Ang pananatiling organisado ay napakahalaga sa pagtiyak na ang tanggapan ay tumatakbo nang maayos. Bilang isang executive assistant, madalas kang hinahangad na panatilihing epektibo ang tanggapan at kung hindi ka handa, ang mga bagay ay makakakuha ng napakahirap. Hinihiling sa iyo na magsagawa ng mga gawain sa araw-araw, lingguhan at buwanang batayan. Kung walang organisasyon, madali itong malito at makalimutan ang mga importanteng deadline.
Upang Gawin ang Lugar
Italaga ang isang bahagi ng iyong desk bilang "to-do" na lugar sa halip ng pagkakaroon ng malagkit na mga tala at papel sa lahat ng dako. Maglagay ng mga item sa isang kahon o folder sa iyong desk at suriin itong pana-panahon sa buong araw. Habang nakumpleto ang mga gawain, alisin ang mga item mula sa desk sa isang "tapos na folder" o sa isang kahon para sa pag-file. Sa simula ng bawat araw, gumawa ng kumpletong listahan ng mga gawain para sa araw at ilagay ito sa "to-do" na folder. Tanggalin ang mga gawain habang sila ay nakumpleto. Magdagdag ng mga gawain habang dumarating sa iyo at sa pagtatapos ng araw tiyaking nakumpleto ang lahat.
$config[code] not foundItakda ang mga Araw
Italaga ang mga araw para sa mga lingguhang gawain. "Maaari mong ayusin ang iyong linggo upang malaman mo, sa ilang mga lawak kung papaano, kung ano ang iyong ginagawa," sabi ni Victoria Moran ng OfficePRO Magazine. Halimbawa, piliin ang Miyerkules bilang maliit na araw at panatilihin ang mga papel na nangangailangan ng pag-shredding sa isang kahon hanggang sa oras na. O, mag-cash kaagad sa Biyernes. Maaari din itong gumana sa araw-araw na gawain. Moran ay nagmumungkahi bumabalik na boses at email sa ilang beses bawat araw. (REF1) Sa ganoong paraan hindi mo na kailangang itigil kung ano ang madalas mong ginagawa sa araw.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingKulay ng Pag-encode
Ang paggamit ng color coding ay makakatulong sa iyong ayusin kung ano ang kailangang gawin at kung kailan. "Palaging isipin kung anong mga gawain ang ginagawa mo at kung gaano mo kadalas gawin ito," sabi ni Judith Allen ng Mga Lihim ng Admin. (REF2) Code lingguhang tasking isang kulay tulad ng pula; bigyan ang araw-araw na gawain ng asul, buwanang mga gawain dilaw at iba pa. Maglagay ng mga gawain sa mga folder ng code pagkatapos ay kunin ang iyong kalendaryo at markahan kung ano ang kailangang gawin sa isang kulay na kuwadro sa likod nito. Sa mga electronic na kalendaryo, i-type ang mga salita sa mga kulay ng gawain kung hindi ka makakagawa ng isang kahon.
Ibahagi ang Responsibilidad
Ang mga responsibilidad sa pagbabahagi ay isang mahalagang bahagi sa pananatiling organisado. Ito ay maaaring mukhang mahirap dahil ikaw ay ang tao na ang karamihan sa mga gawain ay delegado sa, ngunit maaari itong gawin. Kung minsan, ang pagiging maagap ng iyong gawain ay nakasalalay sa mga pagkilos ng iyong mga tagapangasiwa at katrabaho. Kung ikaw ay namamahala sa pagbabalanse ng libro, bigyan ang iyong mga katrabaho ng isang deadline upang i-on ang kanilang mga stubs. Paalala rin nila ang bawat tseke na kinuha nila mula sa aklat. Kung ikaw ay nasa biyahe ng boss, ipasulat sa kanya o magbigay ng checklist kung ano ang kailangang gawin. Pagkatapos ay bigyan siya ng isang kopya ng listahan upang matiyak na pareho ka sa parehong pahina. Gayundin, bigyan ang mga espesyal na folder ng mga katrabaho upang i-on ang lahat ng mga cash receipt sa isang folder. Sa ganoong paraan hindi mo kailangang pumunta sa pangangaso kahit sino kapag oras na upang mapagkasundo ang dibuhista.
