Kapag ang isang kliyente ay naglalakad sa isang tanggapan, ang receptionist ay ang unang taong matutugunan niya. Ang mga receptionist ay ang ugnayan sa pagitan ng publiko at ng mga kumpanya na kanilang pinagtatrabahuhan, at para sa kadahilanang iyon dapat silang maging sapat na kaalaman sa lahat ng mga patakaran at pamamaraan ng opisina. Maaaring hindi nila masagot ang bawat tanong na mayroon ang isang kliyente, ngunit dapat palagi nilang maidirekta ang kliyente sa isang tao na magagawa.
Batiin ang mga Bisita
Ang pangunahing tungkulin ng isang receptionist ay ang pagbati sa mga bisita at idirekta ang mga ito sa mga naaangkop na tanggapan o mga tagapangasiwa. Ang receptionist ay ang pampublikong mukha ng anumang kumpanya, at dapat maging mapagkaibigan, kapaki-pakinabang at may sapat na kaalaman sa lahat ng mga pamamaraan at patakaran ng opisina. Maaaring mag-iba ang mga ito mula sa isang opisina patungo sa iba. Halimbawa, kailangang malaman ng medikal na resepsyonista kung paano makakuha ng impormasyon sa seguro mula sa bawat pasyente at kung paano mangongolekta ng co-pay kung kinakailangan. Bagaman hindi nila kailangang sagutin ang mga medikal na tanong, dapat nilang malaman kung sino ang mag-direksyon ng mga pasyente kung mayroon silang problema. Ang isang receptionist sa isang tanggapan ng batas ay hindi dapat mag-alok ng legal na payo, ngunit dapat niyang malaman kung sino sa kanilang opisina ang may kadalubhasaan upang gumana sa isang kliyente at agad na idirekta siya sa taong iyon.
$config[code] not foundIpatupad ang Mga Patakaran sa Opisina
Sa ilang mga kaso, ang mga receptionist ang may pananagutan sa pagpapatupad ng mga patakaran at pamamaraan ng opisina. Ang mga partikular na patakaran ng opisina ay mag-iiba mula sa isang opisina papunta sa isa pa, ngunit karaniwan ay dinisenyo upang protektahan ang kaligtasan at kapakanan ng mga empleyado at mga kostumer sa opisina. Ang mga patakaran sa opisina ay maaaring kabilang ang mga pagbabawal sa paninigarilyo, pag-inom ng mga inuming nakalalasing at pakikipagtalik sa sekswal o pandiwang sa tanggapan o lugar ng pagtanggap. Maraming opisina ay mayroon ding pangunahing code ng damit, at hinihingi ang lahat na pumasok sa opisina na magsuot ng sapatos at angkop na damit. Ang iba pang mga pangunahing patakaran sa opisina ay sumasakop sa mga oras ng pagpapatakbo, pagsingil at kung paano ipaalam sa mga kliyente ang anumang mga pagbabago sa mga serbisyo o bayad. Tulad ng lahat ng mga empleyado, ang receptionist ay dapat magkaroon ng kamalayan sa mga patakaran sa opisina at magkaroon ng handbook ng empleyado na magagamit sa lahat ng oras.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingMga Isyu sa Privacy at Kumpidensyal
Sa maraming mga tanggapan, ang mga receptionist ang may pananagutan sa pag-file ng maraming impormasyon. Maaaring kabilang sa mga ito ang mga talaan ng trabaho ng mga kliyente, legal o medikal na mga kasaysayan, impormasyon ng address at contact, o impormasyon sa pananalapi. Bagaman maaaring magkaroon ng kumpletong access ang employer ng receptionist sa impormasyong iyon, ang receptionist ay hindi dapat ibahagi ito sa sinuman sa labas ng opisina o sa mga hindi awtorisadong tauhan sa loob ng opisina o lugar ng trabaho. Ang mga patakaran sa opisina ay nagbibigay ng mahigpit na alituntunin sa mga kliyente sa privacy at kadalasang kasama ang mga parusa para sa pagpapalabas ng di-awtorisadong impormasyon. Dahil ang mga receptionist ay ipinagkatiwala sa isang lubos na personal na impormasyon, dapat nilang malaman ang mga patakarang ito at sundin ang mga ito sa lahat ng oras. Dapat ding ipaalam sa mga receptionista ang mga customer ng kanilang mga karapatan sa pagkapribado, at sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon sila tungkol sa mga isyung ito.
