Ang isang kalihim ng opisina ay kadalasang ang pandikit na nagtataglay ng isang opisina o negosyo habang siya ay nagbibigay ng suporta sa iba't ibang mga miyembro ng kawani at mga kagawaran. Ang mga secretary ng opisina ay hindi nangangailangan ng anumang pormal na edukasyon ngunit ang karamihan sa mga kumpanya ay tumingin sa pagkumpleto ng coursework sa mga kasanayan sa computer at iba pang mga kasanayan na may kaugnayan sa opisina bilang isang asset. Ayon sa Payscale.com, noong 2010, ang mga secretary ng opisina ay gumawa ng isang average na sa pagitan ng $ 20,893 at $ 30,990 taun-taon.
$config[code] not foundPagbati at Pag-check-In
Ang sekretarya ng opisina ay nagtitipon ng mga kostumer, mga aplikante sa trabaho at iba pang mga bisita kapag dumating sila sa tanggapan. Kung ang bisita ay may isang appointment sa isang taong nagtatrabaho sa kumpanya, ang kalihim ng opisina ay titingnan ang bisita at ipahayag ang kanyang pagdating sa naaangkop na miyembro ng kawani.
Sapagkat ang sekretarya ng opisina ay kadalasang ang unang impresyon ng mga tao sa kumpanya, dapat siyang mapanatili ang isang propesyonal na hitsura at kilos sa lahat ng oras. Ang paggamit ng wastong etika at isang magiliw na saloobin ay isang mahalagang bahagi ng trabaho ng sekretarya ng opisina. Ang isang pagkakamay at contact sa mata sa pagdating ay nagpapahintulot sa bisita na malaman ang kanyang presensya ay kinikilala at pinahahalagahan. Kapag ang isang bisita o kliyente ay umalis sa gusali, ang sekretarya ng tanggapan ay magpapasalamat sa kanya sa pagdating at suriin ang kanyang, kung kinakailangan.
Komunikasyon at Pagsusulatan
Mahalaga ang telepono at nakasulat na komunikasyon sa pagtulong sa kumpanya na sumulong at magtayo ng negosyo. Ang kalihim ng opisina ay may malaking papel sa proseso ng komunikasyon sa loob ng opisina at kumpanya. Siya ay tumatawag sa telepono, nag-redirect sa tumatawag sa naaangkop na tao o tumatagal ng isang mensahe, naglalagay ng mga tawag sa telepono sa mga kliyente, at nagbibigay ng impormasyon o direksyon sa mga humiling ng tulong.
Bilang karagdagan sa komunikasyon ng telepono, ang kalihim ng opisina ay kasangkot din sa nakasulat at email na liham. Maaaring hilingin ng mga ehekutibo o tagapamahala ang sekretarya ng opisina na magsulat ng mga titik o tumugon sa mga katanungan sa customer. Kung ang komunikasyon o pagkakasunud-sunod ay nagaganap sa telepono, sa pamamagitan ng isang sulat o sa isang email, ang sekretarya ng opisina ay dapat laging makipag-usap sa isang propesyonal na paraan, na nagpapanatili ng reputasyon na nagtrabaho ang kumpanya upang bumuo.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingPag-iingat ng Talaan
Ang isang busy na opisina ay nangangailangan ng pare-parehong pag-update ng mga talaan at data. Kung ang kumpanya ay kasangkot sa mga benta ng mga produkto o serbisyo, ang mga talaan ng benta, imbentaryo at mga kahilingan sa kostumer ay kailangang ma-update araw-araw. Ang kalihim ng opisina ay pumasok sa mga pagbabayad na ginawa ng mga kliyente at mga customer at maaaring tulungan din ang departamento ng accounting na may na-update na mga talaan ng mga pagbabayad na ipinadala sa mga vendor.
Bilang karagdagan sa mga tala na may kinalaman sa pagbebenta, pinanatili ng punong kalihim ang mga talaan ng mga pagpupulong sa pamamagitan ng mga minuto ng pagpupulong. Ang pag-record ng talaan ay nagbibigay ng kumpanya na may isang kasaysayan ng kung ano ang nangyari at maaaring mahalaga sa pag-unlad ng kumpanya. Maraming oras ang ginugol, ng sekretarya ng opisina, pag-update at pagpapanatili ng mga nakasulat na tala at mga tala sa computer.
