Ang di-malilimutang mga kaganapan ay hindi lamang mangyayari. Ang pag-oorganisa at paghawak ng isang kaganapan ay nangangailangan ng pagpaplano. Kung ito ay isang pagpupulong, seminar o isang araw ng pagpapahalaga sa customer, at kung mayroon kang tatlong linggo upang magplano o isang buong taon, ang tagumpay ng iyong kaganapan ay nasa mga detalye. Nakolekta namin ang 42 maliit na mga tip sa pagpaplano ng kaganapan ng negosyo mula sa mga eksperto, kabilang ang ilan sa mga organizer ng taunang Mga Gantimpala sa Mga Maliit na Negosyo sa Mga Gawain.
$config[code] not foundPagpaplano ng Kaganapan sa Maliliit na Negosyo: Ano ang Dapat Una
1. Magpasya sa iyong target na madla bago pa man. Ang unang hakbang - bago mo gawin ang anumang bagay - ay dapat na malinaw na tukuyin kung sino ang iyong target na madla. Mula dito ang lahat ng iba pang mga desisyon ay magkakaroon ng lugar sa mga tuntunin ng format, nilalaman, presyo, lokasyon atbp Ang nakabalangkas na diskarte ay makakatulong din sa iyo upang manatiling nakatutok sa pagkamit ng mga tiyak na layunin at hindi pinapayagan ang saklaw na maging masyadong malawak o natubigan.
2. Gumawa ng isang listahan ng mga detalye - lahat ng bagay kabilang ang lighting at pampublikong transportasyon, sa nilalaman at pampalamig. Kapag nagpasya kang magkaroon ng isang kaganapan, lahat ng bagay ay mahalaga. Mula sa nilalaman ng programa at pag-iilaw sa transportasyon at paradahan - lahat ng bagay ay binibilang. At ipapahiwatig ng iyong tagapakinig ang lahat sa iyo at … ang iyong brand. Ang pagsasagawa ng isang listahan ay titiyakin na hindi mo malalampasan ang mga bagay.
3. Magkaroon ng isang malinaw na layunin ng negosyo para sa pagpindot sa kaganapan. Bago ka magsimulang magplano ng isang matagumpay na kaganapan, maging malinaw sa kung bakit ginagawa mo ito sa unang lugar, dahil ang bawat desisyon pagkatapos ay dapat suportahan ang iyong pangunahing layunin. Ito ba ay henerasyon ng lead? Ito ba ay upang lumikha ng kamalayan ng iyong kumpanya o isang partikular na produkto? Ay upang bumuo ng katapatan ng customer? O gusto mo lang gumawa ng pera (na okay din)? At siguraduhing alam ng koponan ang layunin, upang wala kang "saklaw na pag-ikot."
4. Panoorin ang iba pang mga kaganapan sa industriya kapag nag-iiskedyul. Suriin ang kalendaryo. Siguraduhin na hindi mo iskedyul ang iyong kaganapan sa o masyadong malapit sa mga pista opisyal o sikat na oras ng bakasyon. Mahalaga rin na suriin para sa iba pang mga kaganapan na ang iyong mga target na dadalo ay maaaring pumunta sa.
5. Maging flexible sa mga pagbabago sa sukat, lokasyon at iba pang mga detalye. Kapag nakarating ka sa proseso ng pagpaplano ng kaganapan, maaari mong makita na ang iyong kaganapan ay nagbabago sa sukat, lokasyon, at maraming iba pang mga paraan kaysa sa iyong orihinal na nakita. Ito ay natural at perpektong mabuti hangga't hindi mo malimutan ang dahilan kung bakit ginagawa mo ang lahat ng gawaing ito sa unang lugar. Ang ilang kakayahang umangkop ay kinakailangan.
6. Alamin ang iyong mga limitasyon. Namin ang lahat ng malaman ang layunin ay upang ihagis ng isang mahusay na live na kaganapan. Sa layuning iyon, kailangan din nating malaman kung ano ang magagawa o hindi natin realistikong gawin - maging badyet na … o oras-pera. Kung magpasya kang magtapon ng isang live na kaganapan sa isang oras ng lingguhan, magplano para sa isang mas intimate na kapakanan. Kung ito ay isang malaking kaganapan, maghanda ng ilang buwan ng maaga. Kung ang maliit na badyet ay maliit, maaaring kailangan mong i-counterbalance na may pagkamalikhain at maraming trabaho na gawin ito.
7. Gumawa ng mga layunin sa SMART. Laging magsimula sa diskarte. Katulad ng pagtatayo ng anumang negosyo, ang mga mahusay na kaganapan ay nagsisimula sa isang malakas, maalalahanin at masusukat na diskarte. Ang mga live na kaganapan ay isang kamangha-manghang paraan upang maibahagi ang iyong tatak, kumonekta sa iyong target na merkado, makakuha ng feedback sa iyong produkto (at higit pa!), Ngunit kailangan mong malaman kung ano ang sinusubukan mong makamit. Manatili sa mga layunin ng SMART at mag-outline kung ano ang iyong hinahangad. Pagkatapos ay siguraduhin na magpatuloy ka sa linya sa pag-abot sa mga layuning ito.
$config[code] not found
Badyet: Paano Magbayad Para sa Iyong Kaganapan
8. Bumuo ng isang "plano ng financing" para sa iyong kaganapan, at tantyahin ang mga numero. Alamin kung paano mo babayaran ang kaganapan. Karamihan sa mga kaganapan ay pinondohan ng mga sponsorship, mga benta ng tiket, mga panloob na badyet sa pagmemerkado - o isang kumbinasyon ng lahat ng tatlo. Kapag lumikha ka ng iyong badyet para sa kaganapan, kakailanganin mong tantyahin kung gaano karaming pera ang maaari mong realistically itaas mula sa bawat lugar. Bago mo i-book ang iyong lugar o mag-sign ng anumang kontrata, magandang ideya na simulan ang pag-sign up ng mga sponsor, o magbenta ng mga tiket sa advance upang matiyak na may sapat na interes sa iyong ideya na pondohan ito.
9. Gumawa ng isang badyet ng gastos - at i-save ang pera sa pamamagitan ng "in-kind" donasyon ng sponsor. Ang mga kaganapan ay madalas na nagkakahalaga ng higit pa kaysa sa karaniwang naiisip ng may-ari ng maliit na negosyo - lalo na tungkol sa lugar at pagkain at inumin. Tandaan na babayaran ang lahat ng mga permit at lisensya na kailangan mo rin. (Ito ay kung saan ang isang tagaplano ng kaganapan ay maaaring makatulong sa iyo na maiwasan ang sakit ng ulo.) Gumawa ng komprehensibong listahan ng lahat ng mga gastusin at pagkatapos ay i-highlight ang mga lugar kung saan sa palagay mo ang mga sponsor ay maaaring maglaro ng isang papel upang mag-alok ng isang bagay "sa uri." mga kasosyo upang i-host ang iyong mga kaganapan, mas maaari mong i-save.
10. Isaalang-alang ang crowdfunding bilang isang bagong pagpipilian upang taasan ang pera para sa isang kaganapan. Kung ito ang iyong unang beses na tumatakbo sa mga kaganapan, gumamit ng mga crowdfunding platform upang mabawasan ang panganib. Sa pamamagitan ng pag-publish ng iyong mga kaganapan sa mga dadalo ng platform ay kailangang mangako para sa mga tiket para maganap ang kaganapan. Kung ang minimum na bilang ng mga dadalo na kailangan ay hindi natutugunan ang kaganapan ay hindi nagaganap.
Marketing: Pagkuha ng mga Tao na Dumalo
11. Kakailanganin mo ng isang detalyadong plano sa marketing. Lumikha ng isang plano sa marketing para sa kaganapan. Ang mas organisadong ikaw ay, mas magiging propesyonal ang iyong kaganapan.
12. Maging walang pagod sa iyong mga pagsisikap o ang iyong kaganapan ay mabibigo. Kung hindi mo nais na maging sa iyong kaganapan nag-iisa … pagkatapos market, market, market, market … at mag-market ng ilang higit pa.
13. Tukuyin ang magandang (mga) dahilan upang lumabas ang mga tao. Ano ang gumuhit para sa mga dadalo? Kailangan mong tukuyin ANO ang iyong ginagawa sa kaganapan na magdadala sa mga target na dadalo sa pinto. Para sa isang produkto ng consumer maaari itong maging isang partido na may entertainment at mga produkto ng demo at freebies. Para sa isang negosyo karamihan ng tao ay maaaring maging pang-edukasyon na nilalaman o isang kapana-panabik, kilalang ekspertong speaker. Anuman ito, huwag mawalan ng koneksyon sa kung bakit gusto mo ang partikular na madla na ito na umakyat.
14. Magtakda ng nakasulat kung bakit dapat dumalo ang iyong target na market - huwag isipin na ang mga benepisyo ay halata. Kapag nagpo-promote ng isang kaganapan siguraduhin na sabihin sa iyong target na merkado kung ano ang kanilang matututunan, kung sino ang kanilang matugunan at kung bakit dapat sila ay naroroon. Huwag isipin na sasabihin ng iyong mga kaibigan ang kanilang mga kaibigan. Kung gumagamit ka ng mga nagsasalita, bigyan sila ng kopya ng advertising upang maisulong nila ang kaganapan sa kanilang mga madla.
15. Alamin kung paano makipag-usap sa media. Ang mga mamamahayag ay abala at palaging nasa deadline … wala silang panahon upang makarinig ng isang pitch ng benta. Ipaalam sa kanila na ang impormasyon ay umiiral at - para sa mga kuwento sa hinaharap - na ikaw ay eksperto sa larangan na iyon. Isama ang impormasyong iyon kapag naabot mo.
16. Gamitin ang Twitter hashtags. Ang Twitter ay napakalakas para sa pagtataguyod ng mga kaganapan at para sa paglikha ng isang kahulugan ng online na komunidad sa paligid ng isang kaganapan. Mag-set up ng isang natatanging hashtag nang maaga. Hanapin ang Twitter muna upang matiyak na hindi ito ginagamit. Ilagay ang hashtag mismo sa website ng kaganapan, at kung gagamitin mo ang pindutan ng Tweet para sa pagbabahagi sa site, gumana ang hashtag pakanan papunta sa premade verbiage. Kapag nag-tweet ang mga tao, awtomatikong nagtataguyod ang kaganapan sa Twitter.
$config[code] not found17. Gamitin ang mga social pre-events sa online upang itaguyod ang pangunahing kaganapan. Upang bumuo ng interes sa iyong kaganapan, sinusubukan na may hawak na isang Google Hangout o isang Twitter chat ilang linggo bago ang pangunahing kaganapan. Mag-imbita ng ilan sa iyong mga nagsasalita upang lumahok sa online social event. Magbigay ng isang preview ng kung ano ang darating sa pangunahing kaganapan, sa pamamagitan ng paggawa ng ilang talakayan tungkol sa kung ano ang magsasalita ay sasaklaw, o i-highlight ang mga aktibidad. Ito ay bumubuo ng pag-asa.
18. Bumili ng advertising sa mga social media network. Ang pagbili ng advertising sa mga social network ay madalas na napapansin ng mga maliliit na kaganapan. Ang mga platform sa advertising ng social (Facebook, LinkedIn at Twitter sa itaas lahat) ay nag-aalok ng malalalim na mga pagpipilian sa pag-target na maaaring makabuluhang makakatulong upang maabot ang aming target na madla sa aming heograpikal na lokasyon. Ang mabuting balita ay na walang malalaking badyet ang kinakailangan at ang mga benta ng tiket ay madaling masusukat.
19. Gamitin ang YouTube upang i-promote ang iyong kaganapan. Ang YouTube ang pangalawang search engine sa buong mundo pagkatapos ng Google. Ang pag-upload ng mga video mula sa aming mga nakaraang mga kaganapan o mga panayam sa aming mga speaker / performer ay isang mahusay na paraan upang kumbinsihin ang mga prospective na dadalo upang mag-click sa pagbili. Nagbibigay ang video ng mga makabuluhang visual na pahiwatig na lubhang nakakaapekto sa aming proseso ng paggawa ng desisyon. Sa mga kaganapan na palagi nating nararamdaman ang panganib na hindi alam kung ano ang mangyayari, ang video ay nagbibigay-diin sa pag-igting.
20. Gumawa ng kahanga-hangang video na pang-promosyon na mababa ang badyet. Ang isang maliit na pagkamalikhain na may ilang poster board, isang royalty-free music clip, at isang mahusay na smartphone video camera ay lilikha ng isang masaya na video upang makatulong na isapubliko kung ano ang darating. Narito ang isang mahusay na halimbawa ng video, na ginawa lamang iyon sa isang badyet ng shoestring, upang itaguyod ang isang maliit na kaganapan sa negosyo.
21. Kumuha ng mga lokal na blogger na kasangkot. Maging matalino sa mga blogger. Ang pagsasama ng mga lokal na blogger upang makilahok sa kaganapan ay karaniwang isang mahusay na diskarte upang makakuha ng madla bago, sa panahon at pagkatapos ng kaganapan. Ang mga blogger ay kadalasang binibilang sa isang malawak na pag-abot at hindi karaniwang sumunod sa tradisyonal na mga patakaran ng media.
22. Kumuha ng platform ng pagpaparehistro ng kaganapan tulad ng Meetup. Gumamit ng mga umiiral na platform. Kung ito ang iyong unang pagtatangka sa pagpapatakbo ng isang kaganapan at kakulangan ka ng mga kasanayan upang itaguyod ito, tingnan ang Meetup.com. Bukod sa pag-aalok ng isang suite upang pamahalaan ang mga kaganapan sa online, Meetup ay isang mahusay na referrer para sa may-katuturang mga madla sa iyong lugar. Nagtatampok din ito ng mga kakayahan sa pamamahala ng pagpaparehistro at RSVP na partikular na madaling gamitin kung ikaw ay walang karanasan.
23. Gumamit ng pagpaparehistro sa online. Ang mas madaling paraan upang takutin ang mga tao ay ang pagkakaroon ng analog registration (fax, bank draft o sa pintuan lamang). Mag-alok ng pagpaparehistro sa online upang ma-secure ang maraming mga dadalo sa lalong madaling panahon, na makakatulong upang mag-forecast ng mga numero at magpalabas ng badyet sa lalong madaling panahon.
24. Kumuha ng nakalista sa mga site na nakatakda sa iyong grupo. Kapag alam mo kung sino ang gusto mong dumalo, ang susunod na hakbang ay upang ilagay ang iyong sarili sa harap ng mga ito. May mga website na nagpakadalubhasa sa mga kaganapan ng paglilista sa buong bansa (hal. Meetup, Lanyrd) at lokal na nagsimula doon at pananaliksik na kung saan ay ang pinaka-angkop na nakalista sa.
25. Mag-alok ng mga lokal na kasosyo sa mga insentibo upang itaguyod ka. Ang mga press release na ipinadala sa mga may-katuturang media outlet ay makakatulong na makabuo ng buzz ng balita at maaari kang tumingin sa pagkuha ng media (online at offline) na kasangkot bilang mga kasosyo. Nakukuha nila ang pagkakalantad sa iyong kaganapan bilang kapalit para sa pag-publish nito. Kung ayaw nilang makisangkot sa antas na iyon, lapitan ang ideya ng pagpapatakbo ng kumpetisyon para sa kanilang mga mambabasa na manalo ng mga tiket.
26. Gawing madali sa iyong mga nagsasalita upang maihayag sa kanilang mga tagasunod. Kung mayroon kang anumang mga eksperto / nagsasalita na dumalo, hikayatin ang mga ito na ipaalala ang kanilang pagdalo sa kanilang mga tagasunod sa social media / mga subscriber ng email.
27. Bigyan ang mga maagang insentibo sa ibon. Ang mga maagang ibon tiket sa isang mas murang rate ay isang mahusay na paraan upang makakuha ng maagang pag-sign up sa pamamagitan ng pagbibigay sa mga tao ng isang insentibo na kumilos ngayon sa halip na maghintay at kalimutan.
Koponan: Sino ang Pupunta sa Tulong?
28. Delegado ang mga responsibilidad. Anuman ang laki ng iyong negosyo, laging subukan na italaga ang mga responsibilidad. Ang pagkakaroon ng isang tao na namamahala ng bawat detalye ay karaniwang hindi gumagana nang maayos. Hangga't maaari, hayaan ang mga tao na kontrolin ang mga lugar na pinakagusto nila. Halimbawa, hayaan ang foodie sa iyong kumpanya na pangasiwaan ang mga detalye ng pagtutustos ng pagkain. Ang mas maraming mga tao enjoys ang kanilang mga responsibilidad, mas malamang na sila ay dalhin ang mga ito sa tagumpay.
29. Sundan - at sundin muli. Mag-check nang maaga at madalas. Kahit walang nais na maging micromanaged, tiyakin na ang mga empleyado at mga vendor ay nasa track sa kanilang mga tungkulin sa kaganapan. Hangga't alam ng mga tao na inaasahan mong mga pag-update paminsan-minsan, mas malamang na sila ay maging bigo kapag tumawag ka o nag-email para sa isa.
30. Ang mga sponsor ay royalty - tiyaking nararamdaman nila ito. Kung mayroon kang mga sponsor - gamutin sila tulad ng mga hari. Pinopondohan nila ang iyong kaganapan at pinagana mo ito (kung iyon ang modelo ng iyong negosyo). Maging napakalinaw bago ang kaganapan kung ano ang kanilang makuha bilang mga sponsor.
31. Palaging maliitin ang turnout, para sa mga sponsors. Kung sa tingin mo ay makakakuha ka ng 100 na dadalo, i-base ang iyong sponsorship pitch sa mas mababang pagtantya - lalo na kung ito ang iyong unang kaganapan. Mas mahusay na magbigay ng mga sponsor ng isang kaaya-aya sorpresa kaysa sa isang disappointing isa.
32. Tanungin ang mga tao kung ano ang kanilang iniisip, at maging handa para sa feedback mabuti o masama. Humingi ng mga kritiko. Kung nagawa mo ang kalahati ng isang disenteng trabaho, makakakuha ka ng maraming kudos. Sabihing salamat, ngunit pagkatapos ay hilingin ang CRITIQUE at maging handa para dito.
33. Magkaroon ng isang skilled social media team na masakop ang iyong kaganapan. Huwag kalimutan ang isang social media team. Habang hindi mahalaga para sa bawat kaganapan o industriya, higit pa at higit pang mga kaganapan ay tumutuon sa harnessing ang viral kapangyarihan ng kanilang madla. Kung ang iyong madla ay nag-tweet, nag-Facebook at kumukuha ng mga larawan sa Instagram - dapat mong gawin ang parehong at kakailanganin mo ng sinanay na koponan upang maisagawa.
34. Maghanap para sa mga vendor na naglilingkod sa iyong angkop na lugar at nais na makakuha ng kasangkot. Ang mga pinakamahusay na vendor na maaari mong gawin ay ang mga pamilyar sa maliliit na kultura ng negosyo. Maghanap ng mga vendor na nakikipagtulungan sa mga maliliit na negosyo nang madalas o kung sino ang magiging kasangkot sa mas malaking antas kaysa sa kanilang papel.
Araw ng Kaganapan: Pagdadala nito
35. Maingat na itakda ang mga inaasahan - pagkatapos ay maghatid. Tiyakin na ang madla ay may GREAT (hindi magandang) karanasan; at binibigyan mo sila kung ano ang inaasahan nila sa pagdalo.
36. Ang saloobin ay nakakahawa. Ang iyong mga bisita sa malaking bahagi ay i-play off ang iyong saloobin at dynamics sa panahon ng kaganapan. Humantong sa pamamagitan ng halimbawa at magkaroon ng isang magandang panahon.
37. Hayaan ang karamihan ng tao reaksyon ay ang iyong barometro. Basahin ang madla sa panahon ng kaganapan. Itanong sa mga tao kung paano nila ginagawa. Kung ang mga bagay ay napakalaki, at kung sila ay hindi, malalaman mo.
38. Palaging tanungin ang iyong sarili: Paano ito nauugnay sa mga dadalo? Tiyaking nag-aalok ka ng nilalaman na may kaugnayan sa higit sa 80% ng madla. Ang madla ay dapat lumakad palayo na may mahahalagang taktika upang mapabuti ang kanilang negosyo at karera … at naramdaman nila ang lakas ng tagapagsalita. Nagsasalita tungkol sa iyong negosyo at kung ano ang iyong ginagawa - nang hindi nag-aalok ng madla kung ano ang KINI kailangan - ay isang pag-aaksaya ng oras at pera para sa lahat.
39. Bilang master ng seremonya o tagapagsalita - pagsasanay. Alam mo ang iyong negosyo, ngunit huwag ipagpalagay na alam mo kung paano ilagay sa isang presentasyon. Magsanay sa pagbibigay ng iyong pagtatanghal, pagsagot sa mga tanong at paghawak ng mga mahirap at kumprontasyon na mga miyembro ng madla. Kung mas handa ka, mas mahusay ka.
$config[code] not found40. Hanapin ang iyong pinakamahusay. Hanapin ang bahagi … maging komportable ngunit fashion pasulong. Kahit na ikaw ay isang accountant o abugado, piliin ang iyong pinaka-natatanging suit o kurbatang. Natatandaan ng mga tao kung gaano ka kumportable sa iyong sariling balat.
Plano ng Contingency: Ano ang Gagawin Kapag Nagbabago ang mga Bagay
41. Isipin ang kaganapan, hakbang-hakbang, at gumawa ng isang listahan ng 2-haligi: kung ano ang maaaring magkamali sa isang haligi, at ang iyong plano ng kawalang-tiyak ng anumang pangyayari sa pangalawang. Maging handa para sa hindi inaasahang. Siguro ang sound system ay nabigo. Siguro ang iyong keynote presenter bails. Maaari mo bang makayanan at magpatuloy?
42. Maging handa upang ipahiram ang isang kamay upang punan ang anumang mga puwang. Kahit na ang pagpaplano ng maaga ay isang mahusay na pormula para sa tagumpay, ito ay hindi sapat. Isang bagay na di inaasahang palaging lumalabas. Kaya, binabayaran ito upang ilagay sa isang maliit na dagdag na grasa ng siko para sa mga pangyayari na nagpapahirap. Nalalapat ito sa mga kaayusan sa pagtutustos ng pagkain, mga kinakailangan sa pag-print, mga kaluwagan sa panauhin, mga pagtataya ng panahon, libangan at iba pa.
Isang malaking pasasalamat sa mga eksperto na nag-aambag sa mga tip sa pagpaplano ng kaganapan sa itaas sa itaas:
- Matt Telfer, Marketing Manager para sa Heart Internet at blogger sa Marketing Nerd Mga Tip 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Managing Director, Doubet Consulting Tip 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Planner ng Kaganapan at May-ari, L2 Production Production Mga Tip 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Internet Marketing at Affiliate Program Manager, Day 2 Day Printing Tip 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Chief Event Specialist, Liz King Events Mga Tip 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, tagapagsalita ng industriya ng kaganapan at editor ng Blog ng Pangangasiwa ng Kaganapan Tip 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Teknolohiya Evangelist at Editor ng Maliit na Biz Teknolohiya Mga Tip 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, Tagapagtatag at CEO ng Maliit na Negosyo Trends Tip 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, Badyet, Empty, Banquet, Team, Embarrassed
109 Mga Puna ▼
