Ang Iyong Negosyo sa Pagdurusa sa Pera? Narito Kung Paano Itigil Ito

"Kailangan nating pag-usapan ang badyet ng proyekto …"

Walang pariralang maaaring sumira ng takot sa gitna ng junior at senior management kapwa tulad ng isang kagyat na email upang talakayin ang badyet.

Kung ikaw ay isang proyektong tagapamahala, alam mo na ang lahat kung gaano kahirap ito upang mapanatili ang mga proyekto sa oras at sa badyet. Sa pagitan ng pagbabago ng saklaw ng proyekto, hindi makatotohanang mga hinihingi ng kliyente, at di-inaasahang mga pag-aalinlangan, ang pamamahala ng isang proyekto ay kadalasang maaaring pakiramdam na tulad ng pag-aalaga ng mga pusa.

Kung nakikita mo ang iyong koponan na regular na tumatakbo sa badyet (kahit na ang unang badyet ay tila ganap sa loob ng ballpark), ang problema ay maaaring hindi kasinungalingan sa iyong koponan, sa iyong pamumuno o sa iyong kliyente, ngunit sa mga tool na iyong ginagamit. Oo, pinag-uusapan ko ang tungkol sa mahal (at nakalilito) proyektong pamamahala ng proyekto na iyong ginagamit.

Ang pagpili ng maling online na tool sa pamamahala ng proyekto ay maaaring itakda ang iyong negosyo up para sa isang host ng mga problema. Ito ay isa sa mga pinaka-karaniwang paraan na ang mga negosyo ay maaaring magtapos ng pag-aaksaya ng ilang seryosong pera nang hindi napagtatanto ito. Nahihirapang ka bang piliin ang tamang software management software o hindi sigurado kung ang iyong kasalukuyang platform ay ang tamang angkop para sa mga pangangailangan ng iyong koponan?

Mag-ingat sa mga sumusunod na pulang bandila:

Red Flag No. 1

Ang pagpaplano ng proyekto at ang ad-hoc na trabaho ay hindi gumagamit ng parehong plataporma.

Ang mga tagapamahala ng proyekto ay gumastos ng 90 porsiyento ng kanilang oras sa pakikipag-usap. Hindi ba dapat madali ng iyong software sa pamamahala ng proyekto ang prosesong ito?

Kapag pumipili ng isang sistema ng pamamahala ng proyekto, mag-opt para sa isang platform na ginagawang madali upang subaybayan ang lahat ng aspeto ng iyong mga proyekto mula sa iisang sistema. Sa ganitong paraan kapag lumabas ang mga ad-hoc na gawain, maaari mong idagdag ang mga gawaing ito sa parehong platform ng proyekto, na ginagawang mas madali upang masubaybayan ang bawat workload ng miyembro ng koponan at kakayahang magamit.

Madaling tukuyin kung aling mga miyembro ay may mas maraming oras sa kanilang iskedyul at kung saan ay over-nakatuon sa walang putol na shift workload bilang mga prayoridad at availability ng pagbabago.

Red Flag No. 2

Walang standardized onboarding.

Kapag pinamamahalaan mo ang isang virtual na koponan, ang unang hakbang para sa tagumpay ay ilagay sa pamantayan ang proseso ng onboarding.

Kunin ang lahat ng tao sa parehong pahina mula sa simula sa isang basic how-to tutorial para sa paggamit ng bagong platform. Itakda ang mga inaasahan para sa kakayahang magamit gamit ang isang guidebook sa komunikasyon at impormasyon ng contact sheet.

Ang pinakamahusay na platform ng pamamahala ng proyekto ay kinabibilangan ng mga virtual na tool sa chat at mga programang panloob na pagmemensahe. Ang paggamit ng parehong tool sa chat na kasama sa software ng pamamahala ng proyekto ay nangangahulugan na maaari mong agad na tweak ang mga takdang gawain sa gawain, magdagdag ng mga tala sa iba't ibang mga trabaho, o maglipat ng mga deadline nang hindi umaalis sa programa.

Red Flag No. 3

Gumagamit ka ng isang serbisyo para sa pamamahala ng proyekto at isa pang para sa pagbabahagi ng pagbabahagi ng ulap.

Oo, DropBox at Google Docs ay mahusay, ngunit natuklasan ko na kapag pinamamahalaan ko ang isang pangunahing proyekto, mas madali na panatilihin ang lahat ng mga file sa parehong lokasyon bilang mga listahan ng gagawin at mga screening / collaborative na mga pulong.

Kasama ko sa aking koponan ang isang numero ng bersyon sa bawat pangalan ng file at ang mga inisyal ng huling tao upang gumawa ng anumang mga pag-edit sa file. Sa ganitong paraan, kung mayroong tanong tungkol sa nilalaman o kung ano ang nabago, agad kong nalalaman kung sino ang makikipag-ugnay. Tinutulungan nito na panatilihing buried ang mga file sa isang chain email at mga pag-edit mula sa pag-duplicate.

Anuman ang kombensyon ng pagbibigay ng pangalan ng file na iyong pinili, maglagay ng isang sistema sa lugar mula sa isang araw para sa pamamahala at pagsubaybay ng mga file at panatilihin ang mga ito sa lahat sa isang lugar.

Red Flag No. 4

Walang puwang para sa mga talakayan na nagtutulungan o mga virtual na pulong.

Mayroong higit pa sa proyektong pamamahala ng proyekto kaysa sa pagsubaybay lamang ng mga gawain at pag-iimbak ng mga file.

Kapag nagpapatakbo ka ng isang virtual na koponan, ang mga regular na pagpupulong ay maaaring maging isang hamon. Na sinabi, walang malinaw na komunikasyon, ang buong proyekto ay maaaring mahulog hiwalay. Pumili ng isang araw at oras (tulad ng Lunes sa 10 at Huwebes sa 2 p.m.) upang magkaroon ng lingguhang session check-in sa katayuan ng proyekto.

Maging mapagbigay sa mga miyembro ng koponan na nakatira sa iba't ibang mga time zone; Ang mga pulong ng tanghali ay karaniwang pinakamadali para sa lahat na "dumalo". Ang pagkakaroon ng isang tiyak na araw at oras na patuloy na naka-iskedyul nang maaga ay pinapanatili ang lahat sa parehong pahina at ang paglipat ng proyekto.

Red Flag No. 5

Maraming ng mga kampanilya at whistles, ngunit hindi sapat na pag-andar core.

Kapag pumipili ng isang platform ng pamamahala ng proyekto, ito ay nakatutukso upang piliin ang isa sa mga fanciest tampok.

Siguraduhin na ang core functionality ay nag-back up ang mga bells at whistles. Kung ganap na pagsasama sa Gmail at DropBox, isang pag-i-click ang pagbabagong-anyo mula sa email sa proyekto na gawain, o instant messaging sa loob ng isang nakabahaging workspace, piliin ang mga tampok na tama para sa iyong virtual na koponan.

Si Wrike, Zoho Projects, at Clarizen ay tatlong tanyag na mga pagpipilian sa web na nakabatay sa pakikipagtulungan ng proyekto na nag-aalok ng katulad na mga tampok. Bago gumawa sa isang solong plataporma, dalhin ang mga ito para sa isang test drive upang matukoy kung alin ang pinakaangkop sa iyong mga pangangailangan.

Bottom Line

Ang mga natapos na proyekto ay hindi napatunayan sa pamamagitan ng manipis na kalooban. Ang paggastos ng masyadong maraming pera sa mga mahal na platform ng pamamahala ng proyekto na hindi nakuha ang trabaho ay hindi lamang nakakasakit sa ilalim ng linya ng iyong kumpanya, kundi pati na rin ang pagbagal ng pagiging produktibo at pag-drag ng deadline.

Bumalik sa track gamit ang isang platform ng pamamahala ng proyekto na sumusubaybay sa mga gawain, mga pangkalahatang-ideya, mga tindahan ng mga file, nag-aalok ng buong pangkalahatang-ideya ng miyembro ng koponan, at nagbibigay ng madaling virtual na mga pagpupulong / instant messaging lahat mula sa parehong lugar.

Bandaged Wound Photo sa pamamagitan ng Shutterstock