Maaaring maging napakamahal sa mga maliliit na negosyo ang pandaraya sa pagbabayad ng reimburse. Ang isang pinakahuling pag-aaral ng mga ulat ng Chrome River Technologies ay may potensyal para sa mga ito sa gastos sa mga Amerikanong kumpanya hanggang sa $ 1.9 bilyon bawat taon sa kabuuan.
Iyon ay humigit-kumulang na $ 35,000 bawat negosyo. Sinabi ni Small Business Trends kay Anne Becknell, senior vice president ng tagumpay ng customer sa Chrome River Technologies tungkol sa kung ano ang kailangan ng maliit na negosyo.
$config[code] not foundTulad ng iminumungkahi ng pangalan, ang pandaraya sa pagbabayad ng gastos ay isang krimen na nangyayari kapag ang isang empleyado ay nagsumite ng isang claim na mababayaran para sa mga maling gastusin sa negosyo.
Paano Iwasan ang Pandaraya sa Pagbayad ng Gastos
Gamitin ang Nai-update na Teknolohiya
Ang pangangasiwa at pag-uulat ng gastos sa pag-uulat ay kailangang gamitin ang makabagong teknolohiya upang maging epektibo. Ang paggamit ng mga ulat ng manu-manong gastos ay ang bilang isang isyu mula sa survey.
"Kahanga-hanga kung gaano karaming mga maliliit at katamtaman ang mga negosyo ang ginagamit pa ang paraan ng pag-ilaw ng kandila at krayola," sabi ni Becknell. "Ginagawa pa rin nila ito sa pamamagitan ng papel o sa excel na mga spreadsheet at pag-email sa paligid ng kompanya."
Ang isyu sa mga antiquated system na ito ay ang kawalan ng kakayahan upang subaybayan at makita ang mga trend na dapat i-set off ang mga alarma. Ang teknolohiya na nagsasama ng mga tool tulad ng automated analytics ay tumutulong sa iyo na makita ang mga hotspot na katulad ng parehong resibo na naisumite nang maraming beses.
Sinabi ni Becknell na ang automation ay nagbabawas ng pandaraya sa pagbabayad ng gastos sa kalahati.
Maunawaan ang Men Cheat More
Ang pandaraya sa pagsasauli ng gastos ay hindi isang lugar kung saan may pagkakapantay-pantay sa pagitan ng mga kasarian. Sa katunayan, sinabi ng ulat na ang mga lalaki ay higit sa dalawang beses na posibleng gumawa ng krimen kaysa sa kanilang mga babaeng katapat. Hindi lamang iyon, mahigit na apat na beses silang mas malamang na magdagdag ng hindi bababa sa $ 1000 sa kanilang mga gastusin.
Kilalanin ang Mga Kabataan na Mas Malaki ang Nagtuturo ng Higit sa mga Krimen na Ito
Sa katunayan, halos 83% ng mga pandaraya sa pagbabayad ng gastos ay ginawa ng mga empleyado sa pagitan ng 25 at 44.
Ipatupad ang isang Pormal na Nakasulat na Patakaran
Hindi lamang isang nakasulat na patakaran na mahalaga, ang maliit na negosyo ay dapat magkaroon ng isang pamamaraan upang mapuntahan na nagsasabi na ang mga empleyado ng pamamahala ay nagproseso ng kung ano ang kailangan nilang malaman. Sinasabi ni Becknell na ang pagkuha ng mga empleyado upang mag-sign ang dokumento ay tumutulong sa kanila na magkaroon ng pagmamay-ari ng patakaran.
"Kapag nag-sign ka ng isang bagay may isang emosyonal na attachment," sabi niya.
Isama ang Mga Panuntunan sa Mataas na Antas
Ang patakaran ay hindi kailangang labis na detalyado, ngunit kailangan nito upang itakda ang mga hangganan para sa gastos sa paggastos. Halimbawa, samantalang hindi nito kailangang i-pin ang eksaktong halaga na maaari mong gastusin sa pagsakay sa taksi, dapat sabihin sa iyong mga empleyado kung ang klase ng negosyo o coach ay katanggap-tanggap.
Ang pagiging simple ay dapat na isa sa mga benchmark na iyong ginagamit dito.
Huwag Gawin ang Proseso
Ang mga accountant ay madalas na nakakakita ng oportunidad na mag-drill nang malalim sa mga gastusin ng isang kumpanya kapag ini-automate nila ang proseso. Ang resulta ay isang ulat ng gastos na kumplikado at may kaugaliang makakuha ng rubberstamped nang hindi maayos na sinusuri.
Samakatuwid, mahalagang tingnan kung gaano karaming beses at kung bakit ang mga ulat ng gastos ay pumasa mula sa tao patungo sa tao. Ang mga maliliit na negosyo ay dapat tumitingin upang i-streamline ang bahaging iyon ng proseso.
Bigyang-pansin ang mga Personal na Gastos
Ang isa sa pinakamalaking gastos sa pag-claim sa pandaraya ay ang pagpapalit ng mga personal na gastusin para sa mga negosyo. Ang isa sa mga pamigay dito ay ang mga paghahabol para sa pagkain sa pagtatapos ng linggo kapag ang kawani ay hindi naka-iskedyul na naglalakbay.
Watch Out for Extravagant Expenses
Mahigit sa isang-katlo ng mga nag-admit sa pagdaraya sa Chrome River Technology iniulat ang pagdaragdag ng mga halaga mula sa $ 100 hanggang $ 499. Ang mga binago na hitsura ay mga red flags na dapat mong hinahanap. Halimbawa, ang isang resibo na mukhang gumamit nito ng dalawang magkakaibang uri ng tinta ay karaniwang isang patay na giveaway.
Aprubahan ang Mga Aprika
"Gusto mong gumawa ng pag-apruba para sa mga resibo makabuluhan at upang sanayin ang mga approvers," sabi ni Becknell. Idinadagdag niya na mahalaga na maunawaan nila kung ano ang hahanapin at sila ay may pananagutan sa pagkuha ng anumang mga mapanlinlang na mga claim.
Gumamit ng mga Credit Card ng Kumpanya Bilang Proactive Step
Hangga't posible, ang paggamit ng mga credit card ng kumpanya ay nag-discourage ng mga mapanlinlang na claim. Ang mga ito ay isang mahusay na paraan upang i-lock sa mahalagang impormasyon tulad ng petsa at ang halaga ng anumang transaksyon.
Larawan sa pamamagitan ng Shutterstock
