Halos 2/3, o 64 porsiyento, ng mga maliliit na negosyo ay hindi maaaring subaybayan kung gaano kalaki ang gastos ng kanilang mga naka-print na aparato o hindi nila masusubaybayan ang kanilang paggamit. At kung hindi mo masusubaybayan ang mga pangunahing istatistika sa iyong negosyo, hindi mo malalaman kung magkano ang nasasayang.
Ang Paano I-optimize ang Iyong IT Budget Sa mas mahusay na ulat sa Pamamahala ng Dokumento (PDF) at Ang Estado ng SMB Document Management survey sa pamamagitan ng Xerox (NYSE: XRX) ay nagbibigay ng mahahalagang pananaw at solusyon sa pagpi-print sa isang digital na mundo.
$config[code] not foundMga Benepisyo ng Pagsubaybay sa Iyong Printer
Ang Survey
Ang survey ay isinagawa sa US, France, Germany at sa UK, na may higit sa 1,000 maliliit at katamtamang laki na mga negosyo na nakikilahok. Ang layunin ay upang malaman kung paano pinamamahalaan ng mga kumpanyang ito ang pag-print at mga dokumento. Ang pagkasira ng paggamit ng printer ay kumakatawan sa kung ano ang nagaganap sa maliliit na negosyo. Sa mga interbyu ng mga negosyo, 56 porsiyento ang nag-ulat ng pagsingil at mga invoice bilang masinsinang proseso ng papel sa samahan, 53 porsiyento ang nagsabi na ang negosyo at pinansiyal na pag-uulat ay katulad ng papel na masinsinang, at 51 porsiyento ang nagsabi ng mga form ng HR at mga file ng empleyado ay lumalabas sa kanilang mga printer sa malaking bilang.
Apatnapu't pitong porsiyento ang nagreklamo ng mga empleyado sa pagpi-print ng email na idinagdag hanggang sa isang malaking bahagi ng paggamit ng kanilang printer, at ang parehong porsyento na ang claim legal na mga lagda ay isang malaking alisan ng tubig sa paggamit ng papel at printer. Ang isang maliit na mahigit sa 40 porsiyento ng mga negosyo ay nag-ulat ng mga pag-apruba sa pagbili, mga materyales sa pagmemerkado at mga panipi ng customer ay nagkaroon ng isang mahusay na halaga ng mga mapagkukunan ng papel at pagpi-print.
Para sa maliliit na medikal, legal, arkitektura at disenyo ng mga kumpanya, ang print output ay maaaring mas mataas ang survey na ipinakita. At mas madalas kaysa sa hindi, ang mga negosyong ito ay walang tagapangasiwa ng Pinamamahalaang Serbisyo ng Pag-print na nag-aalaga sa masidhing gawaing ito.
Ang isa pang nakikitang istatistika mula sa survey ay ang dami ng oras na nasayang sa mga proseso na kasangkot sa pagpi-print? Naghihintay ng mga trabaho sa printer, nauubusan ng mga supply o pagpunta sa mga tindahan ng printer upang kunin ang mga dokumento ay nakadagdag sa isang malaking halaga ng oras. Ang gastos, siyempre, ay maaaring hindi makikita, ngunit ito ay naroroon.
Sabi ni Xerox sa US ang oras ng paghihintay para sa isang dokumento sa isang negosyo na may isang nakabahaging sentral na printer ay mga tatlong minuto para sa bawat empleyado. Ito ay lumalabas sa 13 na oras bawat taon bawat empleyado. Kaya kahit na isang maliit na negosyo na may 10 empleyado ay maaaring makaranas ng 130 oras ng nasayang na oras.
Ang ulat
Ang "Paano I-optimize ang Iyong Buwis sa IT Nang May Mahusay na Pamamahala ng Dokumento" ay may mga solusyon na maaaring lumawak ang mga maliliit na negosyo upang maiwasan ang mga problema sa mga highlight ng survey.
Ang una ay upang makahanap ng kasosyo sa Managed Print Services upang matulungan silang pamahalaan ang paggamit ng kanilang printer nang mas mahusay. Sa isang post sa opisyal na blog Xerox, ang Xerox Channel Marketing Manager na si Lisa Graham ay nagsusulat ng pangangailangan para sa mga negosyo na maging mas proactive sa pagtatasa ng paggamit ng printer. "Ang mga pagtasa sa pag-print ay maaaring mabilis na makilala ang mga pagtitipid sa gastos at mga pagpapahusay ng kahusayan," paliwanag ni Graham.
Lahat ng bagay mula sa mga inabandunang mga dokumento sa mga trayser ng printer sa pagbili ng mga supply, hindi kinakailangang pagpi-print sa kulay, at iba pang mga inefficiencies ay nagkakahalaga sa iyo.
Sa pag-digitize ng pagbabago sa halos lahat ng bahagi ng iyong negosyo, ang isang pinagkakatiwalaang Managed Print Services o iba pang kasosyo ay maaaring magsama ng digitization, workflow ng dokumento, pag-print ng mobile, teknolohiya ng ulap at seguridad.
Bilang isang hiwalay ngunit kaugnay na isyu, ang ulat ay nagpapahiwatig na 90 porsiyento ng mga negosyo ay nilabag dahil sa hindi ligtas na pag-print.
Konklusyon
Sa pagtatapos ng ulat, inirerekomenda ng Xerox ang mga kumpanya ng lahat ng sukat na mahanap ang tamang Managed Print Partner na kasosyo, ngunit maaaring hindi ito posible para sa maliliit na negosyo. Ang ulat ay nagbibigay ng mahalagang impormasyon para sa mga hindi maaaring kayang umupa ng gayong mga serbisyo.
Sa pamamagitan ng pagpili ng mga pinakabagong printer na may pagsubaybay at pagsubaybay sa mga solusyon, pagpapatupad ng mga pinakamahusay na kasanayan sa mabuting pamamahala, at pagtuturo sa iyong workforce, maaari mong epektibong pamahalaan ang mga problema na nauugnay sa unregulated na paggamit ng printer. Kasama sa ilang mga solusyon ang standardizing settings upang ang lahat ng mga kopya ay nasa itim at puti, na may integrasyon sa mga daloy ng daloy ng ulap at mobile, pag-automate ng mga daloy ng trabaho at pag-coordinate sa pagbili ng mga supply.
Larawan: Xerox
Higit pa sa: Gadgets 1
