Ang higit pa at higit pang mga vendor ay nagpapakilala ng mga platform ng Cloud at software-bilang-isang-serbisyo (SaaS) na mga handog upang dalhin ang mga tao magkasama online.
Huwag hayaan ang mga tuntunin sa industriya tulad ng "Mga platform ng Cloud" at sinasaktan ka ng SaaS, gayunpaman. Ang lahat ng ito ay nangangahulugan na ang mga tao ay gumagamit ng mga application ng software na batay sa Web, upang magtulungan.
Ang layunin ng mga collaborative software systems ay upang gayahin ang kapaligiran sa trabaho na mayroon kami mula noong unang organisadong opisina.
$config[code] not foundIsipin ang kapaligiran ng trabaho na ginagamit ng mga tao dahil ang pangkaraniwang opisina ay naging pangkaraniwan. Nakita namin ito nang pinakamahusay sa mga lumang pelikula ngayon (o sa mga episode ng Mad Men) - bawat departamento sa ibang palapag, mga hanay ng mga sekretarya na nakaupo sa IBM Selectric typewriters, junior executive sa cubicles, nakatatanda sa mga opisina.
Sa aking naunang mga araw sa AT & T, patuloy naming inayos ang mga tao upang ang lahat ng mga miyembro ng mga pambansang koponan sa account ay nakaupo sa tabi ng bawat isa. Kami ay nag-hang pa ng mga palatandaan ng koponan mula sa kisame. Ang mga pagpupulong ay ginanap sa abiso ng isang sandali, at upang magbahagi ng isang dokumento, nagpunta ako ng isang folder ng file sa desk ng isang kasamahan.
Ngayon ang kapaligiran ng trabaho ay nagbago nang malaki. Mas maraming tao ang gumana mula sa malayo. Mayroon kaming mga virtual na koponan, higit pang mga tagapayo at outsourced staffing. Ang pagtaas ng mga presyo ng gas at mga pang-ekonomiyang sitwasyon ay gagawin ang virtual na opisina ng higit pa sa isang pangangailangan.
Ang bawat isa ay may iba't ibang paglalarawan ng virtual office. Nagpatakbo ako ng mga virtual na kumpanya mula noong 1980s. Natatandaan ko na natutuwa na magkaroon ng isang email account sa MCI at natanto na hindi ko kailangang harapin ang voice mail upang makipag-usap sa mga tao.
Simula noon nagkaroon ako ng maraming karanasan sa kung ano ang gumagana at kung ano ang hindi. Hayaan akong ibahagi ang mga kinakailangan na sa palagay ko ay dapat magkaroon ng mga application ng software upang matulungan ang mga tao na magtulungan sa "virtual office" ngayon:
Ang pagiging simple at Pag-uudyok
Ang mga tao ay natural na lumalaban (ang ilan ay nagsasabi ng poot) pagbabago. Ang interface ng isang software application ay upang maging katulad ng kung ano ang mga tao ay masyadong pamilyar sa. Dapat din itong maging intuitive hangga't maaari.
Ito ay maaaring tunog na basic, ngunit kung titingnan mo ang mga manlalaro sa espasyo pakikipagtulungan sa ngayon, ilan lamang ang nagawa ito nang mahusay. Ang ilang mga application ng software ay kaya functionally-dayuhan at mahirap na gamitin na mabilis mong bigyan up pagkatapos ng ilang sumusubok sa figuring out lamang ang mga pangunahing kaalaman. Upang i-cross ang bangin at maging nangingibabaw sa merkado, ang karanasan ng gumagamit ay kailangang pamilyar at simple.
Presensya / Chat
Nararamdaman ko na ang "presensya" at ang kakayahang makipag-usap agad at direkta ay ang pinakamahalagang aspeto. Ang alam ng katayuan ng lahat ng iyong ginagawa ay ang pundasyon ng isang matagumpay na sistema.
Sa mas lumang mga maginoo modelo ng opisina maaari naming sulyap sa kabila ng kuwarto o sandalan sa pader ng cubicle upang makipag-chat tungkol sa panahon o ng isang bagong release ng produkto. Ang alternatibong ngayon ay instant chat o conferencing ng telepono. Ang mga serbisyo tulad ng mga serbisyo ng VOIP o libreng mga tawag sa conference ay gumawa ng mabilis at madaling pag-set up ng ad hoc conference.
File Control / Sharing at Real-time Collaboration
Sa puso ng negosyo ay mga dokumento at mga file. Sila ay parehong isang produkto ng trabaho at isang proseso ng trabaho. Sa pagpapataas ng exponential sa mga konsulta, outsourcing, at mga kasosyo sa komunidad, ang kakayahang mag-aplay ng mga makabuluhang antas ng awtoridad sa dokumento ay isa sa mga napakahalagang imperatives ngayon.
Sa mga lumang araw ay maaari mong kontrolin ito sa pamamagitan ng pag-photocopy lamang ng ilang mga pahina para sa ilang mga tatanggap, o limitahan mo ang listahan ng pamamahagi. Ngayon, sa isang mahusay na application ng software sa pakikipagtulungan maaari kang magtalaga ng iba't ibang antas ng awtoridad na may ilang mga keystroke.
Magdagdag ng detalyadong trail ng pag-audit para sa seguridad, kontrol, kaginhawahan at forensics at mayroon kang mga sangkap ng isang mabubuhay na dokumento at sistema ng pamamahala ng file. Ang real-time na pakikipagtulungan at teknolohiya ng push ay awtomatiko ng karamihan sa mga tungkuling ito sa pamamahala. Sa kumbinasyon, ang mga tool sa pamamahala ay gumawa ng lipas na - at alisin - ang pangangailangan para sa mga attachment ng email.
Noong una ay nabanggit ko na ang paglaban ng mga tao ay nagbago. Mayroong maraming potensyal na makapangyarihang solusyon sa merkado para sa kontrol ng dokumento, file backup at pakikipagtulungan. Ang hamon na kanilang kinakaharap ay (1) pagiging madaling gamitin at (2) pagliit ng pangangailangan para sa pagbabago sa pag-uugali. Para sa pagpapatibay ng masa, dapat mong gayahin ang paraan ng paggawa ng mga tao ngayon at i-automate ang maraming mga function hangga't maaari - huwag subukang baguhin ang kanilang mga pattern ng trabaho.
Conferencing
Ang conferencing ay isang malawak na kategorya - may posibilidad kong isipin ito sa mga timba.
- Ipakita at sabihin sa mga kaganapan ay naka-iskedyul na mga sesyon na may isang itinalagang nagtatanghal at isang grupo ng madla. Mayroong isang bilang ng mga produkto sa merkado ngayon na hawakan ito nang napakahusay na may iba't ibang mga modelo ng pagpepresyo at mga antas ng tampok / functionality, halimbawa Webex.
- Naniniwala ako iyan pagbabahagi ng ad hoc ay isa sa mga pinaka magagamit na tampok sa mundo pakikipagtulungan. Ang kakayahang agad na magbahagi ng isang screen o produkto ng produkto na walang pag-setup ay mas malapit hangga't makakakuha tayo ng "nakahilig sa ibabaw ng cubical wall." Mayroong dalawang mga paraan upang gawin ito: (1) mga produkto na nagpapahintulot sa pagbabahagi ng instant screen (kadalasan sa isa-sa-isang batayan), o (2) mga produkto na nagbibigay ng real-time na pagbabahagi ng dokumento at pag-update sa maraming mga gumagamit. Ginagamit ko ang malawakan at napakahalaga sa mga ito sa "Virtual Office"
Baguhin
Ang bawat henerasyon na pumapasok sa lugar ng trabaho ay nagdudulot ng iba't ibang mga hanay ng kasanayan at biases. Ang unang tunay na kompanya ng software na nagtrabaho ko ay may isang home-grown mainframe email system. Ang CFO ay magkakaroon ng kanyang administratibong katulong na mag-print ng mga hard copy ng kanyang mga email. Isusulat niya ang mga tugon, at kailangan niyang maging isa sa mga susi sa kanyang mensahe at ipadala ang tugon sa email.
Bilang katawa-tawa tulad ng iyan ngayon, sa loob ng isang dekada o higit pa, ang ideya na pinananatiling mga aplikasyon ng software at mga file sa aming lokal na PC ay tunog tulad ng katawa-tawa.
Samantala, kailangan namin ng isang mestiso solusyon upang mapaunlakan ang aming gawi sa trabaho. Pabilisin ang paggamit ng ulap para sa mga application at data, ngunit bigyan ang mga tao ng opsyon na magtrabaho mula sa kanilang mga desktop.
Sa pamamagitan ng paggawa ng online na trabaho mas madali at mas maginhawang, ang tradisyunal na desktop ay magiging kasing functional ng iyong mga tonsils - pa rin doon ngunit hindi kinakailangan.
* * * * *
Tungkol sa May-akda: Si George Langan ay ang CEO ng eXpresso Corporation, isang collaborative software service. Dinadala ni George sa talahanayan ang malawak na karanasan na tumatakbo sa mga negosyo ng software. Ang kanyang blog ay matatagpuan sa:
17 Mga Puna ▼
