Sa loob ng maraming taon, ang mga spreadsheet ng Excel ay isang sangkap na hilaw sa parehong propesyonal at personal na mga lupon para sa pag-organisa, pagkalkula at pagtatanghal ng data.
Ang mga ito ay isang pangkalahatang gamit na kasangkapan para sa iba't ibang mga application, tulad ng pagpapanatili ng mga tab sa pinansiyal ng kumpanya at pamamahala ng imbentaryo.
Wala pang isang teknolohikal na pag-unlad na nagawa na palitan ang mga spreadsheet bilang pangunahing opisina (maliban sa patuloy na pag-update mula sa Microsoft Office at katulad na mga kakumpitensya tulad ng Google Docs), kaya ang mga spreadsheet ay mananatiling aktibo sa sirkulasyon.
$config[code] not foundPara sa maraming gamit, ang mga spreadsheet ay mahalaga pa rin, subalit may ilang mga inefficiencies na pumipigil sa kanila na maging ang mga powerhouse na kani-kanilang dating.
Mga Dahilan Kung Bakit Dapat Mong Itigil ang Paggamit ng Spreadsheets
Kung ikaw ay isang matitigas na fan ng spreadsheet, malamang na iyong ilig ang iyong ulo sa ideya na abandonahin sila. Gayunpaman, mayroong ilang mga pangunahing dahilan kung bakit dapat mong bawasan ang iyong pagsalig sa mga pangkalahatang spreadsheet:
1. Ang mga spreadsheet ay mahina sa mga pagkakamali. Ayon sa System ID, halos 90 porsiyento ng lahat ng mga spreadsheet ay may mga pagkakamali. Maaaring ito ay isang di-angkop na formula, isang misreported number, o hindi mahusay na pag-format na humahantong sa mga maling pakahulugan. Siyempre, hindi ito kasalanan ng mga spreadsheet na likas - ito ang kasalanan ng mga tao na namamahala sa kanila. Gayunpaman, ang isang bilang ng mga tampok ng spreadsheet - tulad ng kanilang pagiging simple, kakayahang umangkop, kakulangan ng mga tseke at balanse, at kawalan ng komunikasyon - gawing mas madali para sa mga tao na gumawa ng mga pagkakamali. Dahil ang mga spreadsheet ay madalas na ginagamit para sa mahalagang o sensitibong impormasyon, kahit na ang isang pagkakamali ay maaaring magastos dito, kaya't ito ay hindi katumbas ng panganib.
2. Walang malinaw na mga panuntunan sa pag-format. Nagbibigay sa iyo ng Excel ang mga toneladang opsyon pagdating sa kung paano mag-format ng mga cell, row, column at kahit paano iniharap ang mga numero at data sa sheet. Sa ibabaw, ito ay tila isang mahusay na tampok - ngunit ang manipis na bilang ng mga pagpipilian ay nangangahulugan na walang malinaw na tuntunin para sa kung ano ang "tama" o "mali" para sa mga partikular na application. Mayroong ilang mga template na magagamit sa loob ng Excel, ngunit muli, walang standard na format na maaaring sundin ng lahat ng iyong mga empleyado, mga kasosyo at mga kliyente. Ang pag-format na may katuturan sa iyo ay maaaring hindi magkaroon ng kahulugan sa iba, na humahantong sa mga isyu ng pagkalito at pagkakatugma kapag sinubukan mong makipag-usap ng data sa ibang partido.
3. Masyadong generic na maging may-katuturan para sa karamihan ng mga gawain. Ang kapangyarihan ng mga spreadsheet ay ang kanilang kagalingan sa maraming bagay - ngunit maaari rin itong maging isang kahinaan. Ang mga spreadsheet ay isang uri ng "jack ng lahat ng trades, master ng none." Sila ay disente sa pagganap sa isang bilang ng mga iba't ibang mga application, ngunit hindi sila ang perpektong solusyon para sa anumang isang partikular na function. Dahil sa pagkakaiba-iba ng mga teknolohikal na tool na partikular na idinisenyo para sa mga indibidwal na function, ang mga spreadsheet ay outclassed sa halos bawat application na maaari mong isipin. Ito ay tulad ng pagpunta sa isang espesyalidad restaurant, sa halip na isa na nag-aalok ng isang piraso ng bawat lutuin - na ang pagdadalubhasa ay gumagawa ng tapos na produkto superior.
4. Tanging ang isang tao ay maaaring gumamit ng isang spreadsheet sa isang pagkakataon. Ito ay banayad, ngunit malakas na kahinaan ng mga spreadsheet. Tanging isang tao ang makakapagtrabaho sa isang spreadsheet sa isang naibigay na oras. Kahit sa mga pagpipilian sa spreadsheet na nakabatay sa ulap, sa pangkalahatan, ang isang tao lamang ang maaaring gumawa ng mga aktibong pag-edit, habang ang iba ay nagtatrabaho sa isang kopya ng view-only. Ginagawa nitong napakahirap para sa iyong koponan na manatili sa aktibo, patuloy na komunikasyon o pakikipagtulungan sa isang solong natapos na produkto. Sa ating makabagong mundo, sa malayong manggagawa at mas sopistikadong teknolohiya, kailangan mo ng higit pang mga solusyon para sa madaling pamamahala ng pakikipagtulungan.
5. Ang impormasyong real-time ay imposible. Ayon sa Forrester Research, ang real-time na data streaming at mga update ay ilan sa mga pinakamahalagang up-at-darating na mga teknolohiya sa tingian (pati na rin ang isang bilang ng iba pang mga industriya). Sa dami ng impormasyon na magagamit at ang pagdami ng mga hinihiling ng gumagamit, ang mga bagay na tulad ng pagsubaybay ng imbentaryo at data ng customer ay umaabot sa real-time na streaming para sa mas mabilis, mas tumpak na pagkakaloob ng impormasyon. Ang mga spreadsheet ay hindi kaaya-aya sa mga update sa real-time, hindi sila maaaring isama sa anumang iba pang mga system para sa awtomatikong pag-update at bilang na nakita na namin, isang gumagamit lamang ang maaaring gumawa ng mga pagbabago sa isang pagkakataon. Ang mga update sa real-time ay mas mahalaga.
Ano ang Dapat Gamitin sa halip
Kaya maraming mga mahusay na dahilan upang itigil ang paggamit ng mga spreadsheet, ngunit hindi nito pinalalayo ang iyong mga pangangailangan. Kailangan mo pa ring subaybayan ang imbentaryo. Kailangan mo pa ring mag-ulat ng mga pinansiyal at malamang na kailangan mo ng isang madaling paraan upang ilipat ang iyong mga lumang materyales sa isang bagong sistema. Ano ang maaaring tumagal ng lugar ng mga spreadsheet?
Ang simpleng sagot ay dalubhasang software. Mayroong libu-libo ng mga uri ng software sa pagsubaybay at pangangasiwa sa labas, ang ilan sa mga ito ay sumasakop sa maraming mga pangangailangan sa pangkalahatan (tulad ng software ng pakikipagtulungan ng koponan) at ilan sa mga ito ay nakapagpalinis sa isang nakatuon na angkop na lugar (tulad ng accounting software). Ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian ay upang pumili ng isang suite ng mga serbisyo ng software, isang la carte, na pinakamahusay na magsilbi sa mga partikular na pangangailangan ng iyong kumpanya. Walang solusyon sa lahat-ng-lahat ng solusyon sa labas (na kung bakit ang mga spreadsheet ay nagiging hindi na ginagamit), kaya mag-shop sa paligid at maingat na isaalang-alang ang iyong mga pagpipilian.
Spreadsheet Larawan sa pamamagitan ng Shutterstock
4 Mga Puna ▼
