Paano Sumulat ng Panukala ng Memo

Ang pagsusulat ng panukala ng memo ay nagpapahintulot sa mga empleyado na makipag-usap sa mga rekomendasyon sa isang maikling, madaling-read na dokumento. Ang pangwakas na piraso ay dapat hikayatin ang iyong tagapakinig na kumilos sa iyong mga ideya. Ang memo ay dapat na maikli at isa hanggang dalawang pahina ang haba. May apat na bahagi sa isang panukala ng memo kabilang ang header, kasalukuyang problema, solusyon at tawag sa pagkilos.

Lumikha ng isang header sa tuktok ng iyong memo. Ito ay dapat na naka-format sa kaliwang bahagi at isama kung sino ang memo sa, kung sino ang memo mula sa, ang petsa at ang paksa.

$config[code] not found

Gumawa ng talata na tumutukoy sa problema. Dapat itong i-highlight kung bakit hindi gumagana ang kasalukuyang diskarte o proseso. Halimbawa, ang dress code ng kumpanya ay hindi gumagana dahil ang wika ay hindi malinaw at nag-iiwan ng masyadong maraming bukas para sa interpretasyon.

Gumawa ng talata na nagmumungkahi ng solusyon. Ang talata na ito ay dapat magsama ng maayos na wika tungkol sa kung paano ayusin ang problema. Halimbawa, maaari mong pag-usapan ang pagsasama ng isang panel ng mga tagapamahala at empleyado upang baguhin ang patakaran sa dress code, na nagreresulta sa mas detalyadong patakaran tungkol sa kung ano ang angkop para sa trabaho.

Lumikha ng isang tawag sa pagkilos. Ang huling talata ng iyong panukala ng memo ay dapat sabihin sa mambabasa kung ano ang susunod na hakbang. Halimbawa, maaari mong sabihin sa pag-apruba ng panukala, makikipagkita ka sa mga tagapamahala upang magtipon ng panel ng dress code.

Reference mga attachment sa huling linya ng iyong memo. Ang mga halimbawa ng mga kalakip ay maaaring magsama ng mga pag-aaral o mga graph na sumusuporta sa iyong iminungkahing ideya, tulad ng "Mga Attachment: Pag-aaral sa Pag-aaral ng Pangkat ng Pag-aaral."

Tip

Gumamit ng mga bullet point upang gawing madali ang pagbabasa ng iyong panukala. Ang mga bullet ay mas madali para sa mga tagapamahala at mga ehekutibo na basahin sa isang sulyap, at gawing mas maikli ang iyong memo.

Babala

Huwag kalimutan na manghingi ng tulong ng isang proofreader. Hilingin sa isang katrabaho na patunayan ang iyong panukala nang ilang beses bago isumite ito. Mapipigilan nito ang nakakahiya na balarila o mga pagkakamali sa spelling.