Ang mga araw ng administrative assistants ay napuno ng maraming gawain kabilang ang pag-iiskedyul, pagpapadala ng mga email at pamamahala ng mga proyekto. Bilang karagdagan, minsan ay kinakailangan na kumuha ng isang mensahe para sa iyong boss kapag hindi siya magagamit. Ang isang hindi malinaw, hindi maayos na nakasulat na mensahe ay maaaring biguin ang iyong boss. Kung gusto mong mapahanga siya, magbigay ng detalyadong mensahe na nagbubuod sa kalikasan ng tawag at hiniling na tugon. Kahit na hindi ka isang administratibong katulong, maaari mong paminsan-minsan na kumuha ng mga mensahe para sa isang boss na hindi magagamit.
$config[code] not foundHabang nasa Telepono
Tanungin ang tumatawag kung gusto niyang umalis ng isang mensahe. Kung ang sagot ay "hindi," maglaan ng sandali upang hikayatin ang isang mensahe. Sabihin sa kanya na ang iyong amo ay nasa mga pulong sa buong araw, kaya ang pagtawag sa likod ay maaaring hindi ang pinakamahusay na pagpipilian.
Tanungin ang tumatawag na magbigay ng detalyadong mensahe. Ang ilang mga tumatawag ay sasagot sa, "Ibalik lang niya ako." Sa kasamaang palad, ang iyong boss ay maaaring hindi nasiyahan sa isang hindi malinaw na mensahe. Sa kasong ito, tumugon sa, "Tiyak na bagay. Ano ang masasabi ko sa kanya tungkol dito?"
Humiling ng buong pangalan mula sa tumatawag. Ang mga pangunang pangalan ay maaaring maging sanhi ng pagkalito para sa iyong amo. Itanong lamang, "Maaari ba akong magkaroon ng iyong buong pangalan?" kapag kinuha ang mensahe.
Hilingin ang numero ng telepono ng tumatawag. Kahit na ito ay maaaring mukhang halata, madaling makalimutan ang numero kapag nakatutok sa iba pang mga aspeto ng tawag. Kung ang tumatawag ay mas gusto makipag-ugnay sa pamamagitan ng email, isulat din ito pati na rin.
Isulat ang lahat ng impormasyong ito sa scrap paper habang tinatanong mo ang mga tanong. Isulat din ang petsa at oras ng tawag.
Pagrelay sa Mensahe
Ayusin ang iyong mga tala para sa tawag sa isang maliit na slip ng papel. Ang bawat mensahe ay dapat na punan lamang ng isang piraso ng papel. Iwasan ang pagsulat ng higit sa isang mensahe sa bawat slip.
Isulat ang petsa at oras ng tawag, na sinusundan ng una at huling pangalan ng tumatawag sa tuktok ng papel. Kung nagbigay rin siya ng kanyang posisyon o kaugnayan sa iyong boss, tulad ng isang accountant o isang supplier, isulat din ito dito.
Ibuod ang layunin ng tawag sa isang maikling pangungusap. Isulat ito sa ilalim ng pangalan ng tumatawag. Maging maikli at tiyak na kaya ang iyong boss ay hindi kailangang magtaka kung ano ito ay tungkol sa.
Isulat ang numero ng telepono ng tumatawag sa ibaba ng mensahe.
Isulat ang "URGENT" sa malalaking titik sa kanang itaas na sulok ng tala kung ang tawag ay napakahalaga. Karamihan sa mga mensahe ng telepono ay hindi mapapailalim sa kategoryang ito. Ang mga kagyat na mensahe ay tumutukoy sa mga emerhensiya sa pamilya o problema sa negosyo na maaaring magkaroon ng malaking epekto sa kumpanya.
Relay ang mga mensahe sa iyong amo sa lalong madaling panahon na magagamit niya. Habang binigyan mo siya ng bawat mensahe, basahin ito nang malakas. Sa ganitong paraan walang pagkakataon na malalampasan niya ang isang mahalagang mensahe.
Tip
Alamin kung kailan magsalita. Kung ang isang mensahe ay talagang isang emergency, lalo na sa pamilya ng boss, matakpan siya at sabihin sa kanya ang tungkol sa tumatawag kaagad. Ang ilang mga bagay sa buhay ay mas mahalaga kaysa sa isang pulong ng negosyo.
