Ang mga tungkulin ng kalihim ay maaaring magsama ng iba't ibang mga tungkuling pang-clerical gaya ng pagsagot ng mga telepono, pag-type, pag-file, pagbubukas ng mail at pagkuha ng kape. Ang isang sekretarya na nagsisilbi bilang isang katulong sa isang tagapamahala ay may mga katulad na pag-andar. Gayunpaman, ang ganitong uri ng sekretarya ay direktang nag-uulat sa manager (kumpara sa lahat ng iba pa sa kumpanya) at tinutulungan ang tagapamahala sa iba't ibang paraan upang gawing mas madali ang kanyang trabaho pati na rin ang pagpapanatili ng tanggapan na nakaayos.
$config[code] not foundMga Function ng Komunikasyon
Bilang tagapangasiwa ng tagapamahala, ikaw ay madalas na ang unang tao na makipag-ugnay para sa mga sinusubukan na maabot ang iyong boss sa loob at labas ng kumpanya. Hindi tulad ng isang receptionist o pangkalahatang sekretarya na sumasagot sa telepono para sa buong kawani, maaari kang maging responsable para sa pagsagot ng mga papasok na tawag para sa iyong manager lamang. Kailangan mong mag-screen ng mga tawag upang matukoy kung maaari mong matulungan ang tumatawag o kung ang iyong boss ay magagamit upang kunin ang tawag. Ang pagtulong sa tagapamahala ay may kasamang pagbibinyag ng mga bisita na pumasok sa opisina ng iyong tagapangasiwa at namumuno sa mga ito ayon sa mga tagubilin ng iyong tagapangasiwa. Ang mga function ng kalihim para sa iyong tagapangasiwa ay maaari ring isama ang pagkonekta sa iba pang mga propesyonal sa kanyang ngalan sa pamamagitan ng nakasulat na liham, paggawa ng mga tawag sa telepono at pagpapadala ng mga email.
Mga Function ng Organisasyon
Inaasahan ng mga tagapamahala na maayos ang kanilang mga sekretarya. Ikaw ang mananagot para sa pagtiyak ng mga file ng opisina ay inayos nang maayos at anumang kumpidensyal na mga dokumento ay inilalagay sa isang ligtas na lugar. Maaari kang mag-uri-uriin sa pamamagitan ng papasok na mail upang matukoy kung ano ang ibinibigay sa iyong tagapangasiwa, na isinampa o tinapon. Ang pagtulong sa tagapamahala ay kadalasang kinabibilangan ng pagsunod sa kanyang iskedyul. Inaasahan niya na susubaybayan mo ang kanyang mga tipanan, mag-iskedyul ng mga pagpupulong at gawin ang kanilang mga kaayusan sa paglalakbay kung kinakailangan. Maaaring kabilang sa mga karagdagang function ang pag-set up ng mga tawag sa pagpupulong at pagdalo sa mga pulong pati na rin ang pagbibigay ng agenda at pagkuha ng mga minuto.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingMga Tungkuling Pangangasiwa
Kahit na ikaw ang sekretarya ng tagapamahala, ang ilan sa iyong mga responsibilidad ay maaaring magsama ng pamamahala. Ang pagtulong sa tagapamahala ay maaaring minsan ay nangangahulugan na kumikilos bilang isang tagapangasiwa. Ang iyong boss ay maaaring magbigay sa iyo ng gawain ng overseeing ilang mga proyekto tulad ng pamamahala ng isang database o paglikha at pag-update ng mga ulat. Kung may iba pang mga miyembro ng klerikal na kawani sa tanggapan, maaari kang maging responsable sa pamamahala sa kanila at pagtatalaga ng kanilang mga pang-araw-araw na gawain. Maaari silang direktang mag-ulat sa iyo sa halip ng iyong tagapangasiwa, at maaari kang maglingkod bilang kanilang agarang superbisor. Maaari ka ring tawagan upang sanayin ang iba pang mga empleyado at kahit na turuan ang iyong superbisor sa mga bagay tulad ng pagtuturo sa kanila kung paano gumana ang mga makina ng opisina o magamit ang mga pakete ng software.
