Ang pag-record ng talaan ay isang mahalagang bahagi ng maraming uri ng negosyo ngayon. Kung nagtatrabaho ka sa isang opisina ng medisina, unibersidad, legal na kompanya o iba pang institusyon, ang pamamahala sa mga form na nagpapanatili sa mga negosyo na ito ay madalas na isang full-time na trabaho mismo. Kung minsan, ang halaga ng mga gawaing isinulat ng organisasyon ay maaaring lumitaw nang napakalaki. Ang mga karaniwang problema na nahaharap sa pamamahala ng rekord ay maaaring mapawi sa pamamagitan ng pagkakaroon ng mga sistema sa lugar upang mahawakan ang mga ito.
$config[code] not foundNawala ang Mga Rekord
Ang mga nawalang tala ay maaaring mula sa isang menor de edad na abala para sa mga negosyo sa isang napakalaking abala na tumatagal ng mga buwan, o kahit na taon, upang malutas. Halimbawa, kung ang mga kliyente ay humiling ng mga dokumento mula sa kumpanya sa isang regular na batayan at hindi mo magagawang magbigay ng mga ito sa isang napapanahong paraan (o sa lahat), ipagsapalaran mo ang pagkawala ng kanilang negosyo sa hinaharap. Kung kailangan ang mahahalagang talaan para sa isang legal na bagay, tulad ng pagtatanggol sa kumpanya laban sa isang kaso, ang hindi pagbibigay ng angkop na mga dokumento ay maaaring gastos ng malaking halaga ng pera, o kahit na nangangahulugan ng pagbuwag ng negosyo sa kabuuan. Ang isang paraan upang maiwasan ang pagkawala ng mga rekord ay ang magkaroon ng isang detalyadong organisasyon at imbakan na proseso.
Mag-record ng Organisasyon
Ang wastong file organization ay isa sa mga cornerstones ng mahusay na pamamahala ng record. Karaniwan, ang mga kumpanya ayusin ang mga file nang magkakasunod sa isang taon at pagkatapos ayon sa alpabetikong pangalan ng kliyente. Bilang karagdagan sa mga mahihirap na kopya ng mga tala ng iyong kumpanya, ang elektronikong imbakan ay isang praktikal na pagpipilian na nakakatipid sa parehong espasyo at oras na maaaring ilagay ng iyong negosyo sa iba pang mga gamit. Gayunpaman, kahit na pinili mo upang i-save ang karamihan ng mga mahahalagang file sa mga computer ng iyong samahan, ang mga hard copy ay may lugar sa imbakan at organisasyon. Ang mga orihinal na dokumento, tulad ng mga may mga notaryo na pirma, ay madalas na kailangang itago para sa isang tiyak na bilang ng mga taon o, paminsan-minsan, walang katiyakan.
Video ng Araw
Nagdala sa iyo ni Sapling Nagdala sa iyo ni SaplingItala ang Imbakan
Depende sa uri ng negosyo na kung saan mo panatilihin ang mga talaan, pati na rin kung gaano katagal ang kumpanya ay pinamamahalaan, maaari mong mahanap ang iyong sarili na tumatakbo sa labas ng puwang para sa lahat ng mga kabinet file nagkakahalaga ng mga form na dapat mong panatilihin. Ang isang potensyal na solusyon sa problemang ito ay hindi upang panatilihin ang anumang labis na mga tala. Isaalang-alang kung gaano katagal kailangan ng iyong negosyo na magkaroon ng mga form na ito sa kamay. Para sa mga pederal na layunin ng buwis, ang karamihan sa mga dokumento ay maaaring itapon matapos ang isang tinukoy na tagal ng panahon, ayon sa itinuturo ng Internal Revenue Service (IRS), depende sa uri ng return filed (tingnan ang Resources section). Ang iba't ibang mga negosyo, tulad ng mga opisina ng legal at medikal, ay kinakailangang panatilihin ang impormasyon ng kliyente para lamang sa isang hanay ng mga taon, depende sa estado kung saan sila nagpapatakbo. Ang isa pang solusyon ay ang mag-imbak ng mga talaan sa isang hiwalay na pasilidad, tulad ng isang yunit ng imbakan ng rental. Sa paraang ito, hindi sila tumatagal ng mahalagang puwang sa mga lugar ng iyong negosyo na maaari mong gamitin upang patakbuhin ang samahan. Gayunpaman, tandaan na ang mga yunit na iyon ay maaaring magastos depende sa bilang ng mga rekord na kailangan mong iimbak.
