Ang email ay maaaring isang mabilis at mahusay na paraan upang makipag-ugnay sa mga kasamahan, ngunit ang hindi tamang paggamit ay hindi lamang labis sa pakikihalubilo, maaari mong gastusin ang iyong trabaho. Ang ilang mga tip ay maaaring makatulong sa iyo na mapanatili ang propesyonal na etiketa sa email.
Magsimula sa pamamagitan ng pagtugon sa email sa tatanggap gamit ang wastong pamagat i.e. Mahal na Mr Mrs. Ms Miss. Dr atbp. Ang kakulangan ng pormalidad ay ang pinaka-karaniwang error. Anuman ang daluyan ng komunikasyon, ang ilang tuntunin ng magandang asal ay mahalaga. Kung nais mong tugunan ang tatanggap sa pamamagitan ng kanilang pormal na titulo nang personal, gawin din ito sa iyong mga email.
$config[code] not foundKung ang email ay ipinadala sa maraming mga tatanggap, maaari mong palitan ang Mahal na Lalaki, Babae, Mga Sir, (Pangalan ng Kumpanya) Tauhan, atbp.
Laktawan ang isang linya at ipasok ang iyong mga nilalaman - ang pahayag ng impormasyon na tumutugon ang artikulo. Hindi ito dapat maglaman ng slang, kalapastanganan, kahubaran, panunuya, biro, pagkasira ng isang indibidwal, o anumang iba pang impormasyon na maaaring ipakahulugan na nakakasama sa sinuman.
Patnubay ang iyong mensahe at sa punto. Base ito sa mga katotohanan, hindi emosyon.
Huwag kalimutan na ang mga email ay madaling maipasa. Kahit na hindi ipinapadala ng mga hinihiling na tagatanggap ang email, ang ilang mga kumpanya ay sinusubaybayan ang mga email na liham na hindi natukoy sa gumagamit ng computer. Gayundin, kapag ang isang bagay ay naka-print, maging sa elektronikong paraan o sa ibang paraan, maaari itong ma-reference para sa isang hindi natukoy na haba ng oras. Ang isang matulungin na tatanggap ngayon ay maaaring isang kaaway bukas.
Laktawan ang isang linya at isara na may wastong lagda. Dapat itong isama ang iyong buong pangalan, pangalan ng kumpanya, departamento kung naaangkop, address ng kumpanya, at impormasyon ng contact ng telepono.
Halimbawa:
Pinakamahusay na Pagbati;
John Smith, Editor ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telepono: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
Sa linya ng paksa, pamagat ang email nang naaangkop upang madali itong makilala.
Palaging i-check ang spell! Ang mga pagkakamali ng spelling ay hindi nagpapakita sa may-akda.
Proofread. Pagkatapos ay hayaang umupo ito para sa 20 minuto o hangga't maaari at mag-proofread muli. Kung ang isang mahalagang punto o bagay ay natugunan, magkaroon ng isa pang indibidwal na proofread bago magpadala sa mga tatanggap.
Napakadali na matumbok ang pindutang ipadala, ngunit kontrolin ang pagnanasa bilang isang beses ang email ay ipinadala hindi mo maaaring iwasto ang mga pagkakamali.
Huwag gumamit ng mga emoticon, bilang maganda na maaaring mukhang.
Gayundin, iwasan ang paggamit ng napakaraming kulay. Subukan upang mapanatili ang mga kulay sa dalawang maximum sa bawat email.
Palaging ang BCC (Blind Carbon Copy) ang iyong sarili upang mayroon kang mga kopya ng iyong liham kahit na ang iyong email program ay awtomatikong nagse-save ng mga kopya ng ipinadalang email.
Sa lalong madaling panahon ay lalago ka sa pormalidad. Pinahahalagahan ng mga tatanggap ang iyong propesyonalismo at maaari kang makatulong upang maiwasan ang mga potensyal na mapanganib na pagkakamali.
