Kaya, nakuha mo ang isang posisyon na nagtatrabaho sa isang opisina, marahil bilang isang assistant na pang-administrasyon o sekretarya. Ngayon kailangan mong matutunan ang wastong paraan upang magamit ang kagamitan sa iyong tanggapan, dahil ang iyong trabaho ay magkakaloob ng paggamit ng mga computer, pagpapadala ng mga fax, paggawa ng mga photocopy at higit pa. Sa tamang paghawak, ang mga kagamitan sa iyong tanggapan ay dapat tumagal ng ilang taon at dapat na gawing mas madali ang iyong trabaho. Ang mas mahusay na alam mo kung paano gamitin ang kagamitan, mas mahusay na magagawa mo ang iyong trabaho.
$config[code] not foundGamit ang Photocopier
Basahin ang manwal ng pagtuturo na ibinigay para sa photocopier. Hanapin ang kapangyarihan switch at i-on ang machine sa. Payagan ang sapat na oras para makainit ang makina; Ang mas lumang mga makina ay maaaring tumagal ng mas maraming oras kaysa sa mas bagong mga modelo.
Itaas ang takip at ilagay ang dokumento na nais mong kopyahin ang mukha pababa sa salamin. Mag-ingat upang iposisyon ito nang wasto; ang karamihan sa mga photocopier ay may mga marka na nagpapakita kung saan ilalagay ang mga dokumento. Ibaba ang takip at, gamit ang control panel, piliin ang bilang ng mga kopya na nais mong gawin. Push "magsimula" at dapat kopyahin ang pagkopya.
Gamitin ang awtomatikong feed sa iyong copier upang kopyahin ang mga dokumento ng ilang mga pahina sa haba. Kasunod ng gabay sa tabi ng feed, ilagay ang iyong stack ng mga dokumento; maraming mga photocopier auto-feed dokumento mukha up. Tingnan kung ang iyong photocopier ay may mga pagpipilian para sa awtomatikong collating at stapling ang iyong mga dokumento - karamihan sa mga mas bagong mga modelo gawin. Piliin ang mga pagpipiliang ito sa digital display, pindutin ang "start," at ang iyong mga stack ng mga dokumento ay photocopied, collated at stapled para sa iyo.
Paggamit ng fax machine
Basahin ang mga tagubilin ng gumawa.Suriin na ang fax machine ay naka-plug sa isang pinagmulan ng kapangyarihan at isang telepono diyak bago i-on ito. Kunin ang numero ng fax para sa destinasyon ng fax na iyong pinapadala. Ayusin ang mga dokumento na iyong pinapadala.
Punan ang isang coverheet para sa iyong fax; ito ay naglalaman ng pangalan at numero ng fax ng tatanggap, ang pangalan ng iyong boss o opisina, ang numero ng fax para sa iyong opisina, isang maikling mensahe sa tatanggap at ang bilang ng mga pahina, kasama ang coverheet.
I-posisyon ang mga dokumento na nakaharap sa tray ng tagapagpakain. I-dial ang numero ng fax ng tatanggap. Pindutin ang "magpadala" o "fax" upang ipadala ang dokumento, depende sa makina na iyong ginagamit.
Tiyakin na mayroong maraming tinta sa toner cartridge ng iyong machine at mayroong maraming papel, kaya maaari kang makatanggap ng fax nang maayos. Maghintay para sa telepono na tumawag, ngunit huwag sagutin ito; ito ay nagpapahiwatig na ang isang fax ay papasok. Pakinggan ang mga "handshake" tone na nagsasabi sa iyo ng fax machine ng nagpadala at ang iyong fax machine ay nakikipag-usap. Panoorin ang pag-print ng iyong fax machine simula at maghintay hanggang sa dumating ang buong dokumento.
Suriin ang bilang ng mga pahina na iyong natanggap laban sa numero na ibinigay sa cover sheet upang matiyak na ang buong fax ay dumating sa pamamagitan ng. Makipag-ugnay sa nagpadala upang kumpirmahin ang pagtanggap ng dokumentong ito.
Tip
Tiyaking patayin ang lahat ng kagamitan sa tanggapan sa pagtatapos ng iyong araw ng trabaho, maliban kung ikaw ay inutusan kung hindi man.
