Ang pagkakaroon ng isang functioning file system sa anumang opisina ay mahalaga. Ang pinakamahusay na paraan upang mapanatili ang mga dokumento sa opisina ay ang pagkakaroon ng isang madaling sistema ng pag-file na nauunawaan mo. Sa susunod na kailangan mo ng isang file, hindi mo na kailangang dumaan sa mga pile ng mga papel, na umaasa na makahanap ng tama. Malalaman mo kung eksakto kung nasaan ito.
Gumawa ng oras upang muling ayusin ang iyong sistema ng pag-file o magsimula ng isang bagong sistema; mas madaling tapusin ang lahat nang sabay-sabay.
$config[code] not foundMag-input ng input mula sa mga taong gumagamit ng mga file.
I-alpabeto ang iyong mga file o uri-uriin ang mga ito ayon sa kategorya, mga pangalan ng client o mga petsa.
Kulay-code ang iyong mga file.
Lagyan ng label ang bawat file na may isang pangalan na may katuturan at madaling hanapin. Dapat ay walang mga "sari-sari" na mga file sa iyong system.
Pumunta sa iyong mga file at mga dokumento bago ilagay ang mga ito sa bagong system at itapon ang anumang hindi kailangang mga dokumento.
Tip
Kung hindi ka sigurado sa isang kategorya para sa isang dokumento, ilagay ito sa ilalim ng unang kategorya na iniisip mo kapag isinasaalang-alang ang dokumento o makakuha ng payo mula sa ibang tao.
Kung mayroong maraming mga sistema ng pag-file sa opisina, ipatupad ng lahat ang parehong uri ng sistema ng pag-file.
Kapag mayroon kang isang bagong item na isampa, gawing kaagad ang file.
Magkakaroon ng mga folder at mga pagpapatupad ng pagsusulat na malapit sa iyong sistema ng pag-file.
Mga pahina na magkasama sa halip ng paggamit ng mga clip ng papel.
Babala
Huwag mag-file ng mga duplicate.
