Karaniwang kinabibilangan ng mga tungkulin ng sekretarya ang paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay para sa kanyang amo at / o iba pang mga empleyado. Dahil ang mga kalihim ay kadalasang may pananagutan sa pagpapanatili ng iskedyul para sa abalang mga ehekutibo, pinangangalagaan din nila ang kanilang mga plano sa paglalakbay at matiyak na ang mga kaayusan ay inalagaan, kabilang ang mga reserbasyon sa hotel at mga rental car.
Pagpaplano na Gumawa ng Mga Arrangement sa Paglalakbay
Kapag natuklasan ng isang sekretarya na ang kanyang amo ay kailangang maglakbay para sa negosyo, kailangan niyang malaman ang eksaktong mga petsa ng inaasahang biyahe. Kung ikaw ay responsable sa paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay para sa lahat ng tao sa iyong kagawaran o opisina, dapat mong matukoy kung ang ibang mga miyembro ng kawani ay naglalakbay sa parehong oras. Depende sa kumpanya na pinagtatrabahuhan mo, maaaring kailanganin mong matukoy ang badyet para sa mga gastos sa paglalakbay o makipag-ugnay sa departamento ng accounting upang makita kung ang pera ay nasa badyet para sa mga biyahe. Dapat mong malaman kung anong mga hotel ang nasa lugar na kung saan ang iyong boss ay naglalakbay, kung mayroon siyang anumang kagustuhan, at makuha ang mga gastos at kakayahang magamit ng mga kuwarto.
$config[code] not foundPaggawa ng Mga Arrangement sa Paglalakbay
Ngayon na nakumpirma mo na ang mga araw at bilang ng mga taong naglalakbay, dapat mong gawin ang mga aktwal na kaayusan sa paglalakbay. Ang mga tungkulin ng kalihim ay maaaring magsama ng pagpunta sa online at gawin ang mga pagpapareserba sa sarili o makipag-ugnay sa isang travel agency kasama ang lahat ng mga detalye. Ang mga mas malalaking kumpanya ay maaaring magkaroon ng isang departamento ng paglalakbay kung saan ang sekretarya ay dapat lamang magbigay ng ipinanukalang itineraryo at ang kawani ng paglalakbay ay may pananagutan na aktwal na gawin ang lahat ng mga kaayusan. Kabilang din sa iyong responsibilidad ang pagrepaso sa pagkumpirma ng mga kaayusan at pagtiyak na tama ang mga ito. Dapat mong malaman kung ang iyong boss ay may anumang mga kagustuhan sa pag-upo sa eroplano, kung gaano karaming mga bagahe ang dadalhin at kung mayroon man ay kailangang suriin. Ang pagpupulong o kumperensya ng iyong boss ay pumapasok ay maaaring mangailangan ng pagreserba ng kanyang upuan at ikaw ay maaaring maging responsable sa pagpapadala ng RSVP sa ngalan niya.
Pagkumpleto ng Mga Kaayusan
Ang isa pang bahagi ng paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay ay kasama ang pangangalaga sa mga pangangailangan sa paglalakbay para sa iyong amo habang siya ay malayo. Dapat mong malaman kung ang iyong boss ay nangangailangan ng transportasyon sa paliparan o kung siya ay ibabalik para sa gastos ng paradahan ng kanyang kotse sa paliparan. Dapat kang magbigay ng naka-print na kopya ng itineraryo para gamitin ng iyong amo kapag dumating siya sa kanyang patutunguhan upang malaman niya ang kanyang pang-araw-araw na iskedyul at isama ang mga address ng hotel at ang lokasyon ng pulong o kumperensya. Maaari mong magreserba ng isang rental car nang maaga na magagamit sa kanyang pagdating o ayusin para sa hotel shuttle na dadalhin siya sa hotel. Ang mga tungkulin ng sekretarya sa paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay ay kinabibilangan ng pagtiyak na ang bawat aspeto ng biyahe ay sakop.
