Paano Tanggapin ang Mga Minuto sa Isang Pulong

Ang pagkuha ng mga minuto sa isang pagpupulong ay isang epektibo at kapaki-pakinabang na paraan ng paglalagay ng mga punto ng pagkilos, mga desisyon at mga tanong upang malutas sa isang pulong ng negosyo kung saan ang mga tao ay maaaring masyadong kasangkot sa talakayan upang kumuha ng mga tala. Karaniwan mayroong isang minutong tagaturo, na ang trabaho nito ay upang kumuha ng mga tala sa panahon ng pagpupulong, ayusin ang mga ito sa isang nababasa na format at i-isyu ito sa mga dadalo matapos ang pagtatapos ng pulong. Sa pormal na pagpupulong, ang mga minuto ng nakaraang pulong ay dapat sumang-ayon at tinanggap sa transcript ng mga minuto ng pulong ng kasalukuyang mga pulong ng mga dadalo.

$config[code] not found

Pagtanggap ng Mga Minuto

Tukuyin kung ang isang korum ay naroroon sa kasalukuyang pagpupulong. Ang isang korum ay tinukoy bilang ang pinakamaliit na bilang ng mga miyembro na kinakailangan upang aprubahan ang isang kilos at gumawa ng mga pangwakas na desisyon ayon sa mga batas ng samahan o grupo. Kung walang korum, maaaring walang opisyal na pagpupulong.

Basahin, o magkaroon ng sekretarya sa asosasyon, lupon o grupo, basahin ang mga minuto nang malakas mula sa naunang pagpupulong, pagpuna sa mga dumalo at lahat ng mga pagkilos na naganap.

Talakayin ang mga minuto mula sa nakaraang pagpupulong, paggawa ng anumang mga pagwawasto bago ang pag-apruba. Ang talakayan ay dapat maging totoo at magiliw, hindi magbubukas ng mga lumang debate o mga salungatan.

Tumawag para sa paggalaw mula sa sahig. Ang pangulo o ang tagapangulo ng lupon, grupo o pulong ay humihingi ng paggalaw upang tanggapin ang mga minuto ng nakaraang pulong bilang nabasa o may tinalakay na mga pagbabago gaya ng nabanggit. Ang paggalaw ay maaaring gawin ng kahit anong miyembro ng pagboto at kailangan itong pangalagaan ng ibang tao. Ang mga nakaraang minuto ay dapat tanggapin bago magpatuloy ang kasalukuyang pagpupulong.

Hilingin sa lahat ng dadalo na bumoto upang tanggapin ang mga minuto. Ginagawa ito sa pamamagitan ng pagpapakita ng mga kamay, sa pamamagitan ng boses o ng tagapangulo na nagtatanong sa bawat dadalo nang isa-isa. Gumawa ng isang tala sa mga minuto ng kasalukuyang pagpupulong na naunang tinanggap.

Pagkuha ng Mga Minuto

Kumuha ng isang kopya ng agenda ng pagpupulong, upang matukoy kung ano ang tatalakayin. Ibababa nito ang daloy ng mga minuto upang madala. Sa ilalim ng Batas ng Order ni Robert, bilang isang bagay na pang-adyenda, ang mga naunang pulong ay dapat basahin at tanggapin bago magsimula ang pulong.

Umupo sa tabi ng taong nagtatalaga ng pulong para sa paglilinaw habang dumadaan ang pagpupulong. Gumamit ng tape recorder upang makuha ang mga paglilitis at i-verify ang mga tala sa sandaling matapos ang pulong.

Isulat ang pamagat ng mga minuto, itala ang petsa, oras at lugar ng pulong, pati na rin ang mga pangalan ng bawat dadalo sa pulong.

Dalhin ang mga tala habang nagpapatuloy ang pagpupulong, paggawa ng tala ng bawat item sa pakay na tinalakay. Itala ang mga pangalan ng mga taong gumagawa ng mga galaw, gayundin kung sila ay pinagtibay o tinanggihan. Isulat kung paano ginawa ang desisyon na ito, sa pamamagitan ng pagpapakita ng mga kamay o ibang paraan.

I-transcribe ang mga tala sa pagpupulong sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pagtatapos ng pulong, habang ang mga talakayan ay sariwa pa rin.

Gamitin ang template mula sa mga nakaraang pulong upang isulat ang kasalukuyang mga minuto. Kung walang mga naunang mga minuto, lumikha ng isang template, malinaw na nagpapahayag ng pamagat ng pulong, petsa at dadalo.

Malinaw na nagpapakita ng anumang mga resolusyon na ginawa, na may ganap na mga detalye kung ano ang resolusyon na iyon.

Maglakip ng anumang karagdagang mga dokumento na iniharap sa panahon ng pagpupulong upang isama sa mga minuto bilang isang apendiks.