May isang proyekto sa pagsulat sa harap mo … at isang blangko na piraso ng papel. Sa isang malamig na pawis, nagsisimula kang mag-isip na maaaring mas madaling mag-hire ng isang copywriter (pagkatapos ng lahat, hindi ka pumunta sa negosyo upang maging manunulat). Mag-isip muli. Sa limang tapat na hakbang at ilang pagsasanay, maaari kang maging iyong sariling copywriter at reinvest ang pera na iyong ginugol sa panlabas na tulong para sa iyong negosyo.
Bakit Mahalaga ang Pagsusulat ng Negosyo
Ang dahilan ng pagsusulat, o anumang uri ng komunikasyon sa negosyo, ay mahalaga ay ang parehong dahilan na nakikibahagi sa negosyo: upang lumikha ng mga positibong resulta ng negosyo. Ang epektibong pagsusulat ng negosyo ay maaaring magsulong ng mga positibong resulta ng negosyo sa maraming paraan, kabilang ang:
- Paglikha ng halaga para sa mga stakeholder
- Tumulong na ihanay ang mga stakeholder sa mga estratehiya at layunin ng kumpanya
- Pinapayagan ang manunulat na makibahagi sa patuloy na pag-aaral
Ang mga mungkahi sa pagsusulat sa ibaba ay magpapabuti sa paraan ng pagsulat mo sa anumang haba-mula sa isang di-pormal na e-mail sa isang buong panukala sa negosyo. (Ang tanging bagay na mag-iiba ay ang oras na ginugol sa bawat gawain sa pagsulat.)
Hakbang 1: Alamin ang iyong madla.
Nakikipag-usap ka ba, pababa o sa ibang pagkakataon? Ang iyong madla ay panloob o panlabas sa iyong samahan? Ito ang mga pangunahing tanong na may kaugnayan sa iyong madla. Kung hihinto ka dito sa iyong pagsisiyasat, malamang na wala kang sapat na impormasyon upang maging mas malayo sa proseso ng pagsusulat.
Kilalanin ang iyong mambabasa sa anumang paraan na magagawa mo. Kung ito ay isang partikular na tao, mayroon ba silang katulong na maaaring magbigay sa iyo ng ilang pananaw? Marahil ang mga direktang ulat ng tao ay maaaring magbigay sa iyo ng ilang mga payo? Mayroon bang isang profile ng tao na makakatulong sa iyo na matukoy ang kanilang mga interes at estilo ng komunikasyon? Kung ikaw ay nagbebenta o nakikipag-usap sa hanay ng mga utos, ang mga sagot sa mga tanong na ito ay maaaring maging isang mahalagang pagpapasiya kung ang iyong madla ay bumabasa at kumikilos sa iyong pagsulat.
Gumawa ng isang sandali upang isaalang-alang ang ginustong estilo ng komunikasyon ng iyong mambabasa. Isipin kung paano sila nakikipag-usap sa iyo at sa iba. Nais mo bang "nakarating ka sa punto," o nagsisimula ba ito sa pagtatanong kung paano ginagawa ng iyong pamilya? Ang umiiral na karunungan sa nakasulat na komunikasyon ng Amerikano ay upang makakuha ng diretso sa punto; gayunpaman; Mas gusto ng maraming mga propesyonal sa negosyo na bumuo ng isang relasyon, at hindi nila babasahin ang iyong e-mail kung sa palagay nila devalued sa pamamagitan ng komunikasyon na jumps karapatan sa negosyo. Ang kaalaman sa iyong madla ay nangangahulugang alam kung saan ilalagay ang iyong pangunahing punto: sa simula o sa dulo.
Ang pinakamahalagang bagay na dapat tandaan kapag isinasaalang-alang ang iyong tagapakinig ay ang pag-alam kung ano ang iniisip nila. Walang mali sa tanong na, "Ano ang nasa para sa akin?" Kung hindi mo ito hinihiling sa ngalan ng iyong mambabasa, ang iyong mensahe ay maaaring ma-overlooked.
Hakbang 2: Magpasya sa channel ng komunikasyon.
Sa sandaling alam mo ang iyong madla, maaari kang gumawa ng matalinong desisyon tungkol sa kung anong channel ang gagamitin. Ang mga channel, o mga paraan ng komunikasyon, ay maaaring nahahati sa panloob o panlabas, pormal o impormal. Muli, ito lamang ang unang hakbang. Isaalang-alang kung babaguhin ng mambabasa ang iyong impormasyon. Kung gayon, kanino siya ipinapasa nito? Ang mga tanong na ito ay makakatulong sa iyo na magpasya kung kailangan mo ng isang polyeto, sulat, memo, e-mail o iba pang anyo ng pagsulat ng negosyo.
Isang halimbawa: Isusulat namin sa aming superbisor upang kumbinsihin sa kanya ang isang bagong patakaran na kailangang ilagay sa lugar sa paghiling ng bayad na oras. Dahil ito ay isang mas pormal, panloob na kahilingan, gagamitin namin ang isang format ng memo. Ang memo ay isusulat sa isang paraan na maaaring dalhin ito ng superbisor sa Direktor ng HR para sa talakayan.
Hakbang 3: Ipahayag ang nais na pagkilos.
Sa panahon ng mga workshop sa pagsulat ng negosyo, madalas na nauunawaan ng mga kalahok ang madla at ang channel ng komunikasyon, ngunit sa punto kung saan kailangan nilang kilalanin ang kanilang pangkalahatang layunin, iniisip nila, "Gusto kong basahin nila ito." Ang layuning ito ay hindi sapat sa layunin ng negosyo pagsulat - upang baguhin ang pag-uugali. Ang pagbubulay-bulay kung ano ang gusto mo mula sa mambabasa ay naghihikayat sa tiyak na pagkilos. Gusto mo ba ang mambabasa na sumunod sa isang bagong patakaran? Gusto mo bang tumawag sila para sa pagpapakita o pag-aalok ng pagsubok? Nagpapahiwatig ka ba ng pagbabago, o nagsasagawa ng isang kahilingan na nangangailangan ng agarang pagkilos?
Kung ikaw ay hindi maliwanag tungkol sa tamang pagkilos na nagreresulta, ang iyong mambabasa ay hindi maliwanag, masyadong-at mas malamang na kumilos. Sa kabilang tabi, sa pamamagitan ng pagkakaroon ng malinaw na ideya kung ano ang layunin ng iyong komunikasyon, mas malamang na kumbinsihin mo ang iyong mambabasa na kumilos. Ang oras ay ang kakanyahan sa pagsulat ng negosyo. Mayroon ka lamang sandali upang ipaalam sa madla na ang iyong sasabihin ay mahalaga at nangangailangan ng pagkilos.
Hakbang 4: Mag-isip ng isang reporter.
Tulad ng isang reporter, sagutin ang "Five W's" -na, kung ano, saan, kailan, bakit (at kung paano). Tandaan na ang pagsulat ng negosyo ay mas malinaw kapag ito ay sa punto. Huwag magbigay ng kasaysayan at "mga kagiliw-giliw" na mga detalye sa background maliban kung ito ay direktang may kinalaman sa kung ano ang nais mong gawin ng mambabasa.
Kung mayroon kang isang mambabasa na gustung-gusto ng maraming detalye, isaalang-alang ang pagsagot sa mga sumusunod na tanong sa iyong pagsulat:
- Bakit ang pag-aalaga ng mambabasa?
- Paano nakikinabang ang mambabasa?
- Ano ang dapat gawin ng mambabasa?
- Kailan dapat gawin ito ng mambabasa?
- Ano ang mangyayari kung kumilos ang mambabasa?
- Ano ang mangyayari kung ang mambabasa ay hindi gumawa ng aksyon?
- Sino ang makikinabang? Bakit?
- Saan pumunta ang mambabasa para sa karagdagang impormasyon?
Hakbang 5: Isara ang pagbebenta.
Humingi ng pagbebenta sa dulo ng komunikasyon ng iyong negosyo. Humiling mula sa mambabasa ang aksyon na iyong inaasahan at kapag inaasahan mo ito. Ito ang "pagsasara" na pamamaraan na pinaka-epektibo sa mga audience ng U.S.. Kung nagsusulat para sa isang internasyonal na madla, may iba't ibang mga hakbang na kasangkot; gayunpaman, ang pagbibigay ng isang nakakahimok na pagtatapos ay magpapalakas sa iyong komunikasyon
Tingnan natin ang halimbawa na gumagamit ng lahat ng limang hakbang ng proseso ng pagsulat.
Sa: Evan Datta Mula sa: Soma Jurgensen, x555 Petsa: Disyembre 29, 2010
Re: Ang pagpapataas ng kahusayan ng mga bayad na oras (PTO) na mga kahilingan Sa isang kamakailang pulong ng kawani ako ay inilipat sa pamamagitan ng iyong pagnanais na mapabuti ang kahusayan sa aming mga proseso upang bigyang-priyoridad ang aming oras at matuklasan ang higit pang balanse sa trabaho / buhay bilang isang samahan. Ang iyong nag-isip na mga ideya sa araw na iyon ay nagbigay inspirasyon sa akin na mag-alok ng isang ideya ng aking sarili. Mangyaring isaalang-alang ang memo na ito bilang isang kahilingan para sa pagbabago sa isang proseso na nagkakahalaga ng aming kumpanya ng hindi mabilang na mga oras ng kawalan ng kaalaman at muling paggawa. Gamit ang kahilingan sa pagbabago na ito, maaari kang magdagdag ng isa pang taktika upang kampuhan ang iyong diskarte sa pagtuon sa mga tao sa pamamagitan ng pag-streamline ng mga proseso. Ang kasalukuyang patakaran ay para sa mga empleyado na i-e-mail ang kanilang superbisor para sa PTO. Sinisiyasat ng superbisor ang bilang ng mga araw na ang empleyado ay may at bahagyang pumunan ng isang form para sa empleyado upang makumpleto at mag-sign bago aprubahan ang kahilingan. Tulad ng aming kumpanya ay tumaas ang bilang ng mga empleyado na nag-uulat sa bawat manager sa panahon ng muling pagbubuo ng nakaraang taon, ang demand sa mga tagapamahala ng oras para sa PTO kahilingan ay nadagdagan exponentially. Sa pamamagitan lamang ng isang katulong, ang direktor ng HR ay binubuga ng mga kahilingan para sa mga indibidwal na empleyado ng PTO accrual na mga kahilingan. Ang resulta ay malaki ang oras na ginugol ang pananaliksik at kasiya-siyang mga kahilingan, na humantong sa maraming mga error pati na rin. Sa pamamagitan ng paggamit ng kumpanya Intranet upang ipamahagi ang mga form at pagpapasadya ng sistema ng HRIS sa mga pag-login ng empleyado, ang karamihan sa mga pananaliksik at mga form ay maaaring gawin ng mga empleyado mismo. Ang bagong sistema ay gagana tulad ng sumusunod: Ang pagsang-ayon sa pagbabago ng pamamaraan na ito ay magbibigay ng oras para sa mga empleyado, tagapamahala at HR. Maaaring gastusin ang naka-save na oras sa personal na pakikipag-ugnay sa mga empleyado na mayroong higit sa mga karaniwang tanong, na nagpapabuti sa serbisyo ng customer na ibinigay ng HR. Ang pagpapatuloy sa kasalukuyang patakaran ay magreresulta sa nawalang oras at mapagkukunan. Para sa karagdagang impormasyon sa mga kabiguan tungkol sa kasalukuyang patakaran, ang HR assistant at ako ay makukuha upang matugunan pagkatapos ng unang taon. Magagamit kami upang magbigay ng mga tukoy na detalye na sumusuporta sa pagbabagong ito sa isang pulong sa Direktor ng HR. Ang bagong prosesong ito ay maaaring ipatupad sa kurso ng anim na buwan, na nagpapahintulot sa kumpanya na makinabang ang taon ng kalendaryong ito (2011) at mabilis na i-highlight ang iyong diskarte sa pagtuon sa mga tao sa pamamagitan ng pag-streamline ng patakaran. Makikipag-ugnay ako sa iyo sa loob ng isang linggo ng unang taon upang talakayin ang karagdagang pagkakataong ito. Kung mayroon kang mga katanungan sa pansamantala, mangyaring makipag-ugnay sa akin sa aking extension sa header ng memo. Taos-puso, XXXX
Pagsasara ng mga Puna Tandaan na ito - kahit na ang pagtatalaga ng ilang segundo sa pag-aayos ng iyong mga saloobin gamit ang limang hakbang na proseso ay maaaring mapabuti ang iyong trabaho, anuman ang nilalaman. Ang pagsunod sa bawat magkakaibang hakbang ay maaaring pahintulutan ka, ang manunulat ng negosyo, upang mapadali ang malakas na komunikasyon na may positibong mga resulta para sa iyong negosyo.
