Ang pakikipagtalastasan sa lugar ng trabaho na tinutugunan sa "file" ay dapat sumunod sa proseso at istruktura para sa mga rekord ng trabaho pati na rin ang pangunahing format para sa mga sulat sa negosyo. Ang mga memo ng file ay inilaan upang idokumento ang mga naturang pagkilos bilang mga pagbabago sa kawani o mga desisyon sa trabaho. Gayundin, pinananatili nila ang mga katotohanan at pangyayari na nauugnay sa mga aktibidad ng human resources at pagsisiyasat sa lugar ng trabaho.
Ang Addressee
Kahit na ang iyong memo ay inilaan upang idokumento ang file, maaaring may mga addressees na dapat direktang makatanggap ng isang kopya ng komunikasyon. Halimbawa, kung nagdodokumento ka ng isang file ng empleyado tungkol sa pagsasaalang-alang niya para sa isang pag-promote, maaari mong isama ang kanyang kasalukuyang tagapangasiwa at ang superbisor kung kanino siya ay mag-ulat sa bagong papel. Bilang karagdagan, ibigay ang empleyado sa isang kopya ng memo.
$config[code] not foundSensitibong impormasyon
Ang mga memo sa lugar ng trabaho tungkol sa sensitibong impormasyon ay dapat na matugunan lamang sa mga may pangangailangan na malaman at ang mga memo ay dapat na malinaw na minarkahan ng "kumpidensyal" kung naglalaman sila ng impormasyon na hindi dapat tatalakay sa HR at superbisor ng empleyado. Sa ilang mga kaso, ang mga memo na maghain tungkol sa mga sensitibong bagay ay hindi dapat ilagay sa file ng empleyado. Halimbawa, sa mga kaso ng mga pagsisiyasat sa lugar ng trabaho, tulad ng sekswal na panliligalig, isang memo na maghain ang papunta sa imbestigasyong file at hindi file ng tauhan ng empleyado.Ang mga memo upang mag-file para sa mga layuning pang-imbestiga ay mananatiling kumpidensyal at naa-access lamang sa mga kawani na may pangangailangan na malaman, tulad ng kawani ng HR, mga tagapangasiwa ng kumpanya at mga may-ari, o legal na tagapayo.
Mga Nilalaman ng Memo
Maliban kung ang memo na ito ay bahagi ng patuloy na pagsusulatan, maaaring kailanganin mong ilarawan ang mga pangyayari o ipaliwanag ang dahilan ng iyong dokumentasyon. Kung ito ay isang tauhan mahalaga - maliban sa isang pagsisiyasat - simulan ang memo sa pangalan ng empleyado, kagawaran, posisyon at haba ng trabaho. Halimbawa, kung binabalangkas mo ang kahilingan ng isang empleyado para sa paglipat, ang iyong unang talata ay dapat maglaman ng impormasyon na may kinalaman, tulad ng posisyon ng empleyado at ang posisyon o departamento na hiniling niya sa isang transfer. Ang memo ay naglalaman din ng mga detalye kung ang kanyang kahilingan sa paglipat ay ipinagkaloob, itinuturing o tinanggihan.
Pamamahagi at Mga Archive
Kung sumusulat ka sa file ng empleyado, isang kopya ng memo ang dapat pumunta sa HR general correspondence file bilang bahagi ng listahan ng pamamahagi. Bilang karagdagan, ang empleyado ay tumatanggap ng isang kopya at gayon din ang iba pang mga partido na maaaring nakakaalam sa impormasyon ng empleyado, maliban kung ang memo ay bahagi ng isang kumpidensyal na imbestigasyon sa lugar ng trabaho. Sa kasong iyon, tanging ang HR at ang mga kawani na nagtatrabaho sa pagsisiyasat ay dapat magkaroon ng access sa memo. Kapag ang file na naglalaman ng memo ay ipinadala sa iyong mga archive, ang HR department ay nagpapanatili ng isang kopya ng memo na matatagpuan sa pangkalahatang sulat ng kagawaran ng departamento.
