Upang maging sekretarya para sa isang board of directors, kailangan mong ihalal sa posisyon o itinalaga ng alinman sa board o pangkalahatang pagiging miyembro ng organisasyon. Ang sekretarya ay isang posisyon na nagsisiguro na ang lahat ng mga patakaran at mga tuntunin ng organisasyon ay natutugunan ng lupon sa panahon ng mga pagpupulong at ang pagpapatupad ng mga pagpapasya sa board. Ang kalihim din ang namamahala sa lahat ng mga talaan at dokumentasyon para sa samahan.
$config[code] not foundMga Minuto at Mga Rekord
Ang isa sa mga pinakamahalagang aspeto ng posisyon ng isang sekretarya sa board ay i-record ang mga minuto ng bawat pulong ng lupon. Itinatala ng kalihim ang lahat ng nangyari sa pulong kabilang ang kung ano ang napag-usapan, anong mga pagkilos ang binotohan at kung anong mga aksyon ang kinuha bilang isang resulta. Ang isang punong kalihim ay nakakatipid din ng kumpletong, detalyadong talaan ng lahat ng relasyon sa negosyo ng kumpanya o non-profit na organisasyon. Sa buong taon ang kalihim ay kinakailangan na ipamahagi ang dokumentasyon sa board at mga miyembro pati na rin kumpletuhin ang anumang mga legal na pag-file sa ngalan ng samahan sa oras. Tinitiyak din ng sekretarya na ang lahat ng mga tala ay maayos at ligtas na nakaimbak.
Mga Administrative Tasks
Ang isang punong sekretarya ay kadalasang tumatagal ng mga gawain sa pamamahala bilang karagdagan sa pagdalo at pagtatala ng mga pulong ng lupon. Sa kapasidad na ito, natapos ng sekretarya ang pagkakasunud-sunod sa ngalan ng board at organisasyon, sagutin at ibalik ang mga tawag sa telepono at magbigay ng personal na suporta sa pangangasiwa sa mga miyembro ng lupon kung kinakailangan. Ang kalihim ay maaari ring pahintulutan na makatanggap ng mga legal na paunawa sa ngalan ng samahan. Ang sekretarya sa isang hindi pangkalakal na samahan ay maaaring inaasahan na tanggapin ang mga donasyon ng kawanggawa at draft na mga sulat sa pagbawas ng buwis para sa mga kontribyutor.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingPagtakas sa
Ang papel ng sekretarya sa isang board of directors ay isang posisyon sa pagboto. Ang kalihim ay may parehong kakayahan sa pagboto tulad ng iba pang mga miyembro ng lupon kahit na siya ay may pananagutan sa pag-coordinate ng pagpupulong at pagpapanatili ng mga rekord. Kung ang president o vice president ng board ay maaaring dumalo sa isang pulong ng lupon, maaaring pansamantalang lumipat ang kalihim sa kanyang lugar. Kapag nangyari ito, maaaring tawagan ng sekretarya ang pulong upang mag-utos at mamuno sa pag-andar hanggang sa pansamantalang hinirang ng isa pang miyembro ng lupon sa posisyon.
Pananagutan
Ang isa pang bahagi ng papel ng kalihim ay upang mapanatili ang pananagutan. Tinitiyak ng sekretarya na ang mga pagkilos ng board ay alinsunod sa mga legal na kinakailangan at mga batas ng organisasyon. Ang sekretarya ay dapat ding managot sa sarili para sa lahat ng mga tungkulin ng kanyang posisyon. Maaaring siya ay kinakailangang mag-ulat sa kanyang pag-unlad tungkol sa pananagutan sa lupon o sa mga miyembro na nagtalaga sa kanya. Kung ang ilan sa mga tungkulin ng sekretarya ay ipinasa sa ibang miyembro ng lupon, ang kalihim ay mananagot pa rin para sa pagkumpleto ng mga tungkulin.
