Ang kawani ng administrasyon ng opisina ay nagbibigay ng tulong sa mga manggagawa sa opisina. Pinananatili nila ang mga rekord at mga sistema ng pag-file at kadalasang namamahala sa pagpasok ng data.Maaari silang mapanatili ang isang database ng mga customer o imbentaryo at gumawa ng mga sulat para sa pagpapadala, at binabasa at ipapasa ang mail sa tamang departamento. Ang pangkalahatang layunin ng anumang tagapangasiwa ng opisina ay gawing mas madali ang trabaho ng kanilang superbisor.
Pamamahala ng database
Ang isang tagapangasiwa ng pangangasiwa ng opisina ay karaniwang hindi inaasahang magtatayo ng isang database ngunit kinakailangan na magpasok ng mga detalye at maaaring tumawag ng mga rekord na nagtutupad ng ilang pamantayan sa isang abiso ng mga sandali. Dapat din silang gumawa ng mga ulat batay sa impormasyon ng database. Ang mga ulat na ito ay kadalasang naipasa sa mga miyembro ng senior staff o iniharap sa isang kumperensya.
Paghahanda ng Correspondence
Ang sulat ay maaaring isang indibidwal na sulat o isang newsletter na inilaan para sa lahat ng mga kliyente. Ang kawani ng administrasyon ng opisina ay dapat maghanda ng mga memo at mga anunsyo at ipadala ang mga ito sa lahat ng kawani. Inaasahan ng mga kawani ng administrasyon ng opisina na harapin ang mga pagtatanong sa e-mail at alinman sa tugon ay ipasa ang e-mail sa naaangkop na departamento.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingPamamahala ng Iskedyul
Ang pag-book ng mga appointment, pagpaplano ng mga kumperensya at pagpapaalam sa kawani ng mga iskedyul ay karaniwang nangangahulugan ng pagsusulat ng lahat ng mga appointment sa isang central diary at pagpapadala ng lingguhan o araw-araw na mga update sa kawani. Ngayon, ang karamihan sa pag-iiskedyul ay nakumpleto nang elektroniko sa mga programang pamamahala ng data tulad ng Outlook, iCal o Eudora. Pinapayagan nito ang isang miyembro ng kawani ng administrasyon na mag-update at mag-publish ng ilang mga kalendaryo sa elektronikong paraan. Pinapayagan nito ang iba pang mga miyembro ng kawani na suriin ang mga kalendaryo nang sabay-sabay, na ginagawang mga pagsasaayos kung kinakailangan.
Sagutin ang Mga Telepono
Ang mga kawani ng administrasyon ng opisina ay sumasagot ng mga telepono at alinman sa pakikitungo sa mga customer o ilipat ang mga ito sa isang kagawaran na mas mahusay na angkop upang sagutin ang kanilang mga query. Ito rin ang tungkulin ng kawani ng administrasyon sa opisina upang itala ang mga detalyadong mensahe kasama ang anumang impormasyon ng contact ng tumatawag.
