Ang isa sa mga responsibilidad ng mga miyembro ng kawani na nagtatrabaho sa iba't ibang antas ng pamahalaan ay ang pagsusulat ng mga panandaliang pahiwatig para sa mga gumagawa ng patakaran, na gumagamit ng mga memo upang turuan ang kanilang sarili tungkol sa mga isyu at gabayan sila sa pagbubuo ng mga protocol, pamamaraan at batas. Isang briefing memo ay isang maigsi buod ng isang isyu o kaso na nagtatanghal ng isang tawag para sa pagkilos sa mambabasa. Ang isang matagumpay na memo ay hinihikayat ang mambabasa na kumilos sa pamamagitan ng pagbibigay ng kongkretong katibayan na madaling maunawaan at masuri.
$config[code] not foundSimulan ang memo sa pamamagitan ng pagsusulat ng "To:" at "Mula:" Ipasok ang pangalan ng nagpadala at ang tatanggap pagkatapos ng mga colon. Sa susunod na linya, isulat ang petsa na isinulat mo ang memo. Tapusin ang seksyon na ito sa pamamagitan ng pagsusulat ng "Paksa:" na sinusundan ng paksa na ang mga tala ng memo.
Tukuyin ang pagkilos na nais mong basahin ng mambabasa sa unang pangungusap o talata ng memo.
Panatilihin ang pansin ng mambabasa sa pamamagitan ng paggamit ng maikli at maiikling talata na hindi hihigit sa 5 pangungusap ang haba. Kapag nagsasabi ng mga dahilan para sa pagkuha ng pagkilos, ilista ang bawat dahilan sa isang hiwalay na talata.
Gumamit ng empirical na katibayan upang hikayatin ang mambabasa ng pangangailangan para sa iminungkahing kurso ng pagkilos. Halimbawa, banggitin ang mga istatistika ng pabahay na mababa ang kinikita kapag naghahanap ng pagbabago sa isang patakaran sa pag-zoning. Iwasan ang mga generalizations na hindi mo kayang suportahan ng mga katotohanan.
Balangkas ang mga alternatibong kurso ng mga aksyon o patakaran, na naglalarawan ng mga pakinabang at disadvantages ng bawat isa.
Iwasan ang mga hindi kailangang salita o pormal na expression, halimbawa "ayon sa aming talakayan," at teknikal na pananalita kapag binibigyan mo ng mga katotohanan at numero. Gumamit ng simple, direktang wika na maunawaan ng isang mambabasa.
Gamitin ang aktibong boses, kumpara sa walang tutol, sa buong memo upang hikayatin ang pagkilos. Kung alam mo ang tagatanggap ng memo na rin, gamitin ang unang pronoun na tulad ng "Ako" at "namin," dahil mas malamang na gumawa ang mga tao ng isang bagay para sa mga naramdaman nila na alam nila nang personal. Bigyang-diin ang mga personal na koneksyon sa pamamagitan ng paggamit ng mga contraction, tulad ng "Ako".
Ulitin ang pangangailangan para sa pagkilos sa dulo ng memo. Tiyaking ipahiwatig kung may deadline para sa pagkilos na dapat matugunan.
Babala
Ang isang briefing memo na lumampas sa dalawang pahina ang haba ay nagiging isang ulat, na kung saan ang mambabasa ay hindi maaaring basahin agad sa resibo.
