Hindi lamang ang pagbuo ng isang walang papel na lugar sa trabaho ay tumutulong sa mga negosyo na makatipid ng pera at mas mababa ang gastusin, ngunit inilalagay din ito sa kalsada upang maging mas kapaligiran-friendly. Kung ikaw ay nag-iisip tungkol sa pagpapalitan ng mga cabinet file na puno ng mga bundok ng mga dokumento para sa isang walang papel na sistema, ngunit hindi sigurado kung saan magsisimula, tingnan ang sumusunod na 10 mga hakbang upang pumunta paperless.
Pumunta sa Paperless sa Trabaho
Ibahagi ang Mga File sa Digitally
Sa halip na umasa sa printer na mag-print ng mga sangkawan ng mga dokumento, magbahagi ng mga file sa mga kasamahan sa pamamagitan ng mga digital na pamamaraan, tulad ng Google Docs. Higit pa rito, habang patuloy na ini-imbak ang libreng serbisyo sa pamamagitan ng Gmail, ang mga file ng trabaho ay hindi mawawala, hindi katulad ng isang photocopier!
$config[code] not foundAng Nick Candito, co-founder at CEO of Progressly, ay nagsabi sa Small Business Trends ng ilang mga pangunahing paraan na ang pagtulong sa papel ay tumutulong sa mga negosyo. Sa pagsasalita ng 'pagsunod' at kung paano nagpapabuti ang digitalization ng mga gawi sa trabaho, sinabi ni Candito:
"Walang tanong na nagpapabuti ng pag-digitize ng pakikipagtulungan. Kapag ang lahat ay maaaring ma-access ang mga mahahalagang dokumento at patuloy na kolektahin ang tamang impormasyon para sa tamang tao kapag ito ay kinakailangan, ikaw ay lasing ng mga gulong ng iyong intra-kumpanya na komunikasyon engine. "
Mag-imbak ng Mga File sa Cloud
Ang mga negosyo ng lahat ng sukat ay umaasa sa mga gawaing papel, na sa lalong madaling panahon ay tumataas upang maging mabigat na mga kinakailangan sa imbakan. Sa halip ng pagpupuno ng mahalagang gawaing papel sa mga kabinet ng pag-file, mag-imbak sa mga ito nang maginhawa sa mga system na batay sa ulap, tulad ng Dropbox. Ang mga walang digital na mga sistema ng digital na ito ay magliligtas sa iyo ng di-kapanipaniwalang halaga ng puwang sa opisina, hindi upang mailakip ang ligtas na mga dokumento.
I-scan at Mag-fax Walang Higit pa
Kinakailangan ng pag-scan at pag-fax ng mga dokumento ang paggamit ng papel. Tulungan ang iyong negosyo na maging walang papel sa pamamagitan ng paggamit ng scanner app sa iyong telepono upang i-scan ang mga dokumento. Ang mga naka-save na dokumento ay maaaring ma-convert sa mga PDF at ibabahagi sa mga kasamahan sa pamamagitan ng email.
Hikayatin ang Digital Communications
Hikayatin ang iyong workforce na magpatibay ng isang kultura ng digital na komunikasyon, kung saan ang mga dating paraan ng komunikasyon na batay sa papel, tulad ng mga invoice sa mailing at mga payslip, ay pinalitan ng mga digital na paraan tulad ng mga email at instant message.
Ang pag-asa sa digital na komunikasyon sa halip ng mga mensahe na nakabatay sa papel, ay makatutulong na i-save ang iyong oras ng negosyo. Ang mga tala ni Candito, gamit ang digital sa halip na daloy ng papel sa trabaho ay nagpapahintulot sa pamamahala na "masubaybayan ang iyong negosyo at mga pangunahing pakikipagtulungan sa real time at may pagtingin sa pag-aaral ng mga bottleneck upang mapabuti ang mga ito at kaya mapabuti ang mga resulta."
Magpalitan ng Papel na Mga Bills at Mga Pahayag para sa Mga Digital
Kung ito man ay mga singil sa enerhiya, mga pahayag ng bangko o mga invoice kontratista, ang lahat ng mga negosyo ay bumuo ng mga bill at pahayag. Kung ang iyong mga bill ay nalikha pa rin sa papel na form, hilingin lamang sa kanila na ipadala nang digital. Sa pangkalahatan, ang mga gusto ng mga bangko at iba pang mga organisasyon ay mas gusto magpadala ng mga digital na pahayag at mail, dahil ito ay nakakatipid sa mga gastos sa pag-print at pagpapadala.
Bumuo ng Digital Business Cards
Ang mga business card, habang mahalaga, ay nangangailangan ng malaking halaga ng papel na puno ng kahoy. Sa halip na bulking ang iyong pitaka sa isang balot ng mga business card, i-digitize ang iyong business card. Maraming software at apps na magagamit, tulad ng Pearl Scan at CamCard, na nag-scan ng mga business card at nag-convert sa mga ito sa isang digital na dokumento.
Gumamit ng Electronic Signature
Kahit na ang aming mga lagda ay maaaring naka-sign sa elektronikong paraan. Sa halip na mag-print ng isang dokumento, pisikal na mag-sign ito gamit ang isang panulat at ipadala ito sa isang tatanggap, ang mga lagda ay maaaring lagdaan nang elektroniko, ibig sabihin ay hindi na kailangan ang pag-ubos at magastos na papeles. Maaaring gamitin ang Abode Reader upang mag-sign ng mga dokumento nang hindi kinakailangang mag-print ng anumang bagay.
Ang ganitong mga digital na pamamaraan ay maaaring makatulong na mapabuti ang seguridad ng isang negosyo. Sinabi ni Candito, "Sa pag-digitize ng mga proseso, kilalanin ang mga kontrol sa pamamahala at pag-access siguraduhin lamang na ang mga karapatan ng tao ay maaaring ma-access ang ilang mga dokumento at mga sistema."
Magsanay at Mag-uri-uriin ang Umiiral na Papeles
Upang matagumpay na lumikha ng isang opisina na walang papel, kakailanganin mong 'pihitin' ang ilan sa mga umiiral na papeles na maaaring nakaupo sa opisina para sa huling 20 o kahit na 30 taon. Magtalaga ng isang umaga, o mas mahaba, sa pag-aayos sa mga lumang gawaing papel at pagtukoy kung ano ang maaaring ilagay sa shedder. Ang pag-aalis ng labis na gawaing papel mula sa opisina ay lilikha ng higit na espasyo, pati na rin ang hindi kapani-paniwala na nagbibigay-kasiyahan!
Gumawa ng mga Pulong Paperless
Sa halip na magbigay ng mga handouts ng papel sa mga pagpupulong, gamitin ang mga projector at teknolohiya na nagbibigay ng impormasyong nais mong ibahagi mula sa isang visual na mapagkukunan.
Tren Staff upang maging Higit pang mga Digital Savvy
Ang isang negosyo na walang papel ay nangangailangan ng ilang mga digital na kaalaman. Mula sa mga gawain tulad ng pagpapadala ng mga dokumento sa pamamagitan ng email sa paggamit ng mga system na batay sa ulap upang mag-imbak ng mga file, kung ang iyong workforce ay walang digital na katalinuhan, namumuhunan sa oras at pera sa pagsasanay sa kanila, ay malamang na patunayan na maging isang kapaki-pakinabang at napakahalaga na pang-matagalang pamumuhunan.
Sinabi ni Candito, ang pagiging libre sa papel ay tumutulong upang ma-optimize ang pagganap at bottom line ng kumpanya, na nagsasabi:
"Sa huli, kung ano ang iyong pagbaril para sa pagpunta sa walang papel ay isang pinabuting karanasan ng customer at kaya isang pinabuting linya sa ilalim.
Pagkahagis Papel ng Larawan sa pamamagitan ng Shutterstock
2 Mga Puna ▼
