Papel ng isang Document Manager

Ang isang tagapamahala ng dokumento ay isang miyembro ng kawani ng IT na ang layunin ay upang ayusin, i-update at pahusayin ang pangkalahatang daloy ng trabaho ng dokumentasyon sa loob ng isang kumpanya. Ang mga korporasyon ay ang pinakamalaking mga tagapag-empleyo ng mga tagapamahala ng dokumento, bagaman ang ilang mga industriya - tulad ng mas malalaking kumpanya ng real estate, mga serbisyong legal, financing, pangangalaga sa kalusugan at seguro - ay malamang na magkaroon ng isang dokumento manager sa kamay anuman ang sukat. Karamihan sa mga posisyon ng manager ng dokumento ay nangangailangan ng isang minimum na 1-3 taon ng nakaraang karanasan; Gayunpaman, ang mga kamakailan-lamang na nagtapos sa kolehiyo na may espesyal na pagsasanay ay maaaring direktang lumipat sa posisyon. Ang kasanayan sa partikular na software, tulad ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento at / o mga programa sa pamamahala ng pakikipag-ugnayan sa customer, ay mahalaga sa pag-andar ng trabaho. Ang mga tagapamahala ng dokumento ay may limang pangunahing responsibilidad sa trabaho: ang pagtaas ng accessibility, mga dokumento sa pag-archive, pag-update ng impormasyon, pag-record ng traceability at pagkuha ng mga dokumento.

$config[code] not found

Dagdagan ang Accessibility

Ang mga empleyado ay nangangailangan ng access sa mga dokumento tulad ng mga titik ng cover, mga materyales sa marketing, mga tutorial at impormasyon ng client upang makumpleto ang kanilang trabaho. Ayon sa kaugalian, ang mga empleyado ay nai-save ang mga file na ito nang direkta sa kanilang mga hard drive para sa pag-access sa hinaharap, ngunit may likas na panganib na ang mga file ay magiging lipas na sa panahon. Bilang karagdagan, ang mga empleyado ay maaaring mag-aaksaya ng mahalagang oras na pagsamsam sa kanilang mga hard drive para sa mga dokumento na hindi nila na-download. Ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay nalulutas ang lahat ng mga problemang ito. Lumilikha ito ng isang focal point kung saan ang lahat ng mga dokumento ay nai-save. Bukod dito, ang mga parehong dokumento ay maaaring ibahagi sa mga kawani at mga kliyente sa pamamagitan ng isang website. Ang karamihan sa mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay maaaring output sa isang website madali; ang benepisyo ay naa-access ito sa sinuman na may koneksyon sa Internet at hindi nangangailangan ng karagdagang software o pag-install upang tingnan (maaaring mangailangan ito ng isang username at password, ngunit maaaring matukoy ito).

Pag-archive ng Mga Dokumento

Ang IRS ay nangangailangan ng mga pinansiyal na institusyon upang panatilihin ang anumang dokumentasyon na may kaugnayan sa isang kliyente sa loob ng limang taon matapos na ang account ay sarado. Ang Kagawaran ng Hustisya ay nangangailangan ng isang mas matagal na panahon para sa mga tanggapan ng batas, na nangangahulugang ang lahat ng mga file na kailangang pumunta sa isang lugar. Ang mga tagapamahala ng dokumento ay karaniwang nag-archive ng mga dokumento nang magkakasunod, bagaman mas gusto ng iba ayon sa alpabeto depende sa dami ng impormasyong dapat maimbak. Kung ito ay isang paperless office, dapat na naka-back up ang mga dokumento (sa dalawang magkahiwalay na lokasyon), pagkatapos ay nalinis mula sa server.

Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni Sapling
Ina-update ang Mga Dokumento

Depende sa laki ng organisasyon, ang mga kasanayan sa pagsusulat ay maaaring maging isang susi sa papel ng isang tagapamahala ng dokumento. Ang mga titik, template, at tutorial ay nangangailangan ng mga pare-parehong pag-update upang manatiling may kaugnayan. Higit pa rito, ang mga pahayag sa pagkapribado, mga blangko kontrata at mga teknikal na dokumento ay tumatanggap ng mga menor de edad tweak na tinatayang isang beses sa isang taon Kung man o hindi ang tagapamahala ng dokumento ay ginagawang personal ang mga pagbabagong ito, ito ang magiging responsibilidad niya upang matiyak na ginagamit ng lahat ang mga pinaka-up-to-date na bersyon. Ang pinakasimpleng paraan upang gawin ito ay ang paggamit ng isang sistema ng pamamahala ng dokumento.

Pagrekord ng Traceability

Nagbabago ang mga dokumento, at responsibilidad ng dokumentong tagapamahala na malaman kung sino ang gumawa ng mga pagbabago. Ang Traceability ay isang karaniwang tampok sa karamihan sa software ng pamamahala ng dokumento. Gayunpaman, maaaring masubaybayan ng isang tagapamahala ng dokumento ang traceability nang walang software sa pamamagitan ng paggawa ng bawat dokumento na read-only, at pagkatapos ay mag-log ang hiniling na mga pagbabago habang natanggap ang mga ito.

Pagkuha ng mga Dokumento

Magkakaroon ng mga pagkakataon na kailangan ng isang tagapamahala ng dokumento upang makahanap ng mga item na naka-archive na. Kadalasan, ito ay dahil sa mga pag-audit, lawsuits, at natural na kalamidad - na ang lahat ay nangangailangan ng masusing rekord ng mga nakaraang kaganapan. Para sa kadahilanang iyon, kailangan ng mga tagapamahala ng dokumento na i-archive ang mga materyal nang lohikal at tumpak hangga't maaari. Sa ganitong paraan, maaaring ma-access ng anumang tagapamahala ng dokumento ang mga rekord na kinakailangan, anuman ang orihinal na nakaimbak sa kanila. Pagdating sa paghahanda para sa natural na kalamidad, mag-imbak ng isang backup ng server ng opisina sa isang lugar sa labas ng opisina. Kung posible, i-imbak ito sa ibang rehiyon tulad ng isang satellite office.