Ang mga operator ng switchboard ay may napakahalagang posisyon sa loob ng mga negosyo. Tulad ng mga ito ay madalas na ang unang tao upang batiin ang mga customer sa telepono, dapat silang manatiling pagtaas at epektibo sa kanilang mga operating pamamaraan. Ang mga switchboard ay mga sistema ng multi-linya ng telepono na nagpapahintulot sa mga user na maglipat ng mga tawag sa iba't ibang linya, may mga tawag sa pagpupulong at sagutin ang maraming mga tawag nang sabay-sabay. Kahit na ang lahat ng switchboards ay may iba't ibang mga tampok, ang ilang mga pamamaraan ng operasyon ay pandaigdigan anuman ang uri ng switchboard.
$config[code] not foundPag-aralan ang iyong sarili sa mga extension ng mga empleyado sa iyong opisina. Makakatulong ito sa iyo na ilipat ang mga tawag nang mas mabilis.
Sagutin ang mga nagri-ring na telepono sa pamamagitan ng pag-pick up ng headset at pagsabi ng pagbati ng iyong kumpanya. Hinihiling ka ng ilang mga switchboard na itulak ang pindutang ipinahiwatig ng linya ng pag-ring upang sagutin ang telepono, lalo na kung ikaw ay nasa isang hiwalay na linya.
Tawagan ang mga empleyado ng kumpanya sa pamamagitan ng simpleng pag-dial ng kanilang mga extension. Maraming switchboards, gayunpaman, ay nangangailangan sa iyo na mag-dial ng isang numero bago pagtawag out, tulad ng "9." Kumonsulta sa iyong manual sa switchboard o ibang empleyado tungkol sa kung paano mag-dial.
Ilagay ang tawag sa pamamagitan ng pagpindot sa pindutang "Hold", kung kinakailangan. Kunin ang tawag sa pamamagitan ng pagpindot sa pindutang "Hold" para sa pangalawang pagkakataon. Habang ang mga tawag ay may hawak na maaari mong kumpletuhin ang panloob o panlabas na mga tawag sa telepono, sagutin ang iba pang mga linya ng pag-ring o harapin ang mga mamimiling face-to-face. Huwag kalimutan na kunin ang tawag na hawak.
Maglipat ng isang tawag sa pamamagitan ng pagpindot sa pindutang "Transfer", pagkatapos maghintay upang makarinig ng dial tone. I-dial ang extension ng tao kung kanino mo inililipat ang tawag, pagkatapos ay pindutin muli ang "Transfer". Pindutin ang "Release" na pindutan upang ilipat ang tawag, o i-hang ang telepono.
Magsimula ng isang conference call sa pamamagitan ng pagsagot sa isang papasok na tawag o pag-dial ng isang numero. Pindutin ang pindutan ng "Conference", pagkatapos maghintay para sa dial tone. I-dial ang numero o extension ng taong tumatanggap ng conference call. Sa sandaling sumagot siya, alerto siya ng tawag sa pagpupulong, pagkatapos ay pindutin muli ang pindutan ng "Conference" upang ikonekta ang mga partido. Ulitin ang prosesong ito sa lahat ng mga partido na kasangkot sa conference call, pagkatapos ay pindutin ang "Bitawan," o mag-hang up, upang alisin ang iyong sarili mula sa tawag.
Maglagay ng tawag sa speakerphone sa pamamagitan ng pagtulak sa pindutan ng "Speaker". Tumawag ka ng speakerphone sa pamamagitan ng pagpindot sa "Tagapagsalita" muli.
Kumonsulta sa iyong manwal ng switchboard para sa karagdagang impormasyon tungkol sa mga detalye ng iyong sistema ng switchboard.
