Sa nakaraan, isang sekretarya ay madalas na itinuturing na kabilang sa pinakamababa sa kumpanya ng totem poste. Gayunpaman, ang panahon ay nagbago at ang papel ng sekretarya ay naging administratibong katulong, ang taong madalas ang lynchpin sa paggana ng isang buong organisasyon. Kung nagtatrabaho sila para sa isang ehekutibo, maramihang mga tagapamahala o sa buong samahan, ang isang katulong ng paghawak ng mga tungkuling administratibo ay nagpapahintulot sa iba na gumastos ng mas maraming oras sa mga madiskarteng prayoridad at lumalaki ang negosyo, ligtas sa kaalaman na ang mga detalye ay nasa ilalim ng kontrol.
$config[code] not foundPangkalahatang-ideya ng Mga Tungkulin sa Pamamahala
Sa pangkaraniwang kahulugan, ang mga tungkuling administratibo ay ang mga gawain at gawain na bahagi ng araw-araw na operasyon ng isang negosyo. Kabilang dito ang pagsagot sa mga tawag, pagkuha ng mga mensahe, pamamahala ng sulat, pag-order ng mga supply, at pagpapanatili ng mga nakabahaging mga lugar ng opisina na nakaayos at umandar. Ang mga tungkulin ay maaari ring isama ang paglikha ng mga ulat, inputting at pamamahala ng data, pamamahala ng mga file, pangunahing bookkeeping at iba pang mga pinansiyal na mga gawain. Marami sa mga tungkulin na ito ay pinangangasiwaan ng mga assistant ng administrasyon, na ang trabaho ay upang matulungan ang isang indibidwal o koponan sa pamamagitan ng pagkuha sa ilan o lahat ng kanilang mga gawaing pang-kleriko, ngunit maraming mga entry at midlevel na mga posisyon ay nagsasama rin ng isang makatarungang halaga ng mga administratibong trabaho. Halimbawa, ang mga administratibong katulong ay maaaring may pananagutan sa pag-update ng kanilang sariling gawain sa isang sistema ng pamamahala ng proyekto o pagtugon sa mga email. Ang bulk ng karamihan sa mga tungkuling pang-administratibo ay klerikal at kadalasang bumababa sa pamamahala at pamamahagi ng impormasyon.
Teknolohiya
Ang pag-alam kung paano ang teknolohiya ay isa sa mga pinakamahalagang aspeto ng mga tungkuling administratibo. Kabilang dito ang paggamit ng mga tool tulad ng mga computer, fax machine, copier, scanner, telepono at iba pang kagamitan sa opisina. Ang paggamit ng karaniwang mga programang software ng computer kabilang ang word processing, spreadsheet, database at desktop publishing software ay karaniwang kinakailangan para sa karamihan ng mga administratibong trabaho. Ang kakayahang mag-troubleshoot ng mga problema sa nakabahaging kagamitan ay bahagi din ng maraming mga paglalarawan sa trabaho ng administratibo. Ito ay hindi pangkaraniwang, halimbawa, para sa mga administratibong propesyonal na tatawagan upang i-clear ang mga jam paper o baguhin ang toner sa mga printer at photocopier.
Sa ilang mga negosyo, inaasahang malaman ng mga administratibong katulong na gagamitin ang paggamit ng pag-iiskedyul at pamamahala ng proyektong pamamahala. Ang mga nagtatrabaho nang direkta para sa mga ehekutibo ay kadalasang tinataw upang pamahalaan ang kalendaryo ng kanilang amo, at ang mga administratibong assistant ng departamento ay tinawag upang mag-iskedyul ng mga pagpupulong, subaybayan ang bakasyon at mga araw na may sakit, at karaniwang alam kung saan ang mga tao at kung ano ang ginagawa nila.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingKomunikasyon
Ang isa pang mahalagang tungkuling administratibo ay nagsasangkot ng komunikasyon. Ang mga administratibong katulong ay kadalasang tinatawag upang makipag-usap, kapwa sa pagsulat at sa salita. Maaaring hilingin sa kanila na magsulat ng mga memo, tumutugma sa mga kasamahan o mga kostumer na gumagamit ng email, mag-update ng mga handbook ng kumpanya o mga website o mag-edit at mag-proofread ng trabaho ng iba. Ang mga katulong ay kadalasang may pananagutan sa pagsagot sa telepono, pagtawag sa ngalan ng kanilang amo at pakikipag-ugnay sa mga bisita. Samakatuwid, ang isang matagumpay na assistant administratibo ay dapat magkaroon ng mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon at makapagsulat at magsalita nang malinaw at propesyonal.Ang isang mahigpit na paghawak ng spelling, grammar at mga pamantayan ng propesyonal na nakasulat na komunikasyon ay mahalaga dahil ang isang katulong ay kumakatawan sa kanyang amo.
Bookkeeping at Pagbili
Ang pagsubaybay sa mga gastos ay mahalaga sa anumang negosyo, at ang gawain ay kadalasang bumagsak sa isang assistant na pang-administratibo, na maaaring tawagan upang magpasok ng mga gastos sa isang spreadsheet o programa ng pag-book ng mga libro, mangolekta at magpatunay ng mga ulat ng gastos mula sa mga empleyado, at pamahalaan ang mga pagbabayad. Sa isang maliit na negosyo, ang isang assistant ng administrasyon ay maaari ring mangasiwa ng mga account na maaaring tanggapin, magpadala ng mga bill at mga pagbabayad sa pagproseso, at paghawak ng mga deposito para sa kumpanya. Ang mga administratibong propesyonal ay minsan din sa singil ng maliit na salapi, na sinusubaybayan ang mga gastusin at nagdadagdag ng mga pondo kung kinakailangan. Ang iba pang mga tungkulin sa larangan na ito ay maaaring isama ang pag-aaral ng mga gastos, pagtulong sa pagbabadyet at paghawak ng mga hindi pagkakaunawaan sa vendor.
Pagdating sa pagbili, ang mga administratibong katulong ay kadalasang nasa singil ng mga suplay, ibig sabihin na sila ay nag-organisa at sinusubaybayan ang mga kagamitan sa tanggapan at mga pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod kung kinakailangan. Nagsasagawa sila ng pananaliksik sa mga vendor at humiling o nag-isyu ng mga order sa pagbili kung kinakailangan. Sa ilang mga kaso, ang mga administratibong katulong ay maaaring may bayad sa pagsubaybay at pamamahala ng paglilisensya para sa software o mga subscription, na tinitiyak na ang mga ito ay agad na binabayaran at ginamit ng maayos.
Pananaliksik at Pagpaplano
Maraming administratibong mga propesyonal ang tinawag upang pamahalaan ang mga proyektong pananaliksik at sumulat ng impormasyon. Maaaring ito ay kasing simple ng paghahanap ng isang numero ng telepono o address, o ang isang mas kumplikadong proyekto ay maaaring kasangkot naghahanap ng impormasyon ng customer, mga detalye ng cross-referencing, at paglikha ng mga detalyadong spreadsheet o mga ulat. Ang mga proyektong ito ay karaniwang nangangailangan ng pagtatrabaho sa loob ng mahigpit na mga deadline at pagpapakita ng impormasyon.
Sa maraming mga kaso, kabilang din ang mga tungkuling administratibo ang pagpaplano. Mula sa mga lingguhang pagpupulong ng kawani sa mga pangunahing kaganapan, tinuturuan ang mga assistant ng administrasyon na pangalagaan ang mga detalye. Maaari kang maging responsable para sa pagtataan ng silid ng pagpupulong para sa isang pagpupulong o pamamahala ng mga reservation sa kuwarto para sa buong gusali o sahig, pag-order ng mga pampalamig, at siguraduhin na ang lahat ng tech na kagamitan ay handa at nagtatrabaho kapag nagsimula ang pagpupulong. Ang pagpaplano ng paglalakbay ay isa pang malaking responsibilidad. Kung ang kumpanya ay walang departamento ng paglalakbay, ang tagapangasiwa ng administrasyon ay maaaring ang taong nagtatasa at nag-book ng mga flight at hotel, gumagawa ng reservation ng kainan at nag-aalaga ng iba pang mga detalye, tulad ng mga pagrerehistro ng kumperensya.
Mga Espesyal na Gawain
Sa partikular na mga industriya, ang mga administratibong propesyonal ay tinatawag na humawak sa mga gawain na nangangailangan ng dalubhasang kaalaman o kakayahan. Halimbawa, madalas na kinakailangang kumpletuhin ang mga legal at medikal na assistant administratibo na nangangailangan ng pag-unawa sa terminolohiya at pamamaraan ng industriya. Ang mga legal na sekretarya ay maaaring tawagan upang kumpletuhin at mag-file ng mga papeles para sa mga legal na dokumento, tulad ng mga subpoena, mga apela o claim, na nangangailangan ng isang pangunahing antas ng legal na kaalaman at pang-unawa. Ang pag-unawa sa sistema ng hukuman at mga pamamaraan ay mahalaga din para sa mga administratibong katulong na ito, tulad ng pag-alam kung paano magsagawa ng legal na pananaliksik.
Ang mga tungkulin sa isang departamento ng human resources ay nakatuon sa mga isyu sa trabaho at maaaring kabilang ang mga interbyu sa pag-iiskedyul, pagproseso ng mga tseke sa background at pagsasagawa ng paunang pagsusuri ng mga aplikasyon upang matiyak na sila ay kumpleto. Ang isang tao sa kapasidad na ito ay malamang na kinakailangan na magkaroon ng pang-unawa at karanasan sa mga human resources at batas sa pagtatrabaho. Mahalaga, ang partikular na larangan at kagawaran na gumagana sa isang assistant ng administrasyon ay magiging determinadong kadahilanan sa mga partikular na tungkulin, na may ilang larangan na nangangailangan ng higit na karanasan at kaalaman kaysa iba.
Mga Kuwalipikasyon ng Mga Katulong na Administrador
Habang ang karamihan sa mga trabaho ay kinabibilangan ng hindi bababa sa ilang mga tungkulin sa pangangasiwa, karamihan ay hinahawakan ng mga administratibong katulong. May mga pagkakataon sa halos bawat industriya, at karamihan sa mga posisyon sa antas ng entry ay bukas sa mga indibidwal na may diploma sa mataas na paaralan o katumbas. Mas gusto ng ilang tagapag-empleyo na kumuha ng mga katulong na administratibo o mga kalihim sa isang degree o karanasan sa field. Ang ilang mga larangan, tulad ng batas at gamot, ay karaniwang nangangailangan ng mga katulong na magkaroon ng karagdagang edukasyon na may kaugnayan sa larangan.
Anuman ang antas ng edukasyon, karamihan sa mga tagapag-empleyo ay naghahanap ng mga katulong na administratibo na may karanasan at kasanayan sa gawaing pang-clerikal, kabilang ang pagpoproseso ng salita, mga spreadsheet at pamamahala ng database. Kadalasan, ang mga tagapag-empleyo ay nangangailangan ng mga katulong na magkaroon ng mga kasanayan sa mga produkto ng Microsoft Office. Ang ilang mga programa sa kolehiyo, mga pansamantalang ahensya, at mga programang edukasyong pang-adulto ay nag-aalok ng mga programa sa sertipiko sa pangangasiwa sa opisina, na makapagbibigay sa iyo ng kalamangan kapag naghahanap ka ng trabaho. Karamihan sa mga tagapag-empleyo ay nagbibigay ng on-the-job training upang tulungan ang mga katulong na makapagpabilis at maging pamilyar sa kanilang mga partikular na gawain.
Higit pa sa mga kasanayan sa klerikal, nais ng mga employer na umarkila ng mga indibidwal na may mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon (kapwa nakasulat at pandiwang), mga kasanayan sa organisasyon, paggawa ng desisyon at kakayahan sa paglutas ng problema, at mga kasanayan sa interpersonal. Dapat din ang propesyonalismo, tulad ng kakayahang mag-multitas at ma-prioritize. Dahil maraming mga tagapag-empleyo ang nakikitungo sa sensitibong impormasyon at kadalasang nakatali sa mga pederal na regulasyon, paghuhusga at ang kakayahang mapanatili ang pagiging kompidensiyal ay mahalagang mga katangian din.
Pay and Employment Outlook
Ang average na bayad para sa isang administratibong katulong ay nag-iiba nang malaki, na may mga katulong na entry sa antas sa mas mababang dulo ng suweldo na kumikita ng spectrum sa mababa sa kalagitnaan na $ 20, at ang pinakamataas na bayad na executive assistant na nakakakuha ng malapit sa anim na numero. Ang PayScale.com ay nag-uulat na ang mga administrador na katulong ay nakakakuha ng median na suweldo na $ 38,736, isang figure na malapit na nakalarawan ng mga numero ng Bureau of Labor Statistics, na naglalagay ng median na suweldo sa $ 37,870, ang punto kung saan kalahati ng mga administratibong katulong ay kumikita nang higit pa, at kalahati ay kumita ng mas mababa. Ang BLS ay nag-ulat na ang pinakamataas na bayad na katulong ay kumikita ng higit sa $ 62,000 bawat taon, at ang halagang iyon ay umaabot sa $ 85,000 para sa mga executive secretary. Magbayad ng mga pagtaas sa mga taon ng karanasan, kasama ang mga may pinakamaraming karanasan na nakakakuha ng pinakamaraming.
Sa kasamaang palad, ang BLS ay nagtataya din na ang pangangailangan para sa mga assistant ng administrasyon ay malamang na bumaba ng 5 porsiyento ng 2026, dahil ang karamihan sa mga posisyon ay hindi magiging bago ngunit sa halip na mga kapalit ng mga empleyado na umalis. Ang pagpapaunlad ng teknolohiya at ang paglilipat ng maraming mga tungkulin sa pangangasiwa sa ibang mga empleyado ay nagtutulak sa karamihan ng pagtanggi. Gayundin, tulad ng maraming mga organisasyon na nagpapatakbo ng mga operasyon, ang mga katulong ay nakatalaga sa higit sa isang tagapamahala o kagawaran at pagkuha ng higit na mga pananagutan.
Paano Magtagumpay sa Iyong Mga Tungkulin sa Pangasiwaan
Kadalasan, ang mga kamangha-manghang administratibong katulong ay nasa itaas ng listahan para sa mga promosyon, lalo na kung mayroon silang degree sa kolehiyo at isang malalim na pag-unawa sa industriya at negosyo. Ang pagkuha ng iyong trabaho sineseryoso ay maaaring humantong sa mas malaki at mas mahusay na mga bagay, kaya ito ay sa iyong pinakamahusay na interes upang makahanap ng mga paraan upang maging lubhang kailangan sa iyong boss at katrabaho.
Isa sa mga pinakamahusay na paraan upang gawin ito ay upang malaman ang tungkol sa mga layunin at prayoridad ng iyong amo at pag-asam ng kanyang mga pangangailangan. Hanapin sa unahan at magkaroon ng pag-iintindi sa hinaharap upang maghanda para sa mga kahilingan o pangangailangan bago pa rin makilala ng iyong amo ang mga ito. Halimbawa, kung ang iyong boss ay dumadalo sa isang pulong tuwing linggo o buwan, basahin ang mga minuto mula sa pagpupulong nang maaga at maghanda ng anumang mga dokumento o mga ulat na inaasahang ipagpapakita ng iyong amo sa pulong nang maaga. Kung nakikita mo na ang iyong superbisor ay pupunta sa mga pagpupulong sa buong araw na walang labis na pahinga, mag-order ng tanghalian upang ihahatid at panatilihing sariwa ang kape ng kape. Tandaan na ang iyong trabaho upang gawing maganda ang boss, kaya gawin kung ano ang kailangan mong gawin upang ipakita ang pinaka-propesyonal at may kakayahang imahe.
Ang pagpapanatili sa iyong industriya ay maaari ring makatulong sa iyo na maging isang rock star assistant. Alamin ang terminolohiya at magpatuloy sa mga uso. Sa ganitong paraan, maaari kang mag-ambag sa mga pag-uusap at maging mas tumpak sa iyong trabaho. Mahalaga ang mga detalye, kaya ang pag-unawa kung ano ang pinag-uusapan ng lahat ay tutulong sa iyo na maiwasan ang mga kamalian sa pagkakamali. Ang mga dakilang katulong ay makapangyarihan din at alam kung kailan kumilos at eksakto kung ano ang gagawin. Hindi ka maaaring tumakbo sa iyong boss sa bawat tanong o isyu; Inaasahan ka ng iyong boss na pangalagaan ang mga bagay, na babalik sa pag-aaral. Kung alam mo ang iyong organisasyon sa loob at labas, kung saan makakahanap ng impormasyon at mga patakaran at pamamaraan ng kumpanya, maaari kang maging mas mapakilos at lutasin ang mga problema.
Sa wakas, ang pagiging mahusay na katulong ay nangangailangan ng natatanging mga kasanayan sa organisasyon. Maaari kang tawagan upang sagutin ang mga tanong, magbigay ng mga update sa katayuan, o malutas ang iba pang mga problema sa anumang naibigay na sandali, at kung hindi ka organisado, hindi mo ito magagawa. Ang pinakamahalagang tungkuling administratibo ay upang mapanatili ang lahat ng mga plates na umiikot at inorganisa ay ang pundasyon ng kasanayang iyon.
