Ang mga corporate minutes ay nagsisilbi bilang opisyal na dokumento ng pulong ng isang kumpanya. Maayos na pinananatiling minuto ang nag-aalok ng isang layunin na buod ng mga paglilitis sa board at komite, habang nagsisilbi bilang katibayan ng pagsunod sa mga obligasyon sa regulasyon at katiwala.
Punan ang Pangunahing Mga Detalye Una
Itala ang mahahalagang katotohanan sa unang talata. Tandaan kung kailan at saan nangyari ang pulong, at gaano katagal ito, pati na rin ang presensya o kawalan ng isang korum. Kilalanin ang lahat ng mga kalahok, na nagsisimula sa mga miyembro ng board at mga direktor. Ipahiwatig kung may wala. Tandaan ang mga miyembro ng kawani o mga bisita sa isang hiwalay na linya. Gayundin, sabihin kung ang kaganapan ay regular o espesyal na pulong.
$config[code] not foundKilalanin ang mga Pangunahing Pagkilos
Itaguyod ang isang talata para sa bawat galaw, simula sa pag-apruba ng mga huling minuto ng pagpupulong. Tukuyin kung sino ang gumawa ng paggalaw, at ang kinalabasan, ngunit huwag mag-alala tungkol sa pagbibigay ng pangalan sa mga taong nagpapatuloy sa paggalaw. Kung ang boto ay isang roll call, sabihin ang pangalan ng bawat tao. Siguraduhin na i-record ang motions salita para sa salita.
Tip
Kung hindi ka sigurado kung sino ang gumawa ng paggalaw, huwag matakot na magtanong. Gayunpaman, kung hindi mo maintindihan ang isang partikular na punto, i-highlight ito sa iyong steno pad - o magaspang na mga tala sa iyong laptop - upang maaari mong tanungin ang tagapangulo tungkol dito sa ibang pagkakataon.
Ibigay ang buod ng Mahahalagang puntos
Mahaba ang mga talakayan. Kung paano magpasya ang mga miyembro ng board ng isang isyu ay mas may kaugnayan kaysa sa mga pamamaraan na ginamit nila upang maabot ang isang pinagkaisahan dito. Kung kinakailangan ng regulatory o fiduciary obligations na mag-record ka ng ilang impormasyon, i-record lamang ang mga kadahilanan na naapektuhan ng isang partikular na boto, tulad ng debate tungkol sa mga pros at cons ng isang panukala.
Tip
Gumamit ng mga keyword, hangga't maaari, upang matulungan kang mag-record ng mga tala. Sumulat sa mga keyword sa kaliwang bahagi ng iyong steno pad, kung gumagamit ka ng isa. Gumawa ng mga tala tungkol sa bawat keyword sa kanang bahagi.
Mag-record ng mga Dissent and Abstentions
Kilalanin ang mga kaganapan tulad ng mga hindi pagsang-ayon o abstentions kapag nais ng mga miyembro ng board o mga direktor na makita ang mga pananaw na iyon para sa rekord, o nangangailangan ito ng mga panuntunan sa pamamaraan. Halimbawa, ang isang miyembro ay maaaring hindi makakaboto sa isang isyu dahil sa tunay o pinagtatalunang mga salungatan ng interes. Sa kasong iyon, isusulat mo, "Ang Miyembro ng Lupon X ay pinawalang-sala mula sa pagtalakay o pagboto sa Paggalaw Y."
Tip
Iwasan ang detalyadong pagtala ng tala para sa mga executive session, kung ang board ay tumawag ng isa. Tandaan lamang ang mga kalahok, pati na rin ang petsa, oras, lugar at tagal.
Suriin ang Iyong Trabaho
Proofread and correct your draft minutes, mas mabuti pagkatapos ng pagpupulong, at pagkatapos ay isumite ang mga ito para sa tsuper upang repasuhin. Huwag hikayatin ang mga pangunahing pag-edit dahil maaaring ikompromiso ang katumpakan ng iyong trabaho. Mag-sign at lagyan ng petsa ang iyong mga minuto pagkatapos na maaprubahan ng lupon ang mga ito. Ilakip ang mga ito sa lahat ng orihinal na nilagdaan na mga kopya ng mga ulat ng komite, mga liham at nakasulat na mga ulat. Ipasok ang opisyal na kopya sa aklat ng minuto ng organisasyon.
Tip
Sa sandaling matanggap ng mga miyembro ng board at direktor ang mga minuto, hindi kailangang isama ang mga attachment. Sa halip, buuin ang mga ito sa iyong mga minuto.
Babala
Iwasan ang paggamit ng emosyonal o paghatol na wika sa iyong mga minuto. Panatilihin ang iyong paninindigan bilang neutral na tagamasid.
