Ang isang organisadong isip ay lumilikha ng organisadong output sa anumang pagsisikap na maging bahagi nila. Ang isang mahusay na organisadong negosyo ay nangangahulugang ang organisadong isip ay nagpapatakbo ng palabas, at iyon ang uri ng negosyo na umaabot sa mga layunin.
Madali upang mapanatili ang iyong pisikal na espasyo na inayos, ngunit sa mga tuntunin ng pinansiyal na tagumpay ito ay kung ano ang nasa loob na binibilang. Partikular, ang mga file at folder ng iyong computer. Kung walang organisadong kompyuter, ang isang tanggapang tungkulin ay hindi nagkakahalaga ng burol ng mga beans.
$config[code] not foundKung ano ang Mga File at Mga Folder sa Isang Nakatalang Computer Look Tulad
Ang isang organisadong computer ay naglalaman ng mga file at mga folder na pinangalanan at isinaayos upang madaling makita ng mga gumagamit ang kanilang hinahanap. Pinipigilan ng karamihan ng mga tao ang intensyong ito kapag nagse-save ng mga file at gumagawa ng mga folder, ngunit hindi ito tumatagal.
Ang lahat ng masyadong mabilis, ang mga desktop ay nagiging cluttered, pag-download ng mga overflow ng folder, at mga undeleted na mga file sa pag-install ay gumagamit ng malaking bahagi ng mga hard drive. Ang mga bagong folder ay nilikha kapag ang mga umiiral na ay hindi matagpuan, at ang mga file ay pinangalanan kung ano ang tila madali sa oras. Hindi ito gumagana kapag kailangan mong dalhin ang mga tukoy na file sa isang pulong o kapag mayroon kang isang pangkat ng mga empleyado na kailangang ma-access ang mga file sa iyong server. Sa pagbibigay ng pangalan sa iyong mga file ang unang bagay na dumarating sa iyong isip, ikaw ay lumilikha ng disorganization.
Pagsasaayos ng Mga Computer File Nagsisimula sa Pagkakasunud-sunod
Ang organisasyon ng file ay nagsisimula sa isang kombensiyal na pagbibigay ng pangalan. Ang isang kombensyon sa pagbibigay ng pangalan ay isang paunang-natukoy na template o istraktura para sa pagbibigay ng pangalan sa iyong mga file. Halimbawa, kung regular kang lumikha ng mga dokumentong Microsoft Word, maaari mong i-save ang mga ito gamit ang isang pangalan ng file na nagsisimula sa petsa ng paglikha. Kung ang iyong mga dokumento ay naglalaman ng impormasyon na naipon mula sa iba't ibang mga kaganapan, maaari mong i-save ang iyong mga file bilang " petsa + pangalan ng kaganapan + paglalarawan ng dokumento. "Pinapayagan nito ang iyong mga file na ma-grupo ayon sa petsa una at kaganapan pangalawang sa loob ng folder.
Sa pamamagitan ng isang kombensiyal na pagbibigay ng pangalan sa lugar, kapag tiningnan mo ang isang listahan ng mga pangalan ng file, kakilala mo agad ang mga ito at makita kung ano ang kailangan mo. Ang paggamit ng kombensyon sa pagbibigay ng pangalan ay gumagawa ng lahat ng pagkakaiba sa mundo, tulad ng makikita mo sa mga halimbawang ito na inilathala ng RevEngine Marketing.
Anumang kombensyong pagbibigay ng pangalan na iyong ginagamit ay dapat batay sa kung paano mo malamang na maghanap ng iyong mga file at mga folder sa susunod. Kabilang sa mga paglalarawan ng ilang kapaki-pakinabang na tool ng organisasyon, ang Setapp ay gumagawa ng isang mahalagang punto: isang magandang pangalan ng file ay nagbibigay-daan sa iyo upang malaman kung ano ang naglalaman ng file nang hindi binubuksan ito. Kung huli na ang panahon at mayroon kang isang pangkat ng mga file na nakasalansan sa mga iba't ibang pangalan, ang kailangan mo lang ay ilang minuto upang makabuo ng isang kombensyon ng pagbibigay ng pangalan at isang malaking pagpapalit ng pangalan ng app upang gawin ang trabaho.
Bago ka magsimula sa pag-renaming ng mga file at folder, magkaroon ng isang malinaw na kombensiyal na pagbibigay ng pangalan. Dapat isama ng isang kombensyon sa pagbibigay ng pangalan ang mahalagang impormasyon sa pangalan ng file tulad ng:
- Ang petsa na nilikha ang file. Para sa mga file sa pagmemerkado, ito ay gumagana ng maayos. Halimbawa, sabihin mong nililikha mo ang iyong mga newsletter sa email sa mga dokumento ng Word bago sila maipadala at lumikha ka ng maraming mga pagbabago. Gusto mong i-save ang bawat bagong draft sa petsa na ito ay nilikha. Sa ganitong paraan, kung magpasya kang gusto mong bumalik sa draft na nilikha mo kahapon, magagawa mo.
- Ang petsa na kumakatawan sa nilalaman ng file. Halimbawa, kung kinokolekta mo ang data sa mga makasaysayang kaganapan na ipapasok sa isang timeline, maaari mong gamitin ang petsa ng makasaysayang kaganapan sa pangalan ng file. Kapag tiningnan mo ang mga file na ito sa isang folder, ang mga ito ay inayos nang alphanumerically sa pamamagitan ng petsa, na ginagawang mas madali upang kunin ang nilalaman sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod.
- Ang lokasyon ng iyong nilalaman ay nagmula mula sa. Kung magtipon ka ng impormasyon habang pumapasok sa mga kaganapan sa networking, ang pagdaragdag ng lokasyon sa pangalan ng file ay makakatulong sa iyong ma-access ang tamang impormasyon sa susunod. Maaaring magkaroon ka ng biglaang pagsasakatuparan at kailangan mong ma-access ang file na naglalaman ng impormasyon mula sa Digital Hollywood noong nakaraang taon, ngunit maliban kung inilagay mo ang "Digital Hollywood" o "DH" sa pangalan ng file, kakailanganin mong buksan ang mga dokumento upang mahanap ito.
- Mga tiyak na alternatibong petsa. Sa halip na gamitin ang isang buong petsa, tulad ng "08-12-2015," maaaring gusto mong sumangguni sa quarters sa iyong filename. Halimbawa, ang "2015-Q3" ay kumakatawan sa ikatlong quarter ng 2015. Kung kailangan mong sanggunian ang impormasyon mula sa ikatlong quarter ng anumang taon, ang iyong mga pangalan ng file ay dapat na isinaayos ng quarter. Kung hindi man, kailangan mong gawin ang matematika upang isalin ang mga tiyak na mga petsa sa mga kuwartong bago mo alam na nakuha mo ang tamang file.
Kailangan Mo ng Mga Matalinong Pag-uusap na Mga Kombensiyon
Ang mga file na nai-save na walang pagbibigay ng pangalan sa mga convention ay mahirap hanapin. Kung ikaw o sinuman sa iyong kumpanya ay struggles sa paghahanap ng mga file, hindi pa huli upang lumikha at magpatupad ng isang kombensyon sa pagbibigay ng pangalan.
Larawan sa pamamagitan ng Shutterstock
1
