpo-post ng mga pangkalahatang update, mga link o katulad na nilalaman, ang pag-iiskedyul ng mga app tulad ng Buffer at Hootsuite ay maaaring makatulong sa iyo na makatipid ng oras sa pamamagitan ng pag-iiskedyul ng mga post upang mabuhay sa buong linggo. Sa halip na magpatuloy sa pagitan ng mga site at app, pinamamahalaan mo ang lahat mula sa isang dashboard.
Ang mga platform ng blogging tulad ng mga site ng WordPress at ecommerce tulad ng Etsy ay nag-aalok din ng mga pagpipilian upang awtomatikong mag-post ng mga bagong link o mga produkto sa mga social media site.
Sa wakas, kung mas gusto mong i-curate ang nilalaman ng third-party para sa iyong mga tagasunod, isang serbisyo tulad ng $ 99 Social na mga pinagkukunan at mga nilalaman ng post sa iyong mga social account, ayon sa iyong mga tagubilin. Iyon ay magpapalaya sa iyo upang magtrabaho sa panlipunang estratehiya, kaysa sa mga detalye ng pagpapatupad.
Pag-iiskedyul ng mga Paghirang
Nakarating na ba kayo pabalik-balik upang mag-iskedyul ng mga appointment sa ilang mga abalang tao - struggling upang mahanap ang isang petsa at oras na gumagana sa lahat ng tao kalendaryo? Maaari itong maging nakakabigo.
Kung nag-iskedyul ka ng maraming mga appointment, maaari kang gumastos ng oras bawat taon sa oras na ito pag-aaksaya ng gawain. Sa halip, bakit hindi ipatupad ang isang online na pag-iiskedyul ng app tulad ng ScheduleOnce?
Ikinonekta mo lamang ang iyong umiiral na kalendaryo sa app. Ang isang mahusay na pag-iiskedyul ng app ay isasama sa mga sikat na kalendaryo tulad ng Outlook at Google kalendaryo. Pagkatapos ay mag-imbita ng mga third party na mag-online upang makita kung ano ang magagamit sa iyong iskedyul, at piliin ang mga petsa at oras na maginhawa para sa kanila.
Ang ilang mga matalinong tao ay nagsasama rin ng isang link sa kanilang online na kalendaryo mismo sa kanilang mga lagda sa email - pagputol pa ng isa pang hakbang sa labas ng proseso.
Iiwasan mo ang pag-aaksaya ng oras sa paglalagay at paghahambing ng mga email. Ang pag-iiskedyul ng mga pagpupulong ay hindi kailanman madali hangga't may isang pag-iiskedyul ng app.
Nagpapadala ng mga Nauulit na Invoice
Kung nag-kuwenta ka ng mga kliyente o mga customer para sa parehong halaga bawat buwan, madali itong i-automate. Ang ilang mga software ng accounting tulad ng Xero ay maaaring i-set up upang bumuo at i-email ang mga regular na umuulit na mga invoice. Ang ilang mga sistema ay nagpapadala rin ng mga follow-up na paalala kung ang invoice ay hindi binayaran nang napapanahon.
O marahil mayroon kang mga customer sa paulit-ulit na mga pagsingil sa pagsingil sa credit card, tulad ng para sa mga subscription. Sa kasong iyon, gumamit ng isang bagay tulad ng Freshbooks o PayPal upang singilin ang kard ng kustomer bawat buwan.
Maraming mga maliliit na negosyo ang nagpapahiwatig ng malubhang sa pagpapadala at pagsunod sa mga invoice. Ang automating ay nagse-save ng oras, siyempre. Ito rin ay ginagawang mas malamang na ang mahalagang gawaing ito ay mahuhulog sa mga bitak.
Pag-automate ng Mga Ulat ng Traffic ng Website
Isa sa mga pinakamahusay na paraan upang malaman kung paano makaakit ng mas maraming trapiko sa website, ay upang maunawaan ang iyong umiiral na trapiko nang mas mahusay. Kailangan mong malaman kung ano ang gumagana ngayon - at kung ano ang hindi. Sa ibang salita, kailangan mong magkaroon ng isang mahusay na hawakan sa kung ano ang hinahanap ng mga bisita, kung paano sila nakakakuha sa iyong site, at kung ano ang ginagawa nila kapag nakarating sila doon. Mahalagang repasuhin ito paminsan-minsan upang masukat kung gumagawa ka ng pag-unlad.
Ngunit ang pag-aalis ng malalaking halaga ng data ng Google Analytics ay nangangailangan ng oras. At maaari mong ipagpaliban.
Sa halip, gawin ang oras - isang beses - upang mag-set up ng mga ulat ng mga pangunahing istatistika. Pagkatapos ay mag-email sa iyo at / o sa iba pang mga ulat sa iyong koponan minsan sa isang linggo. Maaari mong ipadala ang mga ito bilang isang PDF o bilang isang spreadsheet ng CSV.
Ang mga paulit-ulit na ulat ng trapiko ng Google Analytics ay mag-i-save ng napakalaking oras sa katagalan. Sa halip na bumisita sa dashboard ng Google Analytics at mano-mano sa pamamagitan ng data (kapag naaalala ka!), Magkakaroon ka ng isang ulat na inihatid bawat linggo na maaari mong mabilis na sulyap o masakop sa mga pulong ng koponan.
Pangangasiwa ng Komunikasyon sa Suporta ng Customer
Ang maliliit na negosyo ay may posibilidad na maabot ang isang punto kung saan ang paghawak ng mga isyu sa kostumer sa pamamagitan ng regular na email ay naging mahirap gamitin Natapos mo ang pagkopya at pag-paste ng impormasyon mula sa mga email sa iba pang mga sistema ng software, gaya ng database ng iyong entry order o database ng mga contact.
Mas masahol pa, ang mga mahahalagang komunikasyon ay inilibing sa inbox ng isang empleyado. Ang iba sa kumpanya ay walang kakayahang makita, maliban kung matandaan mong manu-manong i-email ang mga katrabaho upang panatilihin ang mga ito sa loop.
Help desk software tulad ng Groove ay maaaring maging lifesaver. Ang mga sistema ng tulong sa desk o ticketing ay nakakakuha ng komunikasyon sa customer sa isang gitnang lugar, awtomatikong binibigyang-alam ang lahat ng mga karapatan ng mga miyembro ng koponan.
Pagkatapos ay pumunta sa isang mas mahusay - gumamit ng isang tool tulad ng Zapier upang maisama ang mga komunikasyon sa suporta sa customer sa ibang mga system na iyong ginagamit. Gamitin ang Zapier upang magpadala ng isang komunikasyon sa iyong accounting software (tulad ng upang i-update ang impormasyon ng contact ng customer). O ipadala ito sa iyong sistema ng pamamahala ng proyekto (tulad ng kung kinakailangan ang pagpapanatili ng espesyal na account).
Sa pamamagitan ng pagsasama sa iba pang mga sistema, maiiwasan mo ang duplicate entry ng data, o mas masahol pa, ang pag-aaksaya ng oras ng mga epekto ng pagkalito at mga pagkakamali.
Pag-automate ng Follow-Up na Mga Email sa Marketing
Ang mga programa sa marketing automation tulad ng Infusionsoft ay maaaring makatulong sa mga maliliit na koponan na makakuha ng pagkilos. Maaari kang mag-set up ng mga kampanya sa pagmemerkado na may serye ng mga komunikasyon para sa bawat hakbang.
Halimbawa, sabihin natin ang isang inaasam-asam na dumating sa iyong website at pinunan ang isang form upang i-download ang iyong libreng whitepaper. Maaari kang magpadala ng isang serye ng mga follow-up na komunikasyon upang mapangalagaan ang lead na iyon - nang hindi kinakailangang magpasimula nang manu-manong mga email sa bawat oras. Iyan ang pagkilos!
Pagpuno ng mga Form sa Online
Sa tuwing sinusubukan mong mag-sign up para sa isang bagong online na platform, serbisyo, newsletter o anumang bagay na nangangailangan ng pagpaparehistro, malamang na punan mo ang isang form.Ang pagpuno ng isang form dito o diyan ay hindi isang malaking pakikitungo. Ngunit magkasama nilang idagdag sa isa sa mga oras na pag-aaksaya ng mga gawain sa iyong buhay.
Ang mga programang software tulad ng Roboform ay maaaring awtomatikong populate ang mga form na ito. Hindi mo na kailangang magpasok ng parehong impormasyon nang paulit-ulit.
Pag-back up ng iyong data
Ang iyong data ay isa sa pinakamahalagang mga ari-arian na mayroon ang iyong negosyo. Iyon ang dahilan kung bakit ang mga regular na pag-backup ay napakahalaga. Ngunit ang mga tao ay nakalimutan o hindi lang kumukuha ng oras upang kumpletuhin ang gawaing ito nang regular.
Mga serbisyong batay sa cloud tulad ng Carbonite at Dropbox ay nag-aalok ng mga solusyon na awtomatikong i-back up ang iyong mga file sa cloud.
Sa Google Drive at Microsoft OneDrive, maaari mong itakda na ang lahat ng iyong mga dokumento ay default upang awtomatikong i-save sa cloud. At maaari mo ring i-set up ang mga awtomatikong pag-backup sa isang lugar sa pamamagitan ng Windows o Apple Time Machine.
I-automate ang mga 10 oras na pag-aaksaya ng mga gawain, at pagkatapos ay makahanap ng 10 pa upang i-automate. Ilang mga minuto na napalaya dito at doon ay nagtatagal hanggang sa mga oras. Ang mga oras na magagamit mo upang magbalik at masiyahan sa buhay.
Pagod sa Work Photo sa pamamagitan ng Shutterstock
5 Mga Puna ▼
